Обязательной формы книги учета трудовых больше нет. Что использовать взамен

В статье — подсказки, какие графы оставить, какие убрать и чем дополнить книгу учета движения трудовых книжек. Вместе с новым порядком ведения трудовых книжек чиновники из Минтруда отменили привычную форму книги. С сентября вести учет бумажных трудовых можете так, как удобно вам. Но прежде чем придумывать свою форму книги, советуем обратить внимание на особенности работы с отдельными ее реквизитами.
Оптимальную книгу учета движения трудовых книжек найдете в конце статьи.

Журнал учета с новыми графами

Форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей с 1 сентября 2021 года отменят вместе с инструкцией, по которой вы заполняете трудовые книжки. Это не значит, что вести учет трудовых книжек больше не придется. Книга вам понадобится, но разработать ее форму можете сами — чиновники из Минтруда свою не предложили. Назвать документ можно книгой либо журналом по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее — Приказ № 320н. Можете добавить в форму книги новые графы, чтобы работать с трудовыми было проще. Подробности дальше в статье.

Графу с причиной, по которой выдаете трудовую книжку на руки. Эта проблема возникла с переходом на электронные трудовые книжки. Ведь в старой книге учета фиксировали только трудовые, которые выдавали сотрудникам при увольнении. Но эта графа не подходила для выдачи в связи с тем, что сотрудник отказался от бумажной трудовой и получил ее на руки. Весь прошлый год приходилось изобретать способы, как написать об этом в книге, учитывая, что места там ни в одной графе для этого не хватало. Главное в статье Скрыть

Теперь можете включить в книгу учета графу, в которой укажете в качестве причины «увольнение» или «выбор только ЭТК». Чем короче будут записи, тем вам проще. Поэтому рекомендованные Минтрудом подробные записи со ссылками на законы можете не использовать — Приказ № 320н этого не требует.

Дополнительные графы или листы чтобы фиксировать трудовые, которые забрали для ПФР. В разделе будете отмечать, когда выдали трудовые на руки сотрудникам, чтобы они оформили пенсии, и когда они вернули трудовые книжки вам обратно. В этих листах оставьте стандартные порядковый номер, Ф. И. О. сотрудника, серию и номер трудовой.  Предусмотрите графы, где укажете дату, когда сотрудник получил на руки трудовую, что заверят ваша подпись и подпись самого сотрудника. Следите, чтобы эта дата не отличалась от даты в заявлении больше, чем на три рабочих дня. Оставьте также графу с датой, когда сотрудник вернет трудовую книжку в отдел кадров. Этот факт вновь подтвердят две подписи: ваша и сотрудника. Скачайте наш вариант книги учета в конце статьи. А еще вас ждет сюрприз в девятом номере журнала. Не забудьте проверить подписку.

Журнал учета без информации, которая вас путает

Должность и место работы сотрудника в новую книгу учета не включайте. Во-первых, Приказ № 320н этого не требует. А во-вторых, эта информация для целей учета трудовых и вкладышей не нужна. Если понадобится оперативно узнать, на какой должности и в каком подразделении работает сотрудник, заглянете в кадровые приказы или в личную карточку Т-2. Еще один аргумент — если переведете сотрудника на другую работу, информации об этом в книге учета не будет. А значит, указывать должность и подразделение изначально бессмысленно. Главное в статье Скрыть

Все остальные графы вам пригодятся, хотя особенности по их заполнению все равно будут. Какие именно — читайте ниже.

Журнал учета с привычными графами, но особенным их заполнением

Новые правила, по которым будете вести и хранить бумажные трудовые, требуют указывать в книге учета реквизиты трудовых книжек, которые приняли от работников при приеме на работу, и трудовые и вкладыши, которые вы сами выдали работникам. Записать в книгу нужно серии и номера этих книжек, п. 40 Порядка, утв. Приказом № 320н. 

Остальные графы, к которым вы привыкли, оставляйте. Но обратите внимание на особенности работы с ними.

Дата приема на работу или заполнения трудовой либо вкладыша. Не пишите просто дату приема, обязательно оставьте и второй вариант даты. Это дата, когда заполняете трудовую книжку или вкладыш. Дело в том, что для сотрудников, которым вы сами заводите трудовую книжку, даты будут другими. Да-да, право потребовать новую бумажную трудовую у сотрудников осталось, если они потеряли свою трудовую, которую им завели до 2021 года, ст. 65 ТК. Закон требует, чтобы вы вели трудовые книжки на тех, кто отработает в компании больше пяти дней, ст. 66 ТК, п. 2 Порядка, утв. Приказом № 320н. То есть оформить новую трудовую в день приема на работу будет ошибкой. Вкладыш в трудовую книжку можно оформить как в день, когда в трудовую не поместилась запись, так и позже в течение пяти рабочих дней. Поскольку именно пять рабочих дней есть у вас, чтобы внести в бумажную трудовую любую другую запись, кроме записей о приеме и об увольнении. Последнюю запись вносите в день увольнения и верните трудовую сотруднику, ст. 84.1 ТК, п. 9 Порядка, утв. Приказом № 320н.

Фамилия, имя и отчество сотрудника. Советуем выделить три отдельные графы. Вписывать в одну графу Ф. И. О. сотрудника неудобно — вечно не хватает места, да и выглядит неопрятно.

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. Эту графу обязательно оставляйте. Так найти документ проще  В трудовых книжках образца 1938 года серии и номера нет, постановление СНК СССР от 20.12.1938 № 1320. Если к вам пришел сотрудник с такой трудовой книжкой, напишите в графе фразу «без серии и номера» или поставьте прочерк. Обратите внимание, трудовая книжка без серии и номера действительна, только если работнику ее оформили в период с 15 января 1939 года по 31 декабря 1974 года. После этой даты завести трудовую на старом бланке нельзя, так как утвердили новые, постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656. Поэтому, если к вам пришел работник с такой трудовой, посоветуйте ему оформить дубликат, так как принять недействительную трудовую нельзя.

Получено за заполненные бланки. Эту графу оставляйте, если берете у сотрудников деньги за бланки, которые им выдаете, — новые правила тоже позволяют это делать. Исключение — новый бланк выдают бесплатно, если трудовую испортил кадровик, когда заполнял его при приеме на работу, п. 41, 45 Порядка, утв. Приказом № 320н. Большинство работодателей не берут с сотрудников деньги за бланки. Просто закупают и используют их как канцтовары. Это позволяет не оформлять лишние документы. Поэтому здесь смотрите сами. Если берете деньги за бланки с сотрудников, графу оставляйте, если нет — исключайте.