Инструкция, как объявлять работникам замечания и выговоры

В статье прочтете, как организовать работу с дисциплинарными взысканиями работников. Чтобы все сделать законно, часть работы лучше поручить инициатору взыскания — руководителю, который хочет наказать работника. Из материала узнаете, какие документы и аргументы помогут вам все правильно оформить.

Получите от руководителя работника служебную записку о проступке

Отдел кадров начинает расследовать дисциплинарный проступок на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором трудится провинившийся работник. Этот документ вам нужен не просто для галочки, но и для того, чтобы получить информацию о возможном нарушении работника. Чем меньше информации будет в такой записке, тем больше работы предстоит сделать кадровику. Например, если начальник не укажет, какие конкретно пункты должностной инструкции нарушил работник, эту информацию придется выяснять вам. Служебная записка должна содержать следующую информацию.

Дата совершения проступка. Без этой информации вы не сможете понять, укладываетесь ли в сроки наложения взысканий. Таких сроков два. Первый срок составляет месяц с момента, когда непосредственный руководитель узнал о проступке работника. Этот срок продлевается на время болезни или отпуска работника. Второй срок составляет шесть месяцев с момента совершения проступка. Если прошло больше времени, то применять взыскание нельзя, ч. 3 и 4 ст. 193 ТК.

Суть нарушения. Чем четче будет описано, что работник нарушил, тем легче будет оформить приказ о наложении взыскания. Ведь в нем нужно точно указать, за что наказываете работника, апелляционные определения Верховного суда Республики Дагестан от 15.10.2021 по делу № 2-399/2021, Свердловского областного суда от 21.06.2019 по делу № 33-10395/2019.

Нормативные акты, которые нарушил работник. Если работник нарушил законодательные акты или внутренние регламенты — отразите это в служебной записке. Также желательно отметить, ознакомлен работник с этим актом или нет. Если речь о таких документах, как ПВТР, то такую информацию вы и сами знаете, но, если речь идет о каких-то специфических внутренних инструкциях или регламентах, вероятнее всего, такие данные знает только руководитель подразделения.

Наличие подписанной должностной инструкции. Если все подписанные инструкции вы храните в отделе кадров, то этот пункт в шаблоне вам не нужен. Но если инструкции часто оседают у руководителя, то предусмотрите в шаблоне, чтобы он вам сообщал, есть этот документ или нет.

Чтобы упростить себе работу, вручите начальнику отдела шаблон служебной записки, который подготовила редакция. Покажите начальникам подразделений заполненный образец документа. Так руководитель на примере увидит, как заполнять служебку.

Шаблон записки утвердите у директора по персоналу или у другого уполномоченного лица. Предупредите руководителей, что нужно использовать записку только по утвержденному шаблону.

Что нужно указать в служебной записке о применении дисциплинарного взыскания

Создайте комиссию по расследованию проступка, если это необходимо

Комиссию создавайте, если такие правила действуют в вашей компании или нарушение работника требует исследования большого количества документов или опроса свидетелей.

Также создавать комиссию целесообразно на случай, если кто-то из ее членов заболеет или уйдет в отпуск. В таком случае другие члены комиссии продолжат расследование проступка.

Затребуйте у работника письменные объяснения

Затребовать письменные объяснения вправе сотрудник компании, который на это уполномочен локальным актом, трудовым договором или отдельным приказом. Обычно это директор по персоналу, начальник отдела кадров или их заместители. Также запрашивать объяснения работодатель вправе поручить начальникам отделов, в которых трудятся провинившиеся работники.

Но составлять запрос, скорее всего, поручат кадровику. В запросе укажите обстоятельства всех вмененных проступков, даты совершения проступков, положения ЛНА, которые нарушил работник. Работник должен четко понимать, какие конкретно претензии предъявляет к нему работодатель. Иначе работник заявит в суде, что работодатель помешал ему объяснить проступок.

Запрос вручите работнику под подпись на вашем экземпляре. Это избавит от проблем, если работник заявит, что запрос не получал. В случае отказа работника получить запрос зачитайте его вслух. Этот факт отразите в акте.

У работника есть два рабочих дня, чтобы предоставить письменные объяснения, ст. 192 ТК. День вручения запроса в период не входит. Например, если запрос вручили 14 февраля 2023 года, то у работника будет время дать объяснения вплоть до 16-го числа включительно. Если работник не предоставит письменные объяснения, составьте акт.

Что нужно указать в запросе о предоставлении объяснений по факту совершенного проступка

Составьте заключение по расследованию проступка

В заключении укажите, действительно ли проступки имели место и какие документы это подтверждают, например, данные пропускной системы, акты об опоздании, объяснения работника, письма клиентов. Проверьте, не истекли ли сроки на привлечение к ответственности.

Также учтите предшествующее поведение работника, его отношение к труду, обстоятельства и тяжесть проступка, ч. 5 ст. 192 ТК, п. 53 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2. Например, были ли раньше у работника взыскания, поступали ли жалобы от клиентов компании. Учтите и срок работы в компании.

Эти моменты кажутся формальными, но если их не учесть, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным, апелляционное определение Томского областного суда от 11.01.2023 по делу № 33-126/2023, 2-2151/2022, решение Дзержинского районного суда города Оренбурга от 17.01.2023 по делу № 2-443/2023(2-4374/2022).

Издайте приказ о привлечении работника к ответственности

Приказ оформите в произвольной форме. Отразите в нем нарушения работника, а также даты, когда работник их совершил. Пропишите, какие конкретно положения ЛНА нарушил работник. В качестве документов — оснований привлечения к ответственности укажите реквизиты служебной записки, акта об опоздании, запроса объяснений, письменных объяснений, заключения комиссии.

Ознакомьте работника с приказом

С приказом работника ознакомьте под подпись в течение трех рабочих дней с момента издания. В этот срок не входит время отсутствия работника на работе, ч. 6 ст. 193 ТК. Трехдневный срок на ознакомление с приказом не входит в месячный срок применения взыскания. В месячный срок важно издать сам приказ, ст. 193 ТК.

Ознакомление работника с приказом с нарушением трехдневного срока не является нарушением порядка привлечения к дисциплинарной ответственности. Тем не менее это обстоятельство влияет на сроки обращения работника в суд за защитой своего права, апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.08.2022 по делу № 33-12436/2022. Кроме того, за нарушение сроков ознакомления с приказом ГИТ вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб., решение Свердловского областного суда от 07.12.2022 по делу № 72-1353/2022.