Три инструмента, которые спасут от рутины в сезон отпусков
На столе растет стопка заявлений, а самый популярный вопрос от визитеров в отдел кадров – сколько дней отпуска у меня осталось? Если все так, значит, начался отпускной сезон. Из-за этого кадровику нужно выполнять большой объем рутинной работы: уведомлять сотрудников об отпуске, проверять даты окончания отпусков с учетом праздников и выяснять, сколько у работника неотгулянных дней. Чтобы вы легко решили эти задачи, мы подготовили полезные сервисы. Они возьмут часть рутины на себя и будут хорошими помощниками в работе.
Предупредите работника о начале отпуска
Первая задача кадровика – предупредить сотрудников о начале отпуска. По закону это нужно сделать за две недели (ч. третья ст. 123 ТК РФ). В организациях с большим штатом работников часто опускают эту обязанность из-за того, что сложно отследить начало всех отпусков. Сделать все по закону и упростить себе работу можно с помощью умного графика отпусков, о котором мы писали в № 11, 2016. С помощью одной кнопки вы можете сформировать список тех сотрудников, которые пойдут в отпуск в ближайшее время.
Мы добавили новый функционал, и теперь вы можете с помощью нашей таблицы сразу сформировать уведомление о начале отпуска, распечатать или направить его работнику по почте. Скачайте новую версию таблицы. Заполните данные об отпусках сотрудников и начинайте свой день с проверки графика. Если вы вели предыдущую версию нашей таблицы, то скопируйте и перенесите данные о сотрудниках в другой файл и сможете прямо из таблицы заполнять уведомление (образец ниже). Инструкция, как перенести данные, в файле с таблицей Excel.
Как уведомить сотрудника с помощью умного графика отпусков
Знакомить сотрудника с уведомлением под подпись не обязательно. Если приказ об отпуске издали заранее и работник в нем расписался за две недели до его начала, то претензий к компании не будет. Но уведомление об отпуске удобно тем, что работник сориентируется, планирует ли он отдыхать в эти даты или хочет их изменить.
Уведомление позволит оформлять отпуска в установленном порядке, без неприятных сюрпризов, когда сотрудник приносит заявление за пару дней до отпуска. Если не предупредить работника об отпуске за две недели и он сам о нем не вспомнит, за это вряд ли оштрафуют, но придется перенести отпуск на другое число (ч. вторая ст. 124 ТК РФ). Работник может попросить отпуск в те даты, которые неудобны работодателю. А это почва для конфликтов.
Проверьте даты окончания отпуска
Многие работники, когда планируют отпуск, отсчитывают от начальной даты количество дней отдыха без учета праздников, которые могут выпасть на этот период. В итоге в заявлении часто стоит неверная дата окончания отпуска. Или, наоборот, работники путаются в переносах выходных дней и приписывают себе лишние дни.
Пример
Работники Иван С. и Макар Н. уходят в отпуск с 1 июня 2017 года и собираются отдохнуть 14 календарных дней. В этот период попадает один нерабочий праздничный день 12 июня, который не входит в отпуск.
Иван С. написал в заявлении: «Прошу предоставить отпуск на 14 календарных дней с 1 июня». Его отпуск продлится еще на один день. В общей сложности Иван отдохнет 15 дней и выйдет на работу 16 июня. В приказе на отпуск кадровик укажет общее количество календарных дней отпуска – 14. Период отпуска – с 1 по 15 июня.
Макар Н. попросил в заявлении отпуск с 1 по 14 июня. При таком оформлении отпуск автоматически не продлится: его продолжительность будет 13, а не 14 календарных дней. Работник выйдет на работу 15 июня. В приказе на отпуск кадровик укажет общее количество календарных дней отпуска – 13. Период отпуска – с 1 по 14 июня.
Чтобы избежать разночтений, заведите шаблон заявления, где работник указывает только начальную дату отпуска и его продолжительность. Окончание отпуска вы определите сами.
Если на отпуск выпали праздничные нерабочие дни, то продлите отпуск на их количество (ст. 120 ТК РФ). Однако выходные дни, которые Правительство РФ перенесло с другого месяца, посчитайте как обычные календарные дни.
Региональные праздники могут влиять на продолжительность отпуска
Когда определяете период отпуска сотрудника, обращайте внимание на следующее.
1. Общероссийские нерабочие праздничные дни продлевают время отдыха, но не влияют на оплату отпускных (ст. 120 ТК РФ). С региональными праздниками такая же ситуация.
2. Региональные власти вправе объявлять религиозные праздники нерабочими днями на своей территории (ст. 5 ТК РФ, п. 7 ст. 4 Закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ). Выходной день, который совпал с региональным праздничным, переносят на следующий рабочий день (Рекомендации Роструда, утвержденные протоколом от 2 июня 2014 г. № 2). Значит, такой порядок можно распространить и на отпуск.
3. Если региональные власти указали, что местный праздник нужно учитывать как обычный календарный день, то на продолжительность отпуска он не повлияет. Например, такие разъяснения дало Минздравсоцразвития Чувашской Республики по поводу праздника Чувашской Республики (письмо Минздравсоцразвития Чувашской Республики от 31 октября 2013 г. № 01/13-4-2696).
Чтобы самому не запутаться в датах окончания отпуска, воспользуйтесь нашим расчетчиком. Достаточно ввести первый день отпуска и его продолжительность по графику, и программа выдаст последний день отпуска с учетом праздников.
Расчетчик даты окончания отпуска
Расчетчик даты окончания отпускаВведите свои даты и получите даты окончания отпуска с учетом праздничных дней
Посчитайте остатки отпуска
Работники накануне отпуска одолевают отдел кадров вопросами, сколько дней отдыха у них осталось. С ходу посчитать количество отпускных дней непросто. Напомним правила, которыми нужно руководствоваться.
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют за каждый рабочий год. Первый рабочий год начинается со дня приема на работу к данному работодателю, а последующие – со дня, который идет после дня окончания предыдущего рабочего года (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169, далее – Правила об отпусках). Например, работника приняли в компанию 16 мая 2016 года. Значит, первый рабочий год – с 16 мая 2016 года по 15 мая 2017 года. Период, за который работодатель предоставляет отдых, нужно отразить в приказе на отпуск.
С увольнением работника также прекращает течь его отпускной стаж. Когда работник устраивается на работу к новому работодателю, он заново зарабатывает отпускной стаж с первого дня работы. За каждый рабочий год сотруднику положен полный отпуск – чаще всего 28 календарных дней или больше, если работник имеет право на удлиненный отпуск (ст. 115 ТК РФ).
Инспектор предупреждает
Подписать график отпусков не значит уведомить об отпуске
Работодатели считают, если в графике отпусков стоят подписи работников, значит, они уведомлены об отпуске. Но график отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, и к началу отпуска сотрудник может забыть, когда он должен отдыхать (ч. первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель обязан предупредить сотрудника под подпись о предстоящем отпуске по графику за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно.
Каждый полный месяц работы дает 2,33 календарного дня ежегодного отпуска. Чтобы узнать количество дней отпуска за каждый месяц, продолжительность полного ежегодного отпуска разделите на 12 месяцев (28 дн. : 12 мес.). А чтобы понять, сколько работник уже заработал дней отпуска, умножьте 2,33 на количество месяцев отпускного стажа. Продолжительность отпускного стажа округляйте до целых месяцев, если он включает неровное количество дней. Меньше 15 календарных дней отбросьте, а 15 и более – округлите до полного месяца.
Подарок от журнала «Кадровое дело» в конце статьи
Чтобы упростить подсчет, воспользуйтесь нашим расчетчиком, который сам рассчитает, сколько дней сотрудник перерасходовал или еще не отгулял. Сервис покажет также все рабочие годы и периоды, которые повлияли на итоговую цифру.
Расчетчик рабочих лет и остатков отпуска
Введите свои данные, чтобы узнать количество неиспользованных дней
Нормативная база
| Документ | Поможет вам |
|---|---|
| Статья 112 ТК РФ, п. 7 ст. 4 Закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, постановление Президиума Верховного суда РФ от 21 декабря 2011 г. № 20-ПВ11 и др. | Предоставить отпуск с учетом общероссийских и региональных праздничных выходных дней |
| Статья 117, ч. третья ст. 121 ТК РФ, решение Верховного суда РФ от 26 января 2017 г. № АКПИ16-1035 | Посчитать продолжительность дополнительного отпуска, если работник был занят во вредных условиях менее чем на полставки |
| Часть третья ст. 126 ТК РФ, п. 2 ст. 35 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ, п. 105 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 5 июня 2003 г. № 613, и др. | Узнать, каким категориям нельзя заменять отпуск денежной компенсацией, если они продолжают работать |
Важные выводы
1. Подпись сотрудника в графике отпусков не означает, что компания уведомила его о начале отпуска. Безопаснее составить отдельное уведомление или издать приказ об отпуске и вручить сотруднику под подпись за две недели до начала отдыха.
2. Проследите за тем, чтобы в заявлении на отпуск сотрудник писал дату начала отпуска и его продолжительность в календарных днях. Период отпуска и дату выхода на работу определите сами, чтобы избежать путаницы.
3. Если работник несколько лет не ходил в отпуск, за ним сохраняется право на использование всех ежегодных оплачиваемых отпусков, они не сгорают. Мгновенно рассчитать накопленные отпуска поможет специальный расчетчик.
Экспресс-ответы 
Можно ли предоставить отпуск с выходного или праздничного дня?
Да, это не запрещено. Составляйте приказ на отпуск в общем порядке.
Сколько приказов на отпуск оформлять, если сотрудник ̵ внутренний совместитель?
Два приказа, если пользуетесь унифицированной формой № Т-6. Но вы можете утвердить свой образец приказа, в котором будут сразу две должности.
Можно ли отказать в отпуске с понедельника по пятницу?
Да, можно, если изначально не предусмотрели это в графике.
Допустимо ли брать каждую неделю отпуск по одному дню?
Да, но важно, чтобы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней подряд (ст. 125 ТК РФ).
Можно ли отпуска за прошлые годы заменить деньгами?
Нет, нельзя. Заменить можно только часть каждого старого отпуска, которая превышает 28 дней (ст. 126 ТК РФ).
Вправе ли сотрудник ходить в отпуск по выходным?
Формально вправе, но не желательно. Похоже на скрытую форму компенсации за неиспользованный отпуск. В выходные дни сотрудник и так отдыхал бы.
Как предоставить ежегодный отпуск декретнице, которая вышла на неполный день?
Ей нужно прервать отпуск по уходу за ребенком. Потом может снова его взять (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28 января 2014 г. № 1).
Должен ли работодатель отпустить декретницу в ежегодный отпуск авансом?
Нет, если сотрудница полностью отгуляла отпуск за текущий рабочий год, а следующий рабочий год еще не наступил (ст. 122 ТК РФ).
Сколько дней ежегодного отпуска положено сотруднику при неполной рабочей неделе?
28 календарных дней. Ни в коем случае не уменьшайте число дней отпуска пропорционально графику неполной недели (ст. 115 ТК РФ).
Сколько дней включать в отпускной стаж, если работник брал отпуск за свой счет на два месяца?
14 дней (ст. 121 ТК РФ). При этом не важно, что отпуск за свой счет длился больше двух недель.
Подарок от журнала «Кадровое дело» – плакат-шпаргалка «К отпуску будь готов!» с важными цифрами
за правильный ответ
