Что учесть кадровику при переводе сотрудника на периодическую удаленку

В статье узнаете, что учесть, если решили установить работникам периодическую дистанционную работу. Правила о чередовании работы из офиса и дистанционной работы закрепили в трудовом законодательстве в 2021 году, хотя в некоторых организациях их применяли и ранее. Такое «наследие пандемии» и сейчас остается популярным и удобным инструментом как для работодателей, так и для самих работников. Я разобрала спорные ситуации, которые возникают в работе с такими дистанционщиками, и рассказала, как оформить документы в каждом случае, чтобы можно было решить все вопросы в пользу работодателя.

Оформите документы, которые подходят под конкретную ситуацию

Главная особенность и сложность формата периодической дистанционки в том, что работник совмещает и чередует оба режима работы: дистанционную работу и работу под контролем работодателя на стационарном рабочем месте. В связи с этим необходимо детально регулировать такой режим как на индивидуальном уровне — в дополнительном соглашении или трудовом договоре с конкретным работником, так и на коллективном — в соответствующих локальных актах работодателя.

Важно, чтобы регулирование было понятным и прозрачным, ведь чем детальнее пропишете в документах условия о работе в формате периодической удаленки, тем меньше будет риск недопонимания и конфликтов между работником и работодателем. К тому же грамотно составленные дополнительное соглашение, трудовой договор и Положение о дистанционной работе — это эффективные рычаги, чтобы воздействовать на дистанционного работника. Они помогут сохранить высокое качество его работы и дисциплину труда.

Работодатель вправе как установить сотруднику периодическую удаленку при приеме на работу, так и перевести его на нее из формата постоянной работы в офисе или на удаленке. Какие документы составить в каждой из ситуаций, смотрите в таблице.

Документы с условием про периодическую удаленку, которые нужно подписать у работника

Пропишите необходимые условия в локальном акте

По сравнению с обычными работниками, в отношении тех, кто трудится в режиме периодической удаленки, действует больше внутренних актов работодателя. Когда такие сотрудники работают дистанционно, на них распространяется действие трудового договора или допсоглашения о дистанционной работе, локального акта о дистанционной работе, а также всех ЛНА работодателя в части положений, не противоречащих трудовому договору и ЛНА о дистанционной работе. Когда же работники на периодической удаленке выходят в офис, на них распространяются все положения локальных актов, в том числе ПВТР, как на обычных офисных работников.

Положение о дистанционной работе может стать для работодателя удобным инструментом, который позволит урегулировать ее по всей компании. Поэтому несмотря на то, что Трудовой кодекс не содержит обязанности для работодателя иметь такой локальный акт, рекомендую все же не отказываться от дополнительного внутреннего инструмента. Пропишите в Положении о дистанционной работе условия о применении в организации временной периодической дистанционной работы и порядке распространения действия ЛНА работодателя, в том числе ПВТР, на «периодических дистанционщиков». Какие еще условия внести в этот локальный акт — дальше в статье.

Правила вызова в офис. Пропишите условия и порядок, по которым будете вызывать сотрудников на периодической удаленке. Определите время, за которое нужно будет оповестить работника о том, что необходимо приехать в офис. Предусмотрите перечень должностей и экстренных ситуаций, когда вызов будет возможен день в день. Перечислите случаи, когда работник будет вправе отказаться от посещения офиса. Добавьте напоминание о том, что выезд в офис для работников с периодическим форматом работы командировкой не является.

Правила вызова сотрудника в офис будут зависеть от особенностей производственных процессов в компании. Работодатель вправе урегулировать вызов временных дистанционных работников в офис в ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении к нему, ч. 3 ст. 312.4 ТК. Требований к срокам оповещения в Трудовом кодексе не предусмотрено. Но при определении данного срока рекомендую руководствоваться принципами разумности, добросовестности и соразмерности. В этом же разделе локального акта можно закрепить право сторон договориться о заключении и подписании трудового договора и допсоглашений в бумажной форме очно по месту нахождения работодателя.

Режим работы и отдыха. Если ни в трудовом договоре, ни в ЛНА не прописать режим работы, работник будет вправе установить режим рабочего времени дистанционно по своему усмотрению, ч. 2 ст. 312.4 ТК. Чтобы этого избежать, предусмотрите в Положении о дистанционной работе или трудовом договоре условие, которое будет удобно работодателю. Например, пункт следующего содержания: «Дистанционные работники, как и работники в офисе, работают с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00 по московскому времени (часовой пояс UTC 3), включая 1 (один) час перерыва на обед, не входящий в общую продолжительность рабочего времени».

Также можете продублировать в локальном акте положения из Трудового кодекса о том, что время взаимодействия работника с работодателем включается в рабочее. Помимо этого, можете прописать право работников на офлайн: «Дистанционные работники имеют право не отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия».  

Порядок направления в служебные командировки. Если решили предусмотреть особенности для случаев, когда будете направлять в командировку работников с периодическим режимом дистанционки, пропишите их в локальном акте. Либо укажите, что на них будет распространяться общий порядок для командировок.

Порядок взаимодействия работника и работодателя во время выполнения трудовой функции дистанционно. Предусмотрите условия о форме взаимодействия: по электронной почте, по телефону, через какие программы и мессенджеры. Чтобы избежать путаницы, максимально их конкретизируйте. Установите обязанность работников на периодической удаленке проверять корпоративную почту. Пропишите, с какой периодичностью они должны будут это делать. Например, один раз в два часа. Регламентируйте обязанность быть на связи в рабочее время по телефону или по программам видеосвязи.

Закрепите обязанность сотрудника информировать работодателя о технических неполадках, которые препятствуют работе. Определите порядок, по которому работник на дистанционке должен будет подтверждать то, что получил от работодателя в электронной форме юридически значимые документы.

Производительность труда. Пропишите обязанность сотрудника соблюдать нормы производительности труда во время дистанционной работы. Определите порядок, по которому он будет передавать результаты и отчеты о проделанной работе.

Порядок предоставления оборудования. Установите порядок, по которому работодатель будет предоставлять дистанционщикам оборудование, обеспечивать программами, которые необходимы для выполнения трудовой функции дистанционно. Определите порядок возмещения затрат. Если выдаете работнику ноутбук, гарнитуру, мобильный телефон или другую технику, то обязательно проведите инструктаж по правилам использования этих технических средств. А еще — инструктаж по обеспечению безопасных условий и охраны труда при работе с оборудованием.

Правила конфиденциальности при работе дистанционно. Установите следующие обязанности для всех дистанционных работников, в том числе тех, кто работает в периодическом формате:

• обеспечивать конфиденциальность информации, которую работники получают в ходе работы;
• не передавать логины и пароли от рабочего компьютера членам семьи или третьим лицам;
• исключить доступ к служебному компьютеру членов семьи и третьих лиц;
• уничтожать документы с информацией от клиентов только в офисе работодателя, в шредере;
• уведомлять работодателя о потенциальном или случившемся нарушении конфиденциальности информации.

Дополнительные основания прекращения трудового договора. Из оснований, которые установлены в статье 312.8 ТК, к «периодическим дистанционщикам» можно применить только невыход на связь без уважительной причины более двух рабочих дней подряд, ч. 1 ст. 312.8 ТК. При этом в ЛНА или трудовом договоре можно установить более длительный срок. Чтобы применить это основание с минимальными рисками, что работник сможет его обжаловать, детально пропишите порядок увольнения в Положении о дистанционной работе. Определите, что следует считать неуважительными причинами невыхода на связь с работодателем, а также что увольнение по данному основанию предполагает применение процедуры увольнения за виновные действия, предусмотренные статьями 192 и 193 ТК. Так работник будет знать, какие действия могут привести к его увольнению.

Обратите внимание, что при рассмотрении дел об увольнении по части 1 статьи 312.8 ТК суды проверяют:

• действительно ли работник не выходил на связь;
• причины невыхода на связь, в том числе добросовестность работника. Например, если у работника сломался ноутбук или не было доступа к сетевым хранилищам, которые нужны для работы, предупреждал ли он об этом работодателя всеми возможными для него способами;
• соблюден ли срок ожидания ответа. Эксперты рекомендуют начинать считать срок невыхода на связь со следующего дня после получения работником запроса;
• не нарушил ли работодатель процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности.

Внесите правки в трудовой договор

После того как детально урегулируете формат работы на периодической удаленке в локальном акте, конкретизируйте отдельные вопросы в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Определите вид дистанционной работы: «Периодическая дистанционная работа в порядке, предусмотренном частью второй статьи 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и периодов выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте».

Укажите два места выполнения трудовой функции: стационарное рабочее место, по адресу офиса, и рабочее место дистанционно — адрес регистрации либо фактический адрес проживания работника. Проверьте, откуда именно будет трудиться работник, если адреса различаются. Установите обязанность работника сообщить работодателю об изменении места выполнения трудовой функции, особенно региона.

Закрепите график посещения офиса. Периодичность явки в офис зависит от характера деятельности компании и функционала конкретного работника. Например, можно установить, что в понедельник, вторник, среду сотрудник будет работать в офисе, а в четверг и пятницу — дистанционно. Либо прописать, что по четным неделям он будет работать из офиса, по нечетным — дистанционно. Если сложно определить заранее, в какие дни работник нужен в офисе, включите в договор формулировку: «График посещения офиса составляется еженедельно непосредственным руководителем работника и доводится до сведения работника в письменной форме по электронной почте не позднее 15.00 последнего рабочего дня недели, предшествующей неделе, для которой составлялся график».

Продублируйте право работодателя при необходимости вызвать работника в офис в порядке и при условиях, предусмотренных Положением о дистанционной работе. Установите либо продублируйте режим рабочего времени и отдыха, который закрепили в Положении о дистанционной работе, и пропишите обязанность работника быть доступным для связи в рабочие часы.

Внесите информацию о контактных данных работника, по которым будете с ним взаимодействовать. Укажите: адрес корпоративной электронной почты, номер корпоративного телефона, домашний адрес для обмена документами на бумажных носителях. На случай сбоев в работе корпоративных сервисов пропишите адрес личной электронной почты работника и номер личного телефона.

Зафиксируйте, какое оборудование компания предоставит работнику для выполнения трудовой функции дистанционно. Укажите его наименование, модель, серийный номер. Если состав оборудования будет меняться, то внесите соответствующие правки в трудовой договор допсоглашением. Продублируйте в трудовом договоре основные обязанности работника, связанные с обеспечением конфиденциальности информации, которую он получит в ходе работы.

Подстрахуйтесь на случай, если понадобится вернуть работника в офис

Сотрудник, которому установили периодическую удаленку, может понадобиться в офисе. Сценарий, по которому нужно действовать, будет зависеть от условий, на которых ему установили дистанционную работу, и от того, какие документы с ним подписали. Рассмотрим две ситуации.

Перевели работника на дистант временно. В таком случае срок дистанционной работы устанавливают допсоглашением к трудовому договору. Законодатель специально выделил отдельную категорию дистанционки и подчеркнул ее временный характер. Соответственно, вернуться в офис по окончании срока, который указали в допсоглашении, будет обязанностью работника.

Отменять действие допсоглашения о временной дистанциоке отдельным документом не нужно — по истечении срока оно уже не применяется. Трудовые отношения становятся стандартными, без элементов дистанционной работы, соответственно, отсутствие работника на рабочем месте можно будет считать прогулом. А это уже основание, чтобы уволить его по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК. Предупредите сотрудника, что ему необходимо возвращаться в офис, и о правовых последствиях неявки минимум за три рабочих дня до окончания срока действия допсоглашения о переводе на временную дистанционку.

Установили обязанность работника приезжать в офис по вызову начальника. Как мы разобрались ранее, вызвать на работу на стационарное рабочее место можно только работника с комбинированным режимом работы. В локальном акте компании или трудовом договоре работника нужно установить порядок такого вызова. Также обязательно пропишите срок, за который работодатель должен будет предупредить работника о необходимости выйти в офис.

В помощь вам — график чередования работы из дома и из офиса, согласуйте его с работником заранее. График будет обязательным как для работодателя, так и для работника. Но даже если договорились о том, что по вызову работодателя работник обязан приезжать в офис, не спешите увольнять за прогул сотрудника, который до офиса все-таки не доехал. Есть риск, что если такой работник обратится в суд, то судьи признают увольнение за прогул слишком жестким наказанием и восстановят его на работе.