Каких ответственных лиц нужно утвердить приказом в 2018 году
Проверяющие посмотрят, назначили ли вы ответственного за ведение трудовых книжек, воинский учет и персональные данные. Если кто-то из ответственных лиц уволился или перешел на другую работу, а вы не обновили приказ, то рискуете получить штраф. Мы подготовили для вас образцы и разъяснили, на какие еще участки стоит назначить ответственных.
Составьте три обязательных приказа о назначении ответственного
Оформите обязательные приказы, чтобы избежать штрафов за их отсутствие. Если у вас нет приказа об ответственном за ведение трудовых книжек, штраф для организации составит до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). А при отсутствии ответственного за воинский учет компания заплатит штраф до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП). Хоть штраф за отсутствие воинского учета в компании и небольшой, но перед его уплатой вы пройдете неприятные проверки. А после этого директор спросит, почему вы не занимались воинским учетом, из-за которого компания столкнулась с контролирующими органами и заплатила штраф. Еще назначьте ответственного за обработку персональных данных. По закону он должен быть в каждой компании (п. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее – Закон № 152-ФЗ). Но все, кто имеет доступ к персональным данным, несут ответственность за их сохранение.
За ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Этот приказ обязателен для любой организации. Работодатель назначает ответственного за трудовые книжки приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). Делить полномочия по ведению, учету и хранению трудовых книжек между сотрудниками отдела кадров нельзя. Назначайте одного ответственного за трудовые книжки, даже если несколько кадровиков вносят записи в трудовые книжки сотрудников. ГИТ будет сверять трудовые книжки и задавать вопросы только одному ответственному, а в случае ошибок накажет только его, а не весь отдел кадров.
Если назначаете ответственного за ведение трудовых книжек впервые, сверьте трудовые и подпишите акты приема-передачи трудовых книжек у начальника отдела кадров и руководителя компании. Сохраните акты, они будут полезными при проверке ГИТ. При увольнении ответственного также проводите сверку и подписывайте акт приема-передачи (образец ниже).
Оформите приказ о назначении ответственного в произвольной форме (образец ниже). В приказе укажите, кто будет заменять ответственного, если он уйдет в отпуск или заболеет. Если в организации уже был ответственный за трудовые книжки, укажите в приказе, что в связи с увольнением одного сотрудника ответственность за ведение трудовых книжек возлагают на другого.
Заранее оговорите с сотрудником, которому поручите трудовые книжки, серьезность этой работы. Расскажите ему о возможных санкциях за ошибки в ведении трудовых книжек от административных штрафов до лишения свободы (ст. 140, 292 УК).
За организацию воинского учета. Это также обязательный приказ для компании (п. 22 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017). Вести воинский учет может один или несколько кадровиков, ограничений нет. Если в организации менее 500 сотрудников, воинский учет может вести один сотрудник по совместительству (п. 12 постановления Правительства от 27.11.2006 № 719). Это значит, что ему положена доплата за совместительство. Но на практике проверяющих не интересует, оформлено ли совместительство у кадровика. Для военных комиссариатов важно только то, что в организации действительно есть ответственный за воинский учет.
Подготовьте приказ о совместительстве на сотрудника кадров или приказ об ответственном за ведение воинского учета (образец ниже) – это зависит от вашего выбора и решения руководителя. Если будете оформлять совместительство, введите нужную должность в штатное расписание, издайте приказ о приеме по совместительству, составьте трудовой договор. Также нужно вести в табеле отдельный учет рабочего времени совместителя.
За работу с персональными данными. Сотрудника, который будет ответственным за обработку персональных данных, нужно утвердить приказом (ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ). Этот сотрудник будет контролировать работу с персональными данными и следить за соблюдением закона в этой сфере. Нередко такие функции за собой оставляет директор, но он также может делегировать их любому сотруднику, директору по персоналу, начальнику отдела кадров и т. д. Помимо этого, доступ к персональной информации работников могут иметь только специально уполномоченные лица (ст. 88 ТК). Поэтому в приказе (образец ниже) перечислите всех, кто имеет доступ к персональным данным и будет нести ответственность за их сохранение. Это могут быть кадровики, сотрудники отдела безопасности и бухгалтерии, а также начальники отделов. Таким образом, одним приказом вы выполните две задачи.
Подстрахуйте себя другими приказами об ответственных лицах
Необязательные приказы помогут организовать работу кадровиков и избежать конфликтов как внутри отдела кадров, так и с бухгалтерией, и руководством. Кроме того, если кадровик будет ответственным по приказу за несколько участков, он сможет избежать лишней нагрузки, ведь у него есть определенные приказом должностные обязанности.
За ведение штатного расписания. В любой компании должно быть штатное расписание, хотя назначение ответственного за его ведение не обязательно (ст. 15, 57 ТК). Но оформить приказ об ответственном (образец ниже) стоит, чтобы избежать ошибок в штатном расписании и конфликтов с бухгалтерией. Лучше, чтобы штатное расписание вел один сотрудник. Если разные работники отдела кадров будут по очереди вносить изменения в штатное расписание, это приведет к неточностям и недоразумениям с коллегами.
В приказе укажите, с какой периодичностью утверждаете штатное расписание и вносите изменения в него. Назначьте сотрудника, на которого возлагаете ответственность, и того, кто заменит ответственного в случае его отпуска или болезни. Сообщите ответственному, что за ведение штатного расписания доплачивать ему не должны. Но в ЛНА можете предусмотреть премии за ведение важных участков кадровой работы.
За ведение табеля учета рабочего времени. Назначение ответственного за ведение табеля оправданно в больших организациях, где в каждом отделе есть сотрудник, который подает в кадры информацию об учете рабочего времени своего подразделения. Тогда ответственный табельщик нужен для сбора всех сведений и составления единого табеля организации. Если у вас небольшая компания, то введение одного ответственного за табель систематизирует работу кадровиков и позволит разделить функциональные обязанности в кадрах. Кроме того, с одним табельщиком проще взаимодействовать бухгалтерии, меньше вероятность ошибок в подсчете зарплаты.
Подготовьте приказ о ведении табеля (образец ниже). В нем укажите ответственного, сроки подачи табеля в бухгалтерию и кто из сотрудников подразделений компании будет сдавать табель в кадры.
Важные выводы
1. Подготовьте приказы об ответственном за ведение трудовых книжек и об ответственном за организацию воинского учета. Если их нет, компанию оштрафуют.
2. Если в организации менее 500 сотрудников, воинский учет может вести один сотрудник по совместительству.
3. В приказе о назначении ответственного за работу с персональными данными перечислите всех, кто имеет доступ к персональным данным сотрудников организации. Эти должностные лица несут ответственность за сохранение информации.
за правильный ответ
