Как узнать, что работник судим, и какую запись вносить в трудовую

В статье узнаете, какие сотрудники должны предоставить справку об отсутствии судимости, когда поступают на работу, а какие могут проигнорировать такое требование, даже если оно есть в локальных актах компании. Также разберетесь, какую запись вносить в бумажную и электронную трудовую книжку сотрудника, которого через суд лишили права заниматься определенной работой.

Когда требовать справку об отсутствии судимости

Справка об отсутствии судимости есть в перечне обязательных документов, которые сотрудник должен принести при приеме на работу, ст. 65 ТК. Но приносить ее должны не все новички. Кто именно обязан предъявить справку, уточнили в ТК и других федеральных законах.

Проверьте ЛНА компании: если написали в них, что справки об отсутствии судимости приносят все работники, хотя по закону не обязаны, уберите это условие. Применять его не можете, ст. 8, 9 ТК. При проверке компанию оштрафуют на 50 тыс. рублей, ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Сотрудник может предоставить справку на бумаге или прислать ее электронную версию. Получить информацию о судимости своих работников самостоятельно работодатель не может. Раньше в ЗИЦ МВД принимали общие списки работников. Сотрудники полиции проверяли всех по списку и отвечали работодателю, есть ли среди сотрудников судимые. На сегодняшний день обратиться за справкой может либо сам сотрудник, либо его представитель по доверенности, которую оформит нотариус, п. 2 Административного регламента, утв. приказом МВД от 27.09.2019 № 660.

Справка об отсутствии судимости не имеет срока действия. Но ее суть в том, чтобы проверить, есть ли у сотрудника судимость на момент приема на работу. Поэтому, даже если у сотрудника на руках есть справка, которую он получал ранее, например, чтобы трудоустроится к прежнему работодателю, будет лучше, если он закажет новую. Ведь есть вероятность, что за это время он получил судимость. 

Какую запись внести в трудовую судимому сотруднику

Сотрудника в процессе работы могут осудить и лишить права занимать его должность или работать в определенной сфере. При увольнении такому сотруднику нужно внести запись об этом, причем вне зависимости от того, по какому основанию его увольняете.

Если увольняете сотрудника за лишение специального права, отдельную запись об этом все равно нужно внести в его трудовую. Поскольку по правилам в такой записи нужно указать, на каком основании, на какой срок и в какой должности или сфере ему запретили работать. А в записи об увольнении, даже по специальному основанию, такую информацию указывать нельзя, п. 19, 23 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Не вносить запись по требованию сотрудника или аннулировать ее при увольнении нельзя. Суть записи как раз в том, чтобы будущий работодатель случайно не принял на работу сотрудника, которого придется уволить, как только выяснится, что он не имел права устраиваться на работу из-за запрета суда.

Информацию о том, что сотрудника лишили специального права, необходимо внести также в его электронную трудовую книжку. Для этого подайте отчет СЗВ-ТД, но только в случае увольнения сотрудника вместе со сведениями об увольнении, письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703.