Сложные случаи предоставления отпуска за свой счет. Как их решить без рисков для компании
Из этой статьи узнаете безопасные решения в сложных ситуациях, когда работнику нужно предоставить отпуск без сохранения. Ошибка может стоить компании штрафа от ГИТ или проигрыша в суде и необходимости произвести ему незапланированные выплаты. Прочитайте, чтобы выяснить, можно ли делить неоплачиваемый отпуск на части, прекращать его досрочно, и когда требовать от работника документы, подтверждающие его право на отпуск.
1. Работник обратился за отпуском, а документы не представил
В общем случае, чтобы оформить отпуск за свой счет, нужны два документа — заявление сотрудника на отпуск и приказ. Обосновывать семейные обстоятельства и иные уважительные причины документами сотрудник не обязан, ч. 1 ст. 128 ТК. Описывать причины в заявлении тоже не обязательно, но работник может сделать это по желанию. Однако в его интересах хотя бы устно сообщить работодателю, зачем ему нужен отпуск. Ведь решение, разрешить сотруднику уйти в отпуск или нет, зависит от того, признает ли работодатель основания для отпуска уважительными.
Если же работник имеет право на отпуск по закону, он должен подтвердить его документами, ч. 2 ст. 128 ТК. Инвалид, например, может принести справку об инвалидности, пенсионер — пенсионное удостоверение и т. д. Не требуйте документы при каждом обращении за отпуском, если речь идет об обстоятельствах, которые уже не изменятся или имеют длительный период действия. Например, пенсионеру достаточно показать удостоверение при первом обращении. Его статус уже не поменяется. Инвалиду нужно предоставлять новую справку каждый раз, когда ему продлевают инвалидность.
Если работник, не приложит к заявлению документ, подтверждающий право на отпуск, в просьбе можете отказать или предоставить отпуск меньшей продолжительности по договоренности с работником, если его отсутствие неблагоприятно скажется на работе. Учтите, что иногда сотрудник не может принести документ до отпуска по объективным причинам. Например, свидетельство о заключении брака. В этом случае предоставляйте отпуск и просите донести документ позже. В каждом конкретном случае решайте вопрос индивидуально. Иногда лучше пойти навстречу работнику и предоставить отпуск, чем создавать конфликтную ситуацию. Ведь отпуск неоплачиваемый, а значит, компания финансовые затраты не несет.
2. Работник хочет разделить отпуск на части
Закон разрешает некоторым работникам брать довольно длительный отпуск за свой счет. Инвалид, например, может отдыхать до 60 календарных дней в году, ветеран боевых действий — до 35 дней, ч. 2 ст. 128 ТК, подп. 4 п. 2 ст. 16 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ. И конечно, у работника может возникнуть желание использовать его частями. Можно ли делить отпуск, или в просьбе работника нужно отказать — вопрос спорный.
Специалисты Минтруда считают, что использовать частями можно только отпуск без сохранения зарплаты, который установили колдоговором, для ухода за детьми или инвалидами первой группы, поскольку это прямо прописано в статье 263 ТК. В остальных случаях в просьбе разделить неоплачиваемый отпуск работнику нужно отказать, письмо Минтруда от 29.10.2020 № 14-2/ООГ-16464. Эксперты Роструда с этим не согласны. Так, на вопрос, можно ли отказать пенсионеру, который хочет взять отпуск за свой счет двумя частями, если в локальном акте прописали, что такой отпуск предоставляется раз в год без возможности разделения на части, на сайте Онлайнинспекция.рф специалисты Роструда ответили следующее.
Работодатель должен предоставить работающему пенсионеру отпуск без сохранения зарплаты до 14 календарных дней в году, ч. 2 ст. 128 ТК. Эта норма не устанавливает право работодателя определять период времени и продолжительность такого отпуска, а лишь указывает на обязанность его предоставить. Следовательно, отказ разделить неоплачиваемый отпуск на части нарушает права работника. Локальные акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным законом, ч. 4 ст. 8 ТК.
Аналогичную позицию высказал Саратовский областной суд в апелляционном определении от 28.06.2018 № 33-4712/2018. Поэтому, если работник хочет разделить на части отпуск без оплаты, гарантированный законом, безопаснее удовлетворить его просьбу. Договоритесь с работником о варианте, который устроит и его, и компанию. Определите подходящие даты и продолжительность частей отпуска и попросите указать их в заявлении.
3. Работник требует прекратить отпуск досрочно
Закон не устанавливает порядок досрочного выхода работника из отпуска без сохранения зарплаты, но и не запрещает это делать. Специалисты Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф разъяснили, что прервать отпуск за свой счет работник может только по согласованию с работодателем, вопрос от 20.04.2016 № 71036. Это касается не только случаев, когда работник берет отпуск с согласия работодателя, но и когда работодатель обязан предоставить его по закону. Поэтому досрочно выйти на работу из неоплачиваемого отпуска без согласия работодателя сотрудник не вправе. У судов позиция иная. Отказ работодателя прервать отпуск без сохранения зарплаты по заявлению сотрудника они считают незаконным, так как в этом случае работодатель лишает сотрудника права на труд и вознаграждения за работу.
Пример
Если не хотите спорить с работником в суде и оплачивать время, пока он вынужденно не работал, не отказывайте ему в досрочном выходе из отпуска. Чтобы прервать отпуск, на основании заявления сотрудника издайте приказ о досрочном прекращении неоплачиваемого отпуска в произвольной форме. Сведения об этом внесите в карточку № Т-2, если продолжаете их вести. Образцы заявления о досрочном прекращении отпуска за свой счет и приказа скачайте в конце статьи.
4. Работник просит предоставить отпуск на несколько часов
Для отпуска без сохранения заработной платы нет минимальной продолжительности, а также нет требования предоставлять его именно в днях. Поэтому работник может взять отпуск за свой счет любой продолжительности, о которой договорится с работодателем, а если отпуск просит сотрудник, которому нельзя отказать — на любой срок в пределах продолжительности, установленной в законе, в том числе в часах. Такие разъяснения дали специалисты Роструда в письме от 01.09.2023 № ПГ/18132-6-1. Суды с такой позицией согласны, определение Архангельского областного суда от 24.09.2018 № 33-5791/2018.
Следовательно, если работник просит отпустить его на несколько часов, и руководитель не против либо не вправе отказать сотруднику, оформите приказ об отпуске на несколько часов. Если используете унифицированную форму приказа № Т-6, добавьте дополнительные строки, чтобы можно было указать количество часов отпуска и периода нахождения в отпуске. Образец такой формы скачайте в конце статьи.
В табеле учета рабочего времени в день отпуска без сохранения зарплаты на несколько часов отразите фактически отработанное время. Например, если сотрудник из восьми часов рабочего дня отсутствовал три часа, то эти три часа отражают в табеле буквенным кодом «ДО» или цифровым «16», а пять рабочих часов — буквенным кодом «Я» или цифровым «01». Работу сотрудника в этот день оплатите пропорционально отработанным часам по табелю, ч. 1 ст. 93 ТК.
