Три ситуации с бланком трудовой книжки 2023 года, которые должны насторожить кадровика
В статье узнаете, на что обращать внимание, когда принимаете от нового сотрудника трудовую книжку. Из-за того, что с января 2023-го в продажу поступили бланки нового образца, вы можете столкнуться с ситуацией, когда новичок пытается ввести вас в заблуждение и с его трудовой не все в порядке.
Несмотря на то, что работодатель не обязан проверять, настоящую трудовую принес сотрудник при приеме на работу или поддельную, лучше перестраховаться. Есть риск, что из-за фальшивки сотруднику переплатят больничное пособие и компании придется возвращать деньги СФР. Чтобы избежать лишних расходов, проверяйте трудовые книжки при приеме на работу хотя бы визуально. Подробнее, на что обращать внимание, — в материале.
В трудовой нового образца есть информация о стаже до 2023 года
Когда принимаете от сотрудника трудовую книжку, обращайте внимание на информацию о стаже работы, которую в нее внесли предыдущие работодатели. Если обнаружите в бланке записи о работе до 2023 года, и в нем не указано, что это дубликат, большая вероятность, что перед вами подделка. Ведь книжки нового образца действуют с января 2023 года.
Если сотрудник станет ссылаться на то, что информация о стаже до 2023 года появилась в новом бланке, так как он потерял свою трудовую книжку, — варианта два. Либо он говорит неправду, либо кадровик с его прежнего места работы неверно оформил дубликат. При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы трудовой книжки необходимо делать надпись: «Дубликат».
Чтобы не пришлось решать проблемы с пособиями работника и возмещать их СФР, направьте сотрудника к прежнему работодателю, чтобы тот оформил дубликат корректно. Выдать дубликат сотруднику должны будут в течение 15 рабочих дней, п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее — Порядок № 320н. Сотрудник может отказаться идти к предыдущему работодателю, чтобы оформить дубликат. Объясните, что в такой ситуации у вас нет возможности учесть периоды его работы до того, как он пришел к вам в компанию, при расчете стажа для пособий.
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже, ч. 1 ст. 66 ТК, п. 9 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н. Если ее нет, стаж можно подтвердить, например, трудовым договором или копией приказа, п. 11 Правил, утв. постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015. Или справкой СТД-СФР, письмо Минтруда от 22.05.2023 № 14-6/ООГ-3574.
Кандидат с опытом работы принес новый бланк трудовой вместо дубликата
Подозрительной также выглядит ситуация, когда сотрудник приносит новый бланк трудовой с одной записью о непродолжительном периоде работы в 2023 году. При этом он рассказывал на собеседовании или по его виду можно предположить, что он еще где-то работал и его трудовой стаж явно дольше, чем с начала 2023 года. Тут противоречий закону нет — если он потерял трудовую, то вместо того, чтобы оформлять ее дубликат, мог написать новому работодателю, у которого трудился до того, как пришел к вам, заявление с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, ч. 5 ст. 65 ТК.
Но в таком случае есть вероятность, что один из предыдущих работодателей уволил его по своей инициативе, например, за проступок. И новый бланк вместо дубликата сотрудник завел, чтобы скрыть информацию, которая характеризует его как недобросовестного работника.
Если сомневаетесь, что кандидат на должность надежный, можете предложить ему принести справку по форме СТД-СФР. Объясните, что получить ее достаточно просто — можно сделать это через личный кабинет на Госуслугах. Если откажется предоставить справку и сошлется, например, на то, что не умеет пользоваться Госуслугами, скачивать с сервиса документы или у него нет на это времени, это повод задуматься, не скрывает ли он какие-то важные факты о своей биографии.
Если новый сотрудник предоставит при приеме на работу незаполненный новый бланк трудовой книжки и попросит оформить документ, принять такой документ вы не вправе. Дело в том, что официально трудовые продают только работодателям, причем список распространителей закрытый, п. 6 Порядка, утв. приказом Минфина от 08.04.2005 № 55н. А покупать трудовые книжки, например, в канцелярских магазинах или газетных киосках запрещено.
Как проверить трудовую книжку работника на подлинность
Чтобы убедиться, что новичок не предоставил вам подделку, сверьте персональные данные сотрудника на титульном листе трудовой книжки с паспортом. Убедитесь, что нет расхождений в фамилии, имени и отчестве, а также в дате рождения сотрудника. Если не сходится хотя бы одна буква или цифра, у вас в руках, возможно, подделка. В этом случае рекомендуем попросить сотрудника подтвердить стаж работы другими документами. Например, справкой СТД-СФР, трудовыми договорами, заверенными копиями кадровых приказов и т. д.
Обратите внимание на дату выдачи трудовой. Если бланк образца 2004 года выдали раньше 1 января 2004 года — это подделка. Если бланк 1974 года выдали сотруднику после 2004-го, его принимать тоже нельзя. Это может быть и не подделка, но работодатель нарушил закон, когда не уничтожил устаревшие бланки, а продолжил их выдавать после 2004 года.
Сверьте серию бланка трудовой книжки с годом, когда его выдали работнику. Если бланк напечатали в 2014-м, у него должна быть серия ТК-IV или ТК-V. Выдавать бланк серии 2014 года можно и сейчас, а вот выдать бланк трудовой книжки этой серии, скажем, в 2012 году работодатель не мог. Такие бланки на тот момент Гознак еще не печатал. Информация о сериях трудовых книжек и вкладышей — в таблице в конце статьи.
Бланки трудовых 2023 года защищают от подделок по новым правилам, приказ Минфина от 29.09.2020 № 217н. То, что бланк фальшивый, подтвердят лишние пробельные участки в нем, не пропечатанные элементы изображения или текста, видимые различия по цвету в экземплярах одного тиража. Под ультрафиолетом не должно быть видно голубого свечения, но должны быть различимы водяной знак и как минимум два вида защитных волокон.
В трудовую книжку новичка не вшит вкладыш
Наши читатели пишут в редакцию о следующей ситуации: сотрудник предоставляет при приеме на работу новую трудовую с вкладышем, который не вшит в нее. Многие видят такую ситуацию подозрительной. Спешим успокоить: в этом нет ничего противозаконного — новый порядок не требует вшивать вкладыш в трудовую книжку, п. 32, 33 Порядка № 320н.
Такое правило действовало раньше, п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Сейчас при выдаче вкладыша нужно поставить на титульном листе трудовой книжки штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша. Проверьте этот реквизит в трудовой новичка. Проставлять такую запись надо при выдаче каждого последующего вкладыша, если придется их заводить. А если на титульном листе закончится место, то, чтобы вносить отметку о выдаче последующего вкладыша, ее следует сделать на титульном листе первого вкладыша.
Если новичок предоставит вам трудовую книжку нового образца, в которую вложен или прикреплен вкладыш по старой форме, все в порядке. Так же как и в случае, когда в бланк трудовой, который изготовили до 2023 года, вложили вкладыш нового образца. Выдавать бланки трудовых книжек и вкладышей образца 2004 года работодатель вправе до тех пор, пока не закончатся их запасы. Трудовые книжки и вкладыши старого образца можно использовать без ограничения срока, п. 3 постановления Правительства «Об отдельных вопросах, связанных с трудовыми книжками...» от 24.07.2021 № 1250.
Что делать, если обнаружили, что трудовая работника — поддельная
Если поддельную трудовую книжку сотрудник предъявил вам при приеме на работу, но его вины в том, что ему оформили подделку, нет, при этом записи в трудовой он подтвердил другими документами, отказать ему в трудоустройстве нельзя. Например, о том, что предыдущий работодатель использовал недействительный бланк трудовой книжки, сотрудник, скорее всего, знать не мог. В такой ситуации заведите работнику новую трудовую книжку на основании документов, которые подтвердят стаж его работы у предыдущих работодателей, ст. 65 ТК. Если то, что сотрудник принес вам подделку, обнаружили после того, как оформили прием на работу, так же вместо поддельной книжки оформите новую. Попросите сотрудника указать в заявлении на выдачу новой трудовой, что его бланк трудовой книжки — неустановленной формы.
Работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с сотрудником из-за того, что он представил подложный документ, п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК. Но до увольнения нужно выяснить, знал ли он о факте подлога, есть ли в этом его вина, и оценить, препятствует ли поддельная трудовая работе, например, из-за требований к опыту. Если сотрудник не знал о поддельном документе или вы не пытались выяснить обстоятельства подлога, суд признает увольнение незаконным, определение Московского городского суда от 10.02.2012 № 33-4098. Если решите оформить или продлить трудовые отношения с сотрудником, который принес поддельную трудовую, ее ему нужно будет вернуть, а взамен оформить новую. Кроме того, если обнаружили, что сотрудник предоставил поддельную трудовую книжку, вы вправе сообщить об этом в полицию, ст. 327 УК.
