На несколько филиалов один отдел кадров. Как наладить работу с помощью сканов и почты
Организовать кадровый учет в филиалах без кадровика поможет положение об удаленном делопроизводстве. В нем нужно прописать порядок взаимодействия головного отдела кадров и руководителей в других городах. Ничего изобретать не придется, главное – правильно использовать сканы документов и почту.
Скан-копии документов от работника позволят кадровику проверить их удаленно
Чтобы зафиксировать алгоритм работы отдела кадров и руководителей на местах, разработайте положение об удаленном кадровом администрировании. В акте пропишите действия всех, кто будет участвовать в этом процессе.
Составьте памятку, какие документы нужно получить от работника. Пропишите, кто получит от сотрудника обязательные для приема документы и согласие на обработку персональных данных. Можете заранее сделать памятки, какие документы нужны по каждой должности (образец ниже).
Чтобы убедиться, что соискатель представил все и вопросов нет, попросите руководителя отсканировать документы и направить их по электронной почте в отдел кадров. Как только вы проверите документы кандидата и подтвердите, что можно оформлять сотрудника, руководитель может подписывать документы.
Направьте руководителям филиалов шаблоны трудовых договоров. Типовые формы основных кадровых документов упростят задачу специалистам на местах. Если будут особые условия труда, руководитель по электронной почте согласует их с вами, например нестандартный режим работы. Когда в филиалы принимают по разным должностям с индивидуальными условиями, лучше вам самостоятельно составлять трудовой договор, чтобы исключить ошибки. Тогда на основании документов соискателя вы сразу подготовите полный пакет для приема на работу и вышлете его по электронной почте руководителю. А он распечатает все документы и подпишет с новым сотрудником.
После того как стороны подписали шаблонный трудовой договор, руководитель делает скан-копию документа и направляет его в отдел кадров. В этот момент компания получает подтверждение, что возникли трудовые отношения, и в этот же или на следующий день присылает по электронной почте руководителю приказ о приеме и при необходимости другие документы. Если в компании не принято, чтобы руководители заполняли шаблоны, то новый трудовой договор и все сопутствующие документы готовите вы и направляете их по электронной почте также в течение одного-двух дней.
Исключите случаи, когда при приеме на работу руководитель или соискатель ставили в документах неверную дату, пропускали листы или неверно заполняли графы. Для этого пропишите, что руководители должны сканировать документы с подписью сотрудника и показывать их по электронной почте кадровику. Проверка может занять день или два, в зависимости от объема работы в кадрах и количества документов. Это уменьшит количество ошибок и избавит от необходимости корректировать документы, после того как их уже подписали.
Договор в кадры отправляет руководитель, а трудовую книжку – работник
В положении пропишите детали пересылки документов. Оригиналы документов с подписью работника руководитель должен отсылать в отдел кадров. Так же поступать и с трудовой книжкой нового работника. Но вы можете обязать сотрудника самого отправлять трудовую книжку в кадры.
Поручите руководителю отправлять все документы с подписью сотрудника в отдел кадров. Когда вы проверите скан-копии документов, которые подписал сотрудник, в течение одного-двух дней руководитель должен отправить вам оригиналы Почтой России или иной коммерческой службой. Если руководитель уже подписал документы, то вам останется только распределить их по папкам. Когда у него нет права подписи, после того как их получите, отдайте на подпись уполномоченному лицу. Затем также по почте верните в филиал экземпляр трудового договора работника. Трудовой договор получит сотрудник от своего непосредственного руководителя.
Электронные адреса работников отдела кадров и адреса, куда отправлять документы, укажите в отдельном файле. Эту информацию разместите на корпоративном сайте, сервере и перешлите в филиалы. Предусмотрите также, кому направлять документы, если кадровик будет в отпуске или заболеет.
Определите, кто будет пересылать трудовую книжку сотрудника в отдел кадров. Передать трудовую книжку сотрудник может двумя способами: самостоятельно отправить ее по почте в отдел кадров или отдать руководителю, который после направит ее кадровику. В первом случае руководитель должен проверить фамилию, имя, отчество в трудовой книжке и чтобы в ней была последней запись об увольнении. Далее он разъяснит работнику, куда и как пересылать трудовую книжку. Чтобы сотрудник ничего не перепутал, разработайте отдельную памятку (образец ниже). Этот способ легче для руководителя, но не подойдет, если сотрудник уже приступил к работе. Также есть риск, что работник вообще забудет переслать документ.
Установите, что сотрудник первым подписывает документы
По закону работодатель не обязательно должен первый ставить подпись на приказе о приеме на работу или трудовом договоре. Но когда работнику предлагают подписать документ без подписи работодателя, у него могут возникнуть вопросы или сомнения, не обманывают ли его. Поэтому пропишите в локальном акте, что первым это делает сотрудник. Но чтобы кадровый документ приобрел более серьезный вид, укажите, что работник подписывает, например, трудовой договор после того, как его завизировал непосредственный руководитель. В этом случае хотя бы часть вопросов у сотрудника отпадет. Ознакомьте его с таким условием. Для удобства сделайте выписку из документа, чтобы работник сразу увидел это правило.
Сдавать трудовую книжку руководителю рационально, если он часто ездит в командировки в офис, где находится отдел кадров. Но тогда руководитель, который берет трудовую книжку, не несет ответственности за ее сохранность. Ведь приказом за ведение и хранение трудовых книжек ответственным назначен кадровик. Поэтому, если руководитель потеряет трудовую книжку, привлечь его к дисциплинарной ответственности компания не сможет. Когда руководитель оперативно не может лично передать трудовую книжку в кадры, чтобы не затягивать прием на работу, он отправляет ее так же, как и сотрудник, Почтой России или другой коммерческой почтой.
Чтобы вести учет принятых в филиалах трудовых книжек, заведите в каждом из них журналы получения и отправки трудовых книжек (образец ниже). Это необязательный документ, но по нему вы сможете проверять, когда руководитель принял трудовую книжку и как передал ее отделу кадров.
Важные выводы
1. Чтобы руководители не забыли, какие документы нужно запросить у нового сотрудника, составьте памятку.
2. Поручите руководителям сканировать документы с подписью работника и показывать их по электронной почте. Вы удаленно проверите, что сотрудник подписал все верно.
3. Заведите для филиалов журналы, в которых руководитель будет отмечать, какие трудовые книжки он отправил в кадры по почте, а какие передал лично в руки. Это исключит споры, у кого находится трудовая книжка и когда ее отправили.
за правильный ответ
