Безопасные формулировки для кадровых документов на любой случай

Как оформить продление срочного договора с беременной

Сотрудница работает по срочному трудовому договору, который истекает в июне 2019 года. Она сообщила о беременности. В марте собирается в отпуск по беременности и родам. В связи с этим мы обязаны продлить договор. Какую формулировку прописать в дополнительном соглашении?
Юлия Бедненко, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

Формулировка в дополнительном соглашении зависит от того, какие подтверждающие документы вам принесла работница. Если это справка из женской консультации, то трудовой договор продлевают до родов, а если больничный лист по беременности и родам – до окончания такого отпуска (ч. 2 ст. 261 ТК).

Вы обязаны продлить трудовой договор по заявлению сотрудницы. Но если она его не принесла, выясните ее намерения. Есть судебные решения, что компания должна продлить договор, независимо от того, написала сотрудница заявление или нет (апелляционное определение Мурманского областного суда от 07.06.2017 № 33-1652/2017, бюллетень судебной практики по гражданским делам Свердловского областного суда за III квартал 2018 года).

Если продлеваете договор до окончания беременности, формулировка в дополнительном соглашении может быть такой: «На основании части 2 статьи 261 Трудового кодекса, заявления Работника от 11 марта 2019 г. и медицинской справки от 5 марта 2019 г. № 17, трудовой договор с Работником продлить с 11 марта 2019 г. до окончания срока беременности». Пропишите обязанность работницы по запросу компании подтверждать беременность, но не чаще чем один раз в три месяца.

Если ребенок родился и женщина уходит в декрет, то уволить ее можно в день окончания отпуска (абз. 4 п. 27 постановления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1). Поэтому трудовой договор нужно еще раз продлить. На основании листка нетрудоспособности и письменного заявления сотрудницы составьте новое дополнительное соглашение (образец ниже). Обычно больничный открывают на 140 календарных дней (ч. 1 ст. 255 ТК). Однако в отдельных случаях женщине могут предоставить дополнительные дни.

Включите в дополнительное соглашение пункт об обязанности проинформировать работодателя о продлении больничного листа. В иных случаях, таких как аборт, выкидыш и т. п., увольняйте женщину в течение недели со дня, когда узнали или должны были узнать об окончании беременности. Обязанность сообщить работодателю о прерванной беременности также включите в допсоглашение.

Можно ли одним приказом предоставить отпуск за два рабочих года

Оформляем работнику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 календарных дней. При этом 10 дней отпуска – за рабочий период с 5 марта 2017 года по 4 марта 2018 года, а 5 дней – за рабочий период с 5 марта 2018 года по 4 марта 2019 года. Мы используем унифицированную форму приказа. Бухгалтер настаивает на том, чтобы мы указали один период – с 5 марта 2017 года по 4 марта 2019 года. Как правильно отразить рабочие периоды? Оформлять два приказа на отпуск?
Светлана Маврина, ведущий инспектор по кадрам (г. Калуга)

Каждый рабочий год укажите в приказе отдельно. Это нужно, чтобы отследить, за какие периоды сотрудник отгулял остатки отпусков, а за какие нет. Ведь не предоставлять работнику отпуск в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК). 

Издайте один приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск, но отразите два рабочих года (образец ниже). Для этого дополните унифицированную форму № Т-6 дублирующими строками и внесите изменения отдельным приказом. В строках «А» и «В» укажите период и количество календарных дней ежегодного отпуска. Два приказа на отпуск издавайте только в том случае, если между отпусками есть перерыв в несколько дней.

Как при приеме на полставки прописать режим работы и оплату труда

Принимаем основного работника на четыре часа в день при стандартной пятидневной рабочей неделе. Нужно ли отражать такой график в трудовом договоре или достаточно ссылки на ПВТР? Размер заработной платы в штатном расписании при полной занятости составляет 30 000 рублей. Запутались, как указать условие оплаты труда при неполной ставке?
Валентина Стрельцова, начальник отдела кадров (Москва)

Условие о режиме работы закрепите в трудовом договоре, так как график отличается от общих правил (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК). Внесите такую формулировку: «Работнику устанавливается неполный рабочий день при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями – субботой и воскресеньем. Продолжительность рабочего дня – 4 часа. Начало работы – в 9.00, окончание работы – в 13.00». Также в этом пункте вы можете отразить обеденный перерыв. Однако в вашем случае ежедневная работа сотрудника не превышает четырех часов, поэтому перерыв вы вправе не предоставлять (ч. 1 ст. 108 ТК).

Вы принимаете сотрудника на неполное рабочее время, в вашем случае – на неполный рабочий день. Оплату труда нужно производить пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ч. 3 ст. 93 ТК).

В трудовом договоре зарплату укажите в полном размере, но с пометкой пропорционально отработанному времени. В приказе о приеме на работу также укажите полную заработную плату, а в графе «Условия приема на работу, характер работы» отразите, что работник трудится на условиях неполного рабочего дня и получает зарплату пропорционально отработанному времени.

Чем обосновать одностороннее изменение трудового договора

Хотим по-новому изложить условия трудовых договоров с работниками в одностороннем порядке из-за изменений организационных или технологических условий труда. Относится ли к ним экономический кризис?
Марина Семенова, ведущий специалист по кадрам (г. Пермь)

Экономический кризис или снижение объемов производства – не причина менять трудовые договоры в одностороннем порядке (ст. 74 ТК). Суды не относят к таким обстоятельствам и снижение продаж или ухудшение финансового положения (определения Московского городского суда от 20.07.2011 № 33-20154, от 06.04.2011 № 33-7025, от 26.12.2011 по делу № 33-42017, апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.02.2017 по делу № 33-2144/2017).

Какие именно причины указать в уведомлениях работникам, рассмотрим на примерах из судебной практики. Организационные причины должны затрагивать изменение структуры управления компании, смену режима труда и отдыха, введение новых норм труда, пересмотр и замену существующих и др. (п. 21 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). К ним же относят объединение компаний, переезд в другую местность, перераспределение подчиненности сотрудников¹. Также допустимо изменить условия оплаты труда, если сократился объем трудовых обязанностей работника (апелляционные определения Верховного суда Республики Карелия от 09.02.2018 № 33-275/2018, Санкт-Петербургского городского суда от 24.01.2017 № 33-972/2017 по делу № 2-3732/2016).

Технологические причины – это внедрение новых технологий, введение в эксплуатацию новых станков и агрегатов, расширение линейки продуктов (определение Московского областного суда от 21.09.2010 по делу № 33-18182). Правомерность изменений условий трудового договора нужно подтвердить письменным технико-экономическим обоснованием, служебными записками, приказами и др.

Какую запись внести в трудовую книжку при прекращении исправительных работ

15 марта 2018 года к нам направили осужденного к исправительным работам. 14 марта 2019 года истек годовой срок таких работ. Нужно ли вносить в трудовую книжку запись, что они не входят в стаж?
Евгений Федосеев, инспектор по кадрам (г. Краснодар)

Исправительные работы назначают на срок от двух месяцев до двух лет (ч. 2 ст. 50 УК). Они могут закончиться и раньше срока, который указан в приговоре суда, например, осужденного могут амнистировать. Тогда работодателю поступит уведомление из уголовно-исполнительной инспекции (п. 95 Инструкции, утв. приказом Минюста от 20.05.2009 № 142). На основании этих сведений нужно расторгнуть с осужденным срочный трудовой договор. Издайте приказ об увольнении и внесите в трудовую книжку запись о невключении этого периода в непрерывный трудовой стаж (п. 22 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек).

В разделе «Сведения о работе» в графе 3 укажите, какой период не входит в непрерывный трудовой стаж (п. 3.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). В графе 4 укажите основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ, изданный в соответствии с приговором суда, уведомлением (образец ниже).

Отметим, что если человек отбывал исправительные работы после 21 июля 1992 года, этот период включают в трудовой стаж (Обзор за I квартал 2007 года, утв. постановлением Президиума Верховного cуда от 30.05.2007 в ред. от 10.03.2010). Понятие непрерывного трудового стажа в целом утратило значение, для пенсий и больничных сейчас учитывают страховой стаж. За время исправительных работ компания перечисляет страховые взносы в общем порядке.

Непрерывный стаж влияет лишь на льготы отдельных категорий сотрудников – например, северян (п. 32 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.11.1990 № 2). Но поскольку Правила ведения и хранения трудовых книжек – действующий нормативный акт, безопаснее внести в трудовую книжку запись об исключении исправительных работ из непрерывного трудового стажа. Иначе при проверке инспектор ГИТ может предъявить вам претензии.