Что меняется в работе с сотрудниками на удаленке. Налоговые поправки, которые важно знать кадровику

В этой статье узнаете, что изменится в кадровой работе в связи с тем, что депутаты утвердили дистанционный труд из-за границы. Новые требования внесли в Налоговый кодекс, далее — НК. Они коснутся не только бухгалтерской работы, но и кадровых процедур, поэтому вам важно знать об изменениях. Эксперты юридической компании «Пепеляев Групп» Виталия Кузнецова и Юлия Захарова разобрались, как эти поправки скажутся на ваших задачах. Прочитайте статью, чтобы подготовиться к работе по новым правилам.

Работа дистанционных сотрудников из-за границы

В законе появилось упоминание о дистанционной работе из-за границы. Это может предоставить вам возможность заключать или сохранять трудовой договор с дистанционными работниками, которые уезжают за границу.

Какие правила действуют сейчас. Закон прямо не предусматривает дистанционную работу из-за границы, но и не запрещает ее. Такая работа в интересах российского работодателя имеет неопределенный статус. Многие работодатели применяют такой способ взаимодействия, но рискуют при этом получить претензии от ГИТ.

Дистанционку из-за границы считают незаконной специалисты Минтруда и Роструда, письмо Минтруда от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755, разъяснение Роструда от 21.02.2023. Трудовой кодекс не предусматривает возможности заключить трудовой договор о дистанционной работе с сотрудником, проживающим за рубежом. Ведь нормы российского законодательства действуют только внутри России, ст. 13 ТК. Кроме того, в отношении уехавших работников работодатель не может обеспечить выполнение ряда требований по охране труда. Поэтому, по мнению чиновников, дистанционка за пределами РФ нарушает требования российского законодательства, ст. 312.1, 312.7 ТК.

Известных случаев, когда работодателя оштрафовали бы за то, что его дистанционный работник трудится из-за рубежа, пока не было. Некоторые ведомства тоже не видели в этом ничего противозаконного. Например, представители Минфина не указывали, что такая работа противоречит действующему российскому законодательству, письмо Минфина от 16.09.2022 № 03-04-06/89789. Судебная практика также в большинстве случаев прямо или косвенно поддерживает и признает удаленную работу за пределами России, определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 28.03.2022 по делу № 88-6261/2022.

По каким правилам будете работать. Депутаты поддержали инициативу Минфина о дистанционной работе из-за границы, подп. «а» п. 21 ст. 2 Закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ (далее — Закон № 389-ФЗ). Поправки в ТК пока не планируются. Но если в налоговом законодательстве появится подтверждение того, что дистанционка из-за границы — это допустимо, то при использовании с сотрудниками дистанционного труда из-за границы можно будет меньше опасаться санкций со стороны ГИТ.

Нужно ли уведомлять налоговую инспекцию об отъезде работника

Юлия Захарова
Ведущий юрист компании «Пепеляев Групп»

Работник не обязан сообщать в налоговую о том, что планирует уехать за границу или уже сделал это. У работодателя тоже нет такой обязанности. При этом переезд работника за границу может повлиять на НДФЛ только при изменении его налогового статуса с резидента на нерезидента. Это происходит, когда с момента отъезда прошло 183 дня. Работодателю как налоговому агенту важно знать, каким налоговым статусом обладает работник. Исходя из этого, бухгалтер может понять, по какой ставке удерживать налог. Самому работнику эта информация тоже нужна: если у него есть в России другие доходы, например от сдачи имущества в аренду, то ставка налога с них может измениться.

Налоги с зарплаты работников, которые долго находятся за границей

Появились новые правила о том, как удерживать налог из зарплаты сотрудника, находящегося за границей. Для дистанционных работников они начнут действовать с 1 января 2024 года, для исполнителей по ГПД — с 1 января 2025 года, п. 7 ст. 13 Закона № 389-ФЗ.

Какие правила действуют сейчас. В настоящее время возникает вопрос, удерживать ли налог из зарплаты работника, который утратил статус налогового резидента России. Дистанционный работник теряет статус резидента, если он провел больше 183 дней в году вне России. Большинство экспертов считают, что у таких сотрудников вообще не надо удерживать НДФЛ. Это следует и из буквального прочтения НК. Но есть и другая позиция.

Некоторые суды считают, что дистанционщик за рубежом продолжает получать доход из России, так как работает на российского работодателя, значит, должен платить налог в 30 процентов как нерезидент. У работодателя, который удерживает меньшую сумму или вообще не перечисляет налог за такого работника в российский бюджет, могут быть проблемы, а именно придется платить штраф и пени от суммы налога, которую не удержали, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.07.2022 по делу № А42-3434/2020.

По каким правилам будете работать. Для дистанционных работников, которые утратили статус резидента, но продолжают работать в российской компании, установили специальные правила о ставке НДФЛ. Ее приравняли к ставке НДФЛ для работников — налоговых резидентов России, 13 или 15 процентов от зарплаты, в зависимости от годового дохода. Такая же ставка, 13 или 15 процентов, будет действовать для исполнителей по ГПД, если они трудятся из-за границы и используют Интернет или российскую инфраструктуру.

От вас будет зависеть, получит ли уезжающий за границу сотрудник статус дистанционного работника. А значит, и право платить налог по ставке 13 или 15 процентов. Для этого вам нужно оформить с работником трудовой договор или допсоглашение с условием о дистанционной работе. Причем дистанционка должна быть полной, а не частичной, ч. 2 ст. 312.1 ТК. Обойтись устной договоренностью или согласованием по переписке не удастся.

Можете указать в трудовом договоре, что работник трудится дистанционно не из России. Такое условие может вызвать вопросы у ГИТ, но вероятность штрафа мала. Конкретизация или ограничение региона, откуда сотрудник будет работать, поможет закрыть ряд практических проблем. Например, решить, что считать для работника командировкой и как возместить расходы на нее.

Что изменится в работе с дистанционщиком после того, как он вернется в Россию

Юлия Захарова
Ведущий юрист компании «Пепеляев Групп»

Если работник вернулся в Россию, решил уйти с дистанционной работы и выйти в офис, но пока продолжает оставаться нерезидентом, из его зарплаты нужно будет удерживать налог по ставке 30 процентов. Из «льготного» удаленщика работник превращается в обычного работника-нерезидента. В этом случае бухгалтеру понадобятся отметки в загранпаспорте сотрудника о пересечении границы, а также дополнительные соглашения о прекращении дистанционной работы.

Если работник вернулся в Россию и продолжает работать на удаленке, даже если он остается при этом нерезидентом, ничего не изменится. В этом случае ни бухгалтер, ни руководство компании может и не знать о том, что работник вернулся. Получится, что два нерезидента, находящиеся в России, будут платить налог по-разному в зависимости от характера работы. Работнику будет невыгодно возвращаться на работу в офис раньше, чем он получит статус налогового резидента — через 183 дня.

Бухгалтеру компании нужно знать ставку, по которой удерживать НДФЛ у работника. Если закон примут, даже если дистанционщик станет нерезидентом, ставка налога у него не изменится. Отчетность по НДФЛ подается в разрезе ставок налога, а не категорий работников. Главное, чтобы работник оставался дистанционным. Поэтому вам нужно будет направить бухгалтеру документ, подтверждающий дистанционный характер работы. Это трудовой договор или допсоглашение к нему. Сведения об изменении налогового статуса будут не так важны.

Возмещение дистанционщику расходов за интернет и оборудование

Станет меньше проблем с тем, как правильно компенсировать сотрудникам расходы, которые они несут в связи с дистанционной работой. Новые правила начнут действовать с 1 января 2024 года, п. 3 ст. 13 Закона № 389-ФЗ.

Какие правила действуют сейчас. В законе нет ни минимальной, ни максимальной суммы, которую работодатель должен выплачивать дистанционщику, использующему собственную технику. Правил о компенсации для работников, которые находятся за границей, тоже нет. В итоге любые расходы нужно документально подтверждать, в противном случае есть риски столкнуться с налоговыми претензиями.

Работники должны предоставлять квитанции и другие документы, которые подтвердят, что они используют такое-то оборудование и понесли вот такие расходы. На практике наладить такую регулярную работу сложно, кроме того, это нагрузка на бухгалтерию по администрированию такого процесса.

По каким правилам будете работать. Сможете возместить дистанционному работнику расходы без лишних бумаг. Для этого необходимо будет закрепить твердую сумму компенсации в размере не более 35 руб. в день в положении о дистанционной работе, коллективном или трудовом договоре. В этом случае работник не будет обязан подтверждать свои расходы документально.

Будет и второй вариант — не фиксировать условия в договоре или локальном нормативном акте, а возмещать только фактические расходы работника. В этом случае сотрудник должен будет документами подтверждать все расходы, за которые он хотел бы получить компенсацию. Например, чеками или квитанциями. Минимального или максимального предела для такой суммы возмещения в законе не будет. На практике будут сложности с тем, какими документами офисный работник сможет подтвердить расходы по использованию оборудования — смартфона, ноутбука, принтера. Поэтому возмещение в твердой сумме в большинстве случаев будет более удобным.

Удерживать налог из суммы, которую выплачиваете сотруднику в качестве компенсации расходов на дистанционную работу, не придется. На эту же сумму можно будет уменьшить прибыль организации, подлежащей налогообложению. Налоговых рисков ни у вас, ни у работника не будет, если закрепите сумму возмещения в договоре или локальном нормативном акте либо получите у работника документы, подтверждающие расходы.

Предусмотрите сумму компенсации, в пределах 35 руб. в день, например, в положении о дистанционной работе. Также можете заключить с работниками допсоглашение к трудовым договорам, чтобы включить в них условия о компенсации. Или проведите коллективные переговоры, чтобы дополнить коллективный договор. Оптимальный вариант — закрепить правила о возмещении в ЛНА. Тогда сможете корректировать правила по мере необходимости. Любое изменение трудового или коллективного договора придется согласовывать с работником или профсоюзом. Можете устанавливать разные правила для разных работников, но следите, чтобы в этом не было дискриминации.

Выбирайте подходящий способ возмещения расходов с учетом конкретных обстоятельств. В отдельных случаях все же будет удобнее возмещать работнику фактические расходы. Например, если работник использует только оргтехнику, то логичнее предусмотреть твердую сумму возмещения. А если сотрудник в большей степени использует автомобиль, то, возможно, более справедливо компенсировать фактически подтвержденные затраты: бензин, запчасти, ремонт и обслуживание, мойку. Но потребуется доказать, что сотрудник несет эти расходы именно в рабочих целях.