Умный график отпусков: как превратить формальный документ в помощника

Одна из главных задач кадровой службы в ноябре – подготовить график отпусков. Обычно к нему относятся как к неизбежной формальности, потому что редко кто из работников точно знает, когда он хочет отдохнуть в следующем году. В итоге сотрудники отдыхают по заявлениям, а график отпусков весь год лежит в столе, из которого его достают только в случае проверки ГИТ. Предлагаем изменить отношение к этому документу и спланировать отпускной сезон – 2017 так, чтобы график отражал реальное положение дел. В этом вам поможет наша умная таблица Excel. Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск, покажет пересечение отпусков сотрудников и сформирует унифицированную форму графика.

Вы избежите ошибок в датах и нежелательных пересечений отпусков

Для начала скачайте таблицу. В ней вы увидите четыре вкладки, в первую очередь вам нужна вкладка «планировщик». В нее вы будете заносить данные об отпусках сотрудников. Таблица предупредит вас о том, что нужно включить макросы. Это специальная настройка, которая позволит сделать таблице то, что вам нужно. Нажмите на кнопку «включить макросы» или «включить содержимое» в зависимости от версии программы на вашем компьютере.

Переносите в нее собранные сведения, когда они будут у вас на руках. Но сначала займитесь самым ответственным этапом – сбором пожеланий сотрудников.

Запросите информацию у подразделений об отпусках сотрудников. Обычно кадровик уведомляет о начале отпускной кампании по почте либо даже устно. Если ваши коллеги слишком заняты и часто затягивают с этим, то составьте приказ за подписью директора (образец ниже). Это заставит их отнестись к вашей просьбе со всей ответственностью.

Скачать и распечатать образец

В качестве приложения к приказу утвердите форму, в которой руководители отразят периоды отпусков. Включите в нее количество дней отпуска, которые положены сотрудникам в новом рабочем году, неотгулянные дни, отметьте льготные категории сотрудников. Предусмотрите графу для подписи сотрудников, чтобы не возникало споров по поводу итоговых дат в графике. В приказе закрепите, чтобы руководители проконтролировали собственноручную подпись всех сотрудников за выбранные даты. Когда у вас будут все данные на руках, внесите их в умную таблицу. Переносите сведения об  отпусках в общую таблицу вручную. Если вы их скопируете и вставите, то планировщик не сможет правильно посчитать дату окончания.

Если вам не хватает строк для всех сотрудников в планировщике, вы можете их добавить. Но делайте это не вручную, а с помощью кнопки «Добавить строку». 

Учтите пожелания сотрудников с детьми. Большая часть пожеланий сотрудников, естественно, придется на лето. Но есть еще осенние и весенние каникулы, которые родители школьников хотят провести с детьми. С зимними каникулами проблем меньше: обычно они совпадают с новогодними праздниками. Заранее посчитайте, в какие месяцы могут быть накладки. Периоды каникул у детей зависят от графика занятий в школе: учатся ли они по четвертям, триместрам или по режиму пяти недель учебы и одной недели отдыха. Если несколько сотрудников выберут один период отпуска, предложите им перенести даты на время других каникул ребенка. Увидеть, какие периоды нужно скорректировать, вам поможет диаграмма на вкладке «Планировщик».

Совет эксперта

Пропишите в коллективном договоре, как сотрудники берут отпуска в пиковый период

Зинаида ЕГОРОВА, директор по персоналу компании «Очаково» (Москва)

Лето для нас как производителей прохладительных напитков высокий сезон, и мы не можем позволить сотрудникам уходить в этот период в отпуска. Чтобы решить этот вопрос бесконфликтно, мы договорились с профсоюзом. В коллективный договор включили пункт, что в весенне-летний период отпуск предоставляем только работникам, которые имеют на него право в удобное для них время. Все остальные отдыхают в осенне-зимний период. Это условие мы оговариваем с кандидатами при трудоустройстве, чтобы в дальнейшем не возникало недопонимания. Договор зарегистрировали в органах Роструда, и никаких вопросов по этому условию не возникло. Поэтому, когда составляем график отпусков, мы этот нюанс учитываем. Но, конечно, в исключительных случаях, мы идем навстречу работнику, и отпуск предоставляем даже в летнее время.

Выясните, есть ли у работников неотгулянные отпуска. Когда кадровики просят работников назвать даты будущего отпуска, те часто задают вопрос: учтут ли их неиспользованные дни в новом графике. Ваши коллеги решают этот вопрос по-разному. Большинство старается включить неотгулянные отпуска в новый график. Это позволяет видеть задолженность перед работником целиком и планомерно ее погашать. Но если неотгулянных дней не больше недели, то их предоставляют по согласованию с работником.

Оба способа Роструд считает допустимыми (письмо от 1 марта 2007 г. № 473-6-0). Чтобы ясность по этому вопросу была и у работника, и у работодателя, закрепите в Положении об отпусках тот способ, который вам больше подходит.

Мы поинтересовались у кадровиков, как они погашают задолженности по отпускам. Выяснили, что на практике распространен способ предоставлять отпуск по выходным дням. Формально это не запрещено, но есть риск, что инспекторы посчитают это нарушением. Дескать, работодатель смешивает два разных вида отдыха: отпуск и выходные дни. Поэтому безопаснее отпускать работников летом на три дня в конце недели. В этом случае придраться к вам нельзя, а дачники будут вам благодарны.

Совет эксперта

Соотнесите отпуска и технические особенности производства

Сергей ГАРИФУЛЛИН, заместитель директора по персоналу в Евразии ООО «ПСМА Рус» (г. Калуга)

В нашей компании летом ежегодно проводят профилактические работы и модификацию производства. На этот период мы останавливаем основную деятельность, и работники на рабочих местах не нужны. Поэтому часть ежегодного отпуска мы закрепляем в одно и то же время для всей компании. Оставшуюся часть распределяем по соглашению между руководителями и сотрудниками. Такая ситуация повторяется из года в год, но трудовые инспекторы считают, что договариваться с работниками разделить отпуска на части нужно каждый раз перед тем, как утвердить график отпусков на следующий год. То, что такое правило есть в локальных актах, не означает, что работодатель выполнил норму статьи 125 Трудового кодекса. Однако если коллективный отпуск составляет все 28 дней, то согласия работников не нужно, так как график отпусков утверждает работодатель. При этом претензий к одновременному уходу всех сотрудников в отпуск у проверяющих нет.

Сделайте так, чтобы сотрудники брали отпуска не только в летний период. Если для компании лето – это пиковое время, то работодателю важно, чтобы коллектив работал в полном составе. В Положении об отпусках заранее оговорите ограничения на этот счет. Вот как из этой ситуации выходят ваши коллеги, с которыми мы пообщались.

1. В горячий период отпуск предоставляют только один раз и не больше чем на 14 дней.
2. Мотивируют брать отпуск весной и осенью с помощью двух дополнительных оплачиваемых дней по коллективному договору.
3. Поощряют внеочередными курсами повышения квалификации тех, кто согласен не брать отпуск в пиковый период.

Бывает, что ближе к началу отпуска работник нужен на работе, но он уже купил путевку. Некоторые ваши коллеги компенсируют сотруднику понесенные затраты, если он готов перенести отпуск. Такое правило можно записать в Положении об отпусках, так будет легче убедить его изменить свое решение.

После того как вы учли все нюансы, разошлите вашу таблицу руководителям подразделений. Они увидят пересечение отпусков и другие недочеты. Попросите скорректировать данные в форме планирования отпусков. Обратите внимание руководителей, чтобы они проконтролировали собственноручную подпись всех сотрудников за выбранные даты. Затем собственноручно скорректируйте свою умную таблицу во вкладке «Планировщик».

Теперь используйте все преимущества умного графика отпусков! Следующим шагом рекомендуем зайти на вкладку «Сформировать график». Создайте заполненную унифицированную форму, распечатайте ее и отдайте на подпись директору.

Вы не пропустите дату начала отпуска у работника

Чтобы вся работа по подготовке графика отпусков была не зря, проверяйте, когда у работника начнется отпуск. Иначе работник может потребовать перенести его на другой срок, а это собьет весь ваш график.

Контролируйте дату начала запланированного отпуска. В умном графике есть вкладка «Ближайшие отпуска». Нажмите на соответствующую кнопку, и он покажет вам всех работников, до отпуска которых остался 21 день и меньше. Таблица автоматически посчитает дату, когда работника нужно предупредить о начале отпуска.

Уменьшите количество документов по уведомлению сотрудников. Мы опросили кадровиков, как они уведомляют работников о начале отпуска. Многие делают уведомление для каждого сотрудника. Но есть те, кто уведомление заменяют приказом и за две недели до отпуска знакомят с ним работника. Если он не меняет даты отпуска, то приказ регистрируют и подписывают у директора. Если же сотрудник просит перенести отпуск, он пишет заявление, приказ уничтожают и составляют новый. Оба этих способа законны. Но плюс второго способа в том, что вы упростите работу.

Некоторые практикуют коллективные уведомления на целый отдел. В нем указывают отпуска тех, кто пойдет отдыхать в следующем месяце. Это тоже законно. Оформлять документ можно 15-го числа текущего месяца. Чтобы сразу предусмотреть возможность перенести отпуск, к уведомлению прикрепите бланк заявления. Сотрудники распишутся в коллективном уведомлении, что их известили об отпуске, при необходимости заполнят заявление о переносе.