Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

Какие документы хранить в оперативном порядке?

Подскажите, пожалуйста, как определить, какие документы в отделе кадров подлежат оперативному хранению?

Под оперативным хранением следует понимать хранение документов в процессе их исполнения. Также оперативным считается хранение исполненных документов до проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение в архив¹. Документами оперативного хранения являются документы, образующиеся в текущей деятельности кадровой службы. Это различные приказы по личному составу, табели учета рабочего времени, отчеты о командировках, планы подготовки корпоративных мероприятий, служебные записки, поручения и т. п. 

Документы оперативного хранения следует вести в соответствии со сроками, установленными в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения².

Как документы формировать в дела?

Скажите, пожалуйста, можно ли формировать исполненные документы только по годам? И какими принципами следует руководствоваться при формировании документов в дела?

Формирование исполненных документов только по годам неприемлемо, так как разные документы имеют разный срок хранения. Это и есть основной принцип, на основании которого документы объединяются в дела. По общему правилу исполненные документы группируются в дела, прежде всего, в соответствии с их видом, а потом уже по хронологии.

Например, уставы, положения и инструкции группируются вместе с распорядительными документами (приказами), которыми утверждены и введены в действие, так как являются приложениями к ним.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, так как сроки их хранения существенно отличаются³. При этом документы, являющиеся основаниями (заявления, справки) к приказам по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников.

Утвержденные документы, например, планы и отчеты, необходимо хранить отдельно от их проектов. Так как плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, а не по времени их составления.

Такая система формирования дел позволяет быстро ориентироваться в документах и предотвратить их утерю, что не допустимо в кадровой службе.

Комментарий юриста

Альберт АБДРАШИТОВ,

юрисконсульт по кадрам ООО «УзДЭУ Авто-Уфа» (Республика Башкортостан, г. Уфа):

– В результате небрежного обращения с документами, в частности, из-за нарушения порядка и сроков хранения часто происходит их утрата. Следует помнить, что в соответствии с законодательством ответственность может наступить только в отношении виновного сотрудника, на которого приказом или должностной инструкцией возложена обязанность по оперативному хранению документов. Обратите внимание, что с 1 января 2010 года ужесточается административная ответственность за нарушения законодательства в сфере хранения документов. В частности, в акцио нерных обществах неисполнение обязанностей по хранению документов общества, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов сможет повлечь наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей*.

Кроме того, следует помнить, что ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят к поражению работодателя в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений трудового законодательства.

* Статья 13.25 КоАП РФ.

Как хранить документы разных структурных подразделений?

В нашей компании структура департамента по управлению персоналом состоит из отдела кадров и отдела по работе с персоналом. Подскажите, как организовать хранение документов, если структурных подразделений несколько, и как собрать все документы воедино, когда наступит время сдавать их в архив?

В вашей ситуации можно прописать правила хранения документов в Положении о департаменте по управлению персоналом. Например, в разделе Положения «Хранение документов» определить правила хранения документов департамента в целом и правила хранения документов в структурных подразделениях департамента (в отделе кадров и в отделе персонала).

Также следует определить порядок разработки и использования номенклатуры дел⁴ и указать, кто несет ответственность за сохранность документов департамента в целом и в структурных подразделениях в частности. Обратите внимание, что уже исполненные кадровые документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел, но до момента передачи в архив должны храниться в том структурном подразделении департамента, где созданы. Когда срок оперативного хранения истечет, и придет время сдавать дела в архив или на уничтожение, лицо, ответственное за хранение документов структурных подразделений департамента, должно передать их в экспертную комиссию для экспертизы ценности. Этот момент также следует зафиксировать в Положении о департаменте по управлению персоналом. 

Следует помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января календарного года и должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий⁵.

Какие реквизиты обязательно включать в номенклатуру дел?

Я недавно работаю в компании. До моего прихода порядка в отделе кадров не было: все документы хранились в одном общем шкафу. Сейчас я планирую организовать надежную систему хранения документов и, в частности, составить для этого номенклатуру дел. Подскажите, пожалуйста, какие реквизиты документов обязательно следует включать в номенклатуру дел?

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя определенные реквизиты документов.

Обратите внимание, что при оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении. В образце - это последняя строка таблицы.

Кроме того, следует помнить, что по окончании календарного года к номенклатуре дел должны быть составлены итоговые записи о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Саму номенклатуру дел (выписку из нее) следует расположить на внутренней стороне шкафа, где хранятся документы кадровой службы, а на корешках обложек дел указать индексы дел в соответствии с номенклатурой.

Существуют ли специальные правила хранения документов для коммерческих организаций?

Я недавно возглавила отдел кадров небольшой коммерческой организации, а до этого работала в государственном учреждении. Скажите, пожалуйста, существуют ли какие-либо принципиальные особенности в порядке хранения документов коммерческой организации?

Нормативные акты, регулирующее вопросы делопроизводства, не выделяют каких-либо специальных правил для хранения кадровых документов коммерческих организаций. Все кадровые документы коммерческих фирм и государственных учреждений должны храниться в порядке и с соблюдением сроков, предусмотренных нормативными актами. Однако существуют документы, которые для государственных учреждений обязательны к исполнению, а для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Например, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти⁶.

Также следует обратить внимание на правила хранения документов по основной деятельности, ведь для компаний различных организационно-правовых форм могут быть предусмотрены свои правила. Так, например, статьей 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»⁷ предусмотрено, где должны храниться документы общества. Устав и внутренние документы общества должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином известном и доступном участникам общества месте. Обратите внимание, что аналогичные положения содержатся в законодательстве об акционерных обществах и унитарных предприятиях⁸.