Как использовать электронную переписку в работе по максимуму
В большинстве компаний не принято выдавать расчетные листки или поручать задания под подпись. Для этого используют электронную почту. Тем же способом запрашивают объяснения или направляют уведомления, особенно если сотрудника нет на рабочем месте или он не хочет получать документ. Однако с помощью электронной переписки компания не всегда может подтвердить, что выполнила обязанности перед работником. Мы разобрали наиболее частые случаи, когда сотрудникам направляют информацию по электронной почте, и выяснили, чем рискует работодатель в каждом из них.
Расчетные листки
Расчетные листки можно направлять сотрудникам в электронной форме, если такую возможность закрепили в трудовом или коллективном договоре, локальном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Соглашаются с этим и суды (апелляционные определения Московского городского суда от 12.05.2017 по делу № 33-17642/2017, Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014). Прописать порядок выдачи расчетных листков удобно, к примеру, в положении об оплате труда (образец ниже).
Когда пересылаете расчетные листки по электронной почте, не допускайте утечки персональных данных. Не направляйте информацию на почтовый ящик, который используют несколько сотрудников. Если размещаете листки в электронной системе, у работника должен быть доступ только к своему расчетному листку.
Нельзя обязать сотрудников предоставлять адреса личной почты для пересылки расчетных листков. Возможно, такой почты у работника нет или он не хочет получать на нее корреспонденцию, потому что считает ее недостаточно защищенной. Поэтому направлять расчетные листки на личную почту работника можно, но только по его заявлению.
Служебные поручения
Суды признают, что работодатель вправе направлять задания сотрудникам по электронной почте. Но чтобы снизить риски споров с работниками, внесите такое условие в ПВТР, трудовые договоры или должностные инструкции (апелляционные определения Пермского краевого суда от 30.08.2017 по делу № 33-9672/2017, Московского городского суда от 10.05.2016 по делу № 33-18175/2016).
В ПВТР пропишите, что сотрудник и работодатель могут обмениваться документами в электронной форме (образец ниже). В трудовом договоре или должностной инструкции урегулируйте детали. Например, предусмотрите, что к почте работника не должно быть доступа у других лиц, что он обязан просматривать ее регулярно, реагировать на письма и т. п. (образец ниже).
В споре сотрудники нередко заявляют, что им не подключили компьютер, не завели корпоративную почту и т. п. (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2641/2016). Поэтому следите, чтобы компьютеры были исправны, подсоедините их к внутренней локальной сети или сети интернет, предоставьте работнику доступ к электронной почте. Своевременно реагируйте на служебные записки о проблемах с техникой и программным обеспечением.
Оспорьте требование ГИТ выдавать расчетные листки в бумажном виде
Некоторые инспекторы труда продолжают настаивать на выдаче расчетных листков в бумажном виде. То есть сохраняется риск, что работодателя привлекут к административной ответственности, если он направляет листки на электронную почту (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Инспектор может предъявлять и другие избыточные требования – например, вручать листки под подпись на втором экземпляре или в журнале выдачи расчетных листков. В случае спора с проверяющими ссылайтесь на письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, судебную практику. Прежде чем перейти на электронную форму расчетного листка, отправьте запрос в территориальный орган Роструда в вашем регионе, чтобы узнать его позицию, проверьте судебную практику апелляционного и кассационного судов своего субъекта РФ.
Запрос объяснений
Работодатель должен до применения дисциплинарного взыскания затребовать у сотрудника объяснение. В какой форме это сделать, закон не поясняет, поэтому можно направить запрос по электронной почте. Судебная практика подтверждает, что это правомерно (ч. 1 ст. 193 ТК, апелляционное определение Московского городского суда от 26.04.2017 по делу № 33-16096/2017).
Вместе с тем запрос объяснений обычно приводит к конфликтной ситуации, и работник заявляет, что не получал письмо. Доказать обратное в суде будет проблематично (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.07.2017 № 33-12326/2017). Поэтому, когда возможно, запрашивайте объяснения под подпись. Составляйте акт, если работник откажется получить требование. Запрос по электронной почте используйте, только когда уверены, что сможете доказать, кто был автором и адресатом переписки, дату и время формирования письма, факт прочтения письма.
Учитывайте, что по закону сотрудник обязан представить объяснения письменно, даже если запрос ему отправили по электронной почте. Поэтому укажите в запросе, что объяснительную нужно передать в бумажном виде (ч. 1 ст. 193 ТК).
Комментарий в тему
Уведомлять работников о начале отпуска только по электронной почте нельзя
Если работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем отпуске только по электронной почте, ГИТ может его оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). В этом случае компания ненадлежащим образом исполняет свою обязанность по уведомлению работников (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 № 12-855/2015). О времени начала отпуска их нужно извещать под роспись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК). В каком документе работник должен расписаться, закон не уточняет. Роструд высказал мнение, что это можно сделать не только в уведомлении, но и в приказе о предоставлении отпуска, листе ознакомления с графиком отпусков, самом графике и т. д. (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Поэтому до внесения изменений в Трудовой кодекс уведомлять работников о начале отпуска только по корпоративной электронной почте неправомерно.
Уведомление об увольнении
Сообщать об увольнении по электронной почте рискованно. О том, что работник не прошел испытательный срок или истекает срок трудового договора, его нужно известить в письменной форме, а о сокращении – под подпись, что также предполагает уведомление в бумажном виде. Если процедуру нарушить, суд сочтет, что работнику не сообщили об увольнении в установленный срок (ч. 1 ст. 71, ч. 1 ст. 79, ч. 2 ст. 180 ТК, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 22.06.2017 № 33-4745/2017).
Направить уведомление по электронной почте можно дополнительно, например, когда работник отказывается получить его в бумажном виде. Традиционно в этом случае уведомление зачитывают сотруднику вслух и составляют акт. Однако если документ большой, например, в нем приводят перечень вакансий с условиями труда на них, то суд может не поверить, что документ действительно озвучили работнику. Отправка уведомления по электронной почте решает данную проблему.
Иногда суд занимает сторону работодателя, даже если уведомление направили только по электронной почте. Так, в одном деле сотрудница и работодатель вели электронную переписку, работница подтвердила, что получила уведомление об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Последующие ссылки уволенной сотрудницы на то, что форма уведомления была неверной, суд отклонил (апелляционное определение Челябинского областного суда от 29.06.2017 по делу № 11-6893/2017).
Нормативная база
| Документ | Поможет вам |
|---|---|
| Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 | Узнать, что расчетный листок можно направить работнику по электронной почте |
| Часть 1 ст. 193 ТК | Выяснить, что работодатель вправе запросить у сотрудника объяснения в любой форме |
| Часть 1 ст. 71, ч. 1 ст. 79, ч. 2 ст. 180 ТК | Понять, что уведомление об увольнении безопасно оформлять в бумажном виде |
Важные выводы
1. Направлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте правомерно, если такой порядок закрепили в трудовом или коллективном договоре, локальном акте.
2. Можете поручать задания или запрашивать объяснения в электронном виде, но когда есть риск конфликта с работником, безопаснее делать это под подпись.
3. Уведомлять об увольнении по электронной почте рискованно, используйте этот способ только дополнительно к вручению бумажного уведомления.
за правильный ответ
