Решения для трех проблем, которые возникают, когда нужно предложить сотруднику вакансии перед увольнением

В этой статье я поделюсь рекомендациями, как избежать проблем в ситуациях, когда работнику надо предложить вакансию. Помимо сокращений и изменений условий договора по инициативе работодателя, такая необходимость возникает из-за проблем работника со здоровьем. Это может произойти неожиданно, поэтому лучше подготовить план действий заранее. На примерах из судебной практики покажу, какие ошибки ваших коллег приводили к тому, что судьи восстанавливали уволенных на работе, и объясню, как минимизировать риски.

Оформить предложение вакансии

Предложение вакансий, если они есть в компании, — обязательный этап увольнения в ряде случаев. В каких именно ситуациях возникает такая необходимость, поможет разобраться таблица в конце статьи. Если работник оспорит увольнение, суд проверит, соблюдал ли работодатель процедуру. Обнаружит ошибку — гарантированно восстановит сотрудника в должности. Поэтому важно иметь доказательства того, что вы действовали законно.

В чем проблема. В законе требований к форме предложения нет, но необходимо составить его письменно. Иначе у вас не останется доказательств того, что вы действительно предлагали работнику вакансии. Стандартов по содержанию уведомления тоже нет. Есть только общее правило: должности, которые вы предлагаете, должны соответствовать образованию и опыту работы сотрудника, а также подходить ему по состоянию здоровья. Кроме того, необходимо предложить все нижестоящие, нижеоплачиваемые должности.

Как решить проблему. Во всех случаях, когда вам нужно предложить работнику вакансию, оформляйте запрос письменно. Вручите предложение должностей на бумажном носителе под подпись или, если ввели в организации ЭДО, направьте в электронном виде. Об отсутствии подходящих должностей также рекомендуем уведомить работника письменно. Это поможет доказать, что вы не предложили вакансии не потому, что забыли это сделать, а из-за их отсутствия. Достоверность этой информации судьи проверят при помощи штатного расписания в период, когда вы увольняли работника.

Мы рекомендуем при наличии вакансий указывать в уведомлении максимум информации: наименование, основные должностные обязанности, размер оклада, требования к квалификации и состоянию здоровья кандидата. Подробное описание вакансии докажет вашу лояльность к работнику и готовность устроить его на одну из должностей. Чтобы не усложнять документ, в основной части уведомления о вакансиях оставьте только указание на наименование должности. Всю остальную информацию вынесите в приложение к уведомлению. В таком случае обязательно сделайте в уведомлении ссылку на приложение.

Оформите уведомление в двух экземплярах. Один отдайте работнику, на втором получите его подпись о получения уведомления на руки. Если сотрудник отказывается получить запрос, прочитайте его вслух в присутствии свидетелей и составьте об этом акт. Как направить предложение в ситуации, когда работник вообще не является за ним, узнаете дальше.

Направить уведомление сотруднику, который не получает его лично

Часто необходимость предложить работнику вакансии возникает в ситуации, когда работник в этом не заинтересован. Например, он хочет сорвать сокращение или отказался работать в новых условиях. В этом случае сотрудник всячески уклоняется от получения вакансий, чтобы не дать работодателю провести процедуру.

В чем проблема. Если работник не является в офис, чтобы можно было вручить ему уведомление или зачитать его вслух, документ надо отправить по почте. Но часто у работодателя есть только адрес регистрации, а живет сотрудник в другом месте. Некоторые работодатели решают, что в этом случае ничего отправлять не надо. Чаще — отправляют по известному адресу, но письмо до работника не доходит.

Как решить проблему. Обязательно отправьте уведомление по адресу регистрации работника. Его вы точно знаете, так как работник при трудоустройстве предъявляет паспорт, ч. 1 ст. 65 ТК. Если ведете на работника карточку Т-2, в ней данные тоже есть. В большинстве случаев письма по адресу прописки будет достаточно, чтобы доказать, что вы пытались ознакомить с предложением работника, который отказывается его получить лично.

Лучше, если у вас будет возможность направить предложение еще и по фактическому адресу. Но возникает проблема. У работодателя нет обязанности знать фактический адрес работника, более того — нет права интересоваться его личной жизнью. Работник тоже не должен отчитываться вам о месте жительства и актуальном адресе для корреспонденции. В этой ситуации есть два выхода.

Первое решение — прописать фактический адрес или адрес для корреспонденции в трудовом договоре. Например, в разделе «реквизиты сторон». Это особенно актуально, если вы видите, что работник зарегистрирован не в том городе, где он исполняет свои обязанности и очевидно, живет постоянно. Также в договоре можно закрепить обязанность работника сообщать об изменении адреса. Суды учитывают условия трудового договора, если вы закрепили в нем место жительства работника, решение Кунцевского районного суда Москвы от 30.06.2023 по делу № 2-2938/2023. Но учтите, что есть и риск — вас могут обвинить во вторжении в личную жизнь сотрудника, и придется свое требование обосновывать.

Второе решение — направить уведомление по электронной почте. Судьи стали чаще учитывать документы, которыми стороны обмениваются в электронном виде, определение Седьмого КСОЮ от 13.09.2022 № 88-14074/2022. Но в случае спора судьи проверяют три обстоятельства. Первое — предусмотрели ли в ЛНА компании и договоре с конкретным работником возможность переписки по электронной почте. Второе — принадлежал ли адрес, по которому работодатель отправил документы, этому работнику. Третье — получил ли работник уведомление. Если введете электронный документооборот, сможете установить обязанность работника читать письма в течение определенного периода. По истечении этого срока будете считать сообщение полученным.

Оптимальный вариант — сочетать все способы информирования работника. Обязательно отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении на адрес регистрации или тот, на который работник попросил отправлять почту. В большинстве случаев этого достаточно, чтобы судьи признали, что вы выполнили обязанность предложить вакансии, определение Второго КСОЮ от 02.03.2021 № 88-3462/2021. Даже если работник не пойдет за письмом на почту, по истечении срока хранения оно будет считаться полученным.

По возможности направьте работнику запрос по электронной почте, телефону или в мессенджере, если используете такой способ коммуникации с работником. Так вы докажете, что сделали все возможное, чтобы не нарушить процедуру увольнения.

Выбрать вакансию, которая подходит работнику по состоянию здоровья

Важное требование к вакансиям, которые вы предлагаете работникам, — они должны подходить им по состоянию здоровья. Особенно это важно, когда работник по заключению врача не может продолжать работать на своей должности.

В чем проблема. Две самые распространенные ошибки кадровиков — либо вообще не предлагают вакансии, чтобы поскорее избавиться от проблемного сотрудника, либо предлагают все должности подряд. Часто на самом деле кадровик все этапы процедуры выполняет, но из-за промахов в оформлении документов не может этого доказать.

Как решить проблему. Если получили медицинское заключение о том, что работник не может дальше выполнять свои обязанности, действуйте по алгоритму. Сразу отстраните сотрудника от работы. Сделать это нужно, чтобы не было периода, когда работник трудится на должности, которая ему противопоказана, абз. 5 ч. 1 ст. 76 ТК. Затем изучите медицинское заключение. Сравните функции работника, класс условий труда и другие факторы, которые влияют на труд работника, с противопоказаниями по состоянию здоровья и рекомендациями о доступных видах труда.

Проверьте, есть ли в штатном расписании вакансии, которые можно предложить работнику с учетом его образования, опыта работы и состояния здоровья. Зафиксируйте результаты проверки и анализа. Это можно сделать в форме протокола. Прикрепите к нему копию штатного расписания организации по состоянию на день проверки. Дальше возникают два варианта. По какому пути идти, зависит от того, есть ли в компании подходящие для работника должности.

Если в компании есть хотя бы одна подходящая работнику вакансия, направьте работнику предложение занять одну из них. Если в медзаключении указано, что сотрудник не сможет выполнять свои обязанности более четырех месяцев, предупредите его, что в случае отказа от перевода его уволят, п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК. Если этот срок меньше, на весь период нужно будет сохранить за работником должность, но без зарплаты.

После того как предложили работнику вакансию, получите от него письменное решение. Если он отказывается его дать, зафиксируйте ответ актом в присутствии свидетелей. Если подходящих должностей нет, письменно уведомьте об этом работника. Дальше — алгоритм тот же, что и в случае отказа сотрудника от вакансии.

Если приходится уволить работника, проверьте, успеете ли провести в этот же день окончательный расчет и подготовить кадровые документы. Выплатите работнику выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка, абз. 2 ч. 7 ст. 178 ТК. Если коллективным договором или другими актами установлен более высокий размер выплаты, учитывайте внутренние правила.

Важный нюанс — если работник сам просит о переводе на какую-то должность, проверьте, может ли он по объективным критериям ее занять. Нельзя отказать ему только на основании того, что эту вакансию вы не предлагали. Получите такую просьбу — составьте отдельный протокол с выводом о том, подходит ли работнику должность. Если подходит, оформите перевод. Иначе судьи посчитают увольнение незаконным, определение Первого КСОЮ от 06.12.2021 № 88-27566/2021.

В каких случаях работодатель предлагает работнику вакантные должности