Как составлять красивые и понятные приказы, когда нет образцов и не от чего оттолкнуться

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Мы собрали правила, которые позволят вам быстро подготовить любой приказ по личному составу. Примеры формулировок вы найдете в этой статье.

Заголовок приказа делайте понятным, но без лишней конкретики

Проверьте, чтобы в приказах не по унифицированной форме вы указывали дату документа, его номер, заголовок к тексту приказа, подпись. Для приказов по личному составу компания вправе предусмотреть визу согласования и новый реквизит – отметку об исполнителе документа.

Заголовок приказа. Заголовок к тексту приказа отвечает на вопрос «о чем?», поэтому пишите его в предложном падеже. Всегда называйте приказы по личному составу, чтобы в дальнейшем не перепутать их с другими распоряжениями и поместить в нужное дело. Заголовки к приказам составляйте единообразно, например, «О возложении обязанностей», «О выходе на работу в праздничный день 8 Марта», «Об отзыве из отпуска». Называйте приказ так, чтобы сразу было ясно, о чем он. Не конкретизируйте в заголовке подробно, кого касается приказ, что именно должен сделать работник и в связи с чем (таблица ниже). Росархив при проверке указывает на то, что заголовок должен быть кратким. О чем именно документ, раскрывает содержание приказа. Если переносить ключевые моменты в заголовок приказа, он будет дублировать распорядительную часть.

Как правильно называть приказ

Неправильный заголовок	Правильный заголовок
О возложении обязанности согласовывать проекты приказов с руководителями подразделений	О возложении обязанностей
О выходе на работу в праздничный день 8 Марта с согласия сотрудника	О выходе на работу в праздничный день 8 Марта
Об отзыве из отпуска в связи с технической аварией	Об отзыве из отпуска
О назначении Лапшиной А.П. ответственной за ведение трудовых книжек	О назначении ответственного за ведение трудовых книжек
Об изменении фамилии в связи с расторжением брака	Об изменении фамилии
О предоставлении дополнительного дня отдыха в связи со сдачей крови 28.08.2018	О предоставлении дополнительного дня отдыха
О выплате материальной помощи в размере 5000 руб.	О выплате материальной помощи
Об изменении режима работы полного рабочего дня на режим неполной рабочей недели	Об изменении режима работы
Об аннулировании приказа о расторжении трудового договора в связи с отзывом заявления об увольнении	Об аннулировании приказа об увольнении

В номенклатуре дел выделяют виды приказов, поэтому и называйте их в соответствии с принятым делением и правилами регистрации для каждого приказа. Если начнете включать в заголовок документа дополнительные сведения, возникнет путаница, к какому тому относить приказ.

Дата приказа. Всегда проставляйте дату в приказе, это влияет на юридическую силу документа. Дата в приказе должна соответствовать числу, когда подписали документ. Компания может установить, что текст приказа необходимо согласовывать с другими отделами и сотрудниками. В этом случае сначала необходимо подготовить проект приказа без даты, согласовать его со всеми ответственными лицами и подписать у уполномоченного лица. В момент, когда приказ подпишут, присваивайте документу дату и номер.

Подпись. Под текстом приказа уполномоченный сотрудник ставит свою собственноручную подпись. Слева от подписи заранее печатайте должность в соответствии с трудовым договором, структурное подразделение не указывайте. Наименование должности в приказе отражайте полностью (таблица ниже). Справа от подписи указывайте инициалы и фамилию того, кто подписывает приказ.

Проверяйте должность и расшифровку подписи в приказе, когда его подписывает другой сотрудник за того, кто отсутствует. Например, когда директор уехал в командировку и по доверенности передал право подписи приказов по личному составу директору по персоналу, в документах указывайте не «генеральный директор», а «директор по персоналу». Если уже напечатали приказ, директор по персоналу не может расписаться около должности «генеральный директор», даже если далее расшифрует свою подпись. Ставить косую черту и писать «за генерального директора» тоже нельзя. Перепечатайте приказ, чтобы в нем была правильная должность и расшифровка.

Виза согласования. Компания может предусмотреть, что до подписания приказа проект необходимо согласовать. Виза указывает на согласие или несогласие ответственного сотрудника с содержанием приказа. Чаще всего приказы по личному составу согласовывает начальник отдела кадров, реже – юрист, бухгалтер, заместитель директора. Визу вы можете сделать как на лицевой стороне приказа под подписью, так и на оборотной стороне документа или на последнем его листе. В визе обязательно должно быть слово «согласовано», должность, собственноручная подпись, инициалы, фамилия, дата согласования.

Если есть замечания к проекту приказа, их указывают рядом с отметкой о визе (образец ниже. Например, «начальник юридического отдела Иванов А.П. Иванов 01.08.2016. В приказе неверная ссылка на Трудовой кодекс». Когда замечаний по проекту приказа много, их оформляют на отдельном листе «Замечания к проекту приказа о...», а на проекте пишут «Замечания прилагаются». В отдельном документе сотрудник по пунктам расписывает, какие обнаружили ошибки, почему не согласовываете проект приказа. Внизу листа с замечаниями должна стоять должность, подпись, расшифровка, дата.

Кликните на , чтобы посмотреть все подсказки

Скачать и распечатать памятку и образец

Отметка об исполнителе документа. В приказах по личному составу на лицевой стороне последней страницы или на обороте последней страницы можно ставить отметку об исполнителе документа (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В отметке отражайте полные фамилию, имя и отчество исполнителя приказа и номер его рабочего телефона. При необходимости печатайте должность, структурное подразделение и адрес электронной почты автора, но для внутренних документов такие дополнения указывают редко. Отметку об исполнителе печатайте шрифтом меньшего размера.

Преамбулу составляйте так, чтобы было понятно содержание приказа

По содержанию тексты разных видов приказов по личному составу отличаются друг от друга. Но по структуре каждый приказ состоит из определенных частей.

Констатирующая часть. После заголовка приказа идет констатирующая часть документа. Кадровики чаще называют ее преамбулой. Констатирующая часть содержит основание для издания приказа, в связи с чем приняли кадровое решение. Рекомендаций, что указывать в преамбуле, нет. Логически не всегда нужна преамбула, особенно когда приказ лишь формально завершает кадровую процедуру. Поэтому, если приказ основан на требовании закона, в преамбуле дайте ссылку на нормативный акт. Когда важны даты, фамилии работников или названия внутренних документов, пишите их (таблица ниже). Когда не находите вариантов, что включить в преамбулу, используйте фразу «в связи с производственной необходимостью». Но не составляйте все приказы с такой формулировкой, ГИТ может не понравиться, что вы не указываете обоснование распоряжения.

Примеры констатирующей части приказа

Преамбула приказа не выступает как синтаксически законченное предложение. Точку в конце фразы не печатайте. После констатирующей части делайте отбивку кнопкой Enter, переходите на следующую строку и пишите прописными буквами от края левого поля «ПРИКАЗЫВАЮ». После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» начинайте основную часть приказа.

Распорядительная часть текста. После констатирующей части приказа излагайте управленческое решение, то, ради чего создаете документ. Содержание распорядительной части начинайте с глагола в неопределенной форме, пункты приказа будут отвечать на вопрос «Что сделать?». Каждому управленческому решению посвящайте отдельный пункт приказа. Пункты нумеруйте арабскими цифрами.

При первом упоминании работника, которого касается приказ, пишите его фамилию, имя, отчество полностью, должность, структурное подразделение. Далее в приказе печатайте фамилию и инициалы. В каждом пункте приказа закрепляйте конкретные задания, которые поручаете сотруднику, например, бухгалтеру рассчитать зарплату, начальнику отдела кадров внести изменения в должностную инструкцию и т. д. В приказе фиксируйте и срок исполнения: «Менеджеру по персоналу Морозову Павлу Ивановичу внести изменения в должностную инструкцию администратора до 31.08.2018».

Последним пунктом приказа по личному составу фиксируйте, кто обязан контролировать исполнение приказа. Должностное лицо, кто подписывает приказ, вправе оставить контроль за собой или возложить это на другого сотрудника. Если в приказ не включили такой пункт, контролирует распоряжение тот, кто его подписал.

В одном приказе по личному составу формируйте только одно основное действие в отношении конкретного работника. Если одно решение работодателя в приказе предполагает ряд других связанных действий, не разбивайте их на другие приказы. Например, при изменении режима работы на гибкий график в этом же приказе можно отразить, что сотрудник обязан вести самотабелирование и подавать сведения об этом своему руководителю раз в неделю.

Допускается издавать приказ в отношении нескольких сотрудников, когда их касается одна и та же кадровая процедура, например, досрочно прекратить командировку двух работников, которых направили вместе. Но если кадровые процедуры разные и касаются нескольких сотрудников, оформляйте отдельно по каждому работнику соответствующий приказ. Вы не можете в одном документе приказать отозвать из отпуска Петрова, выплатить материальную помощь Иванову и изменить фамилию Сидоровой. С приказом компания обязана ознакомить под подпись работников, а значит, каждый из них прочтет решения в отношении других коллег. Единым приказом работодатель нарушит защиту персональных данных сотрудников. Кроме этого, каждое кадровое действие относится к отдельному виду приказа, и компания может установить специальный регистрационный порядок для них. Если оформите все одним документом, безошибочно присвоить номер станет сложнее. Также могут быть разные сроки хранения таких приказов, и из-за одного пункта вы будете обязаны хранить приказ не 5, а 50 лет.

Документ-основание. Между последним пунктом и подписью в приказе руководителя отражайте документ-основание. В приказах по основной деятельности редко есть основания, а в приказах по личному составу практически всегда. Не путайте с документами-основаниями приложения к приказу, их оформляют к приказам по основной деятельности. В качестве документов-оснований пишите заявление, объяснительную, письменное согласие работника, служебную записку его непосредственного руководителя, докладную записку, дополнительное соглашение к трудовому договору, листок нетрудоспособности и др. Указывайте название документа-основания, его дату и номер, если он есть.

Нормативная база