Все статьи номера
Не прочитано
7 , Июль 2019
Документооборот
Объясните коллегам

Как знакомить с документами, чтобы у сотрудника не было повода пойти в суд

Если ознакомить сотрудника с приказом раньше, чем его подпишет директор, компанию могут оштрафовать, а приказ признать незаконным. А когда кадровик расписывается за сотрудника в документах, то рискует оказаться в суде в статусе обвиняемого. В этой статье вы найдете четкие правила, как действовать, когда знакомите работников с документами.

Подписывайте приказы и договоры сначала у директора

Кто первый ставит подпись, зависит от вида документа. Приказы, распоряжения, уведомления сначала подписывает работодатель, так как это односторонние документы и сотрудника с ними только знакомят.

Подпись руководителя подтверждает, что он согласен с содержанием документа и берет на себя обязанность сделать то, о чем кадровик написал в приказе. Например, принять человека на работу или оплатить ему отпуск. Если сначала подписали приказ у работника, значит обманули его, так как попросили подписать черновик. Если инспектор ГИТ найдет неподписанные директором приказы, на которых уже стоят подписи сотрудников об ознакомлении, компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Договоры и соглашения — документы двусторонние, ст. 5672 ТК. Они вступают в силу, только когда свои подписи поставят и сотрудник, и работодатель. Первым подписать документ может любой из них. При этом все равно удобнее подписывать трудовой договор сначала у директора или иного уполномоченного со стороны компании.

Руководителя могут не устроить отдельные пункты в договоре, например график сотрудника. Тогда вам придется согласовать с кандидатом новые условия и переделывать документ. К тому же вам в любом случае еще раз придется получать у работника подпись, что ему отдали экземпляр трудового догоора или допсоглашения.

Порядок подписи документа можете прописать в положении об отделе кадров или документообороте. До того как утвердить процедуру, оцените все риски.

Письменно фиксируйте, что работник отказался подписать документ

Когда работник отказывается подписывать документ, прочитайте текст в присутствии свидетелей и составьте акт, ч. 6 ст. 193 ТК. Присутствовать должно минимум три человека, включая кадровика. В акте укажите, что документ зачитали, и причину, по которой это было нужно, например сотрудник отказался подписать приказ.

Акт об отказе ознакомиться с приказом

 

Для отдельных документов есть особый порядок. Например, на приказе об увольнении сделайте запись: «От подписи об ознакомлении работник отказался», дальше укажите реквизиты акта, который это подтверждает. Ниже напишите свою должность, подпись с расшифровкой и дату, когда сделали запись.

Соблюдайте процедуру, в случае спора суд это проверит. Так, судья может вызвать свидетелей и спросить их, в какой день составили акт, действительно ли его прочитали вслух, присутствовал ли при этом работник и т. д.

Суд не примет акт как доказательство, если требования к составлению документа нарушили. Это будет значить, что работодатель не ознакомил сотрудника с документом. В результате кадровую процедуру, например перевод или увольнение, признают незаконной.

В одном деле компания не смогла доказать в суде, что сотрудницу справедливо уволили за прогул. Приказ ей зачитал по телефону кадровик, а в акте подписи поставили еще два сотрудника, которые в телефонном разговоре не участвовали. Суд восстановил сотрудницу в прежней должности, апелляционное определение Ростовского областного суда от 30.05.2016 по делу № 33-8952/2016.

На каких документах надо получить согласие работника
Кликните на картинку, чтобы узнать

Не расписывайтесь в документах за работника

В конфликтной ситуации не подписывайте за работника приказ о взыскании или увольнении. Рискуете оказаться в суде и стать обвиняемым по уголовному делу за подделку документов, ст. 327 УК. Графологическая экспертиза установит подделку подписи, документ в этом случае будет недействительным, сотрудника восстановят на работе.

Если конфликта не было, но сотрудник уволился и забыл подписать документ, например приказ на отпуск, кадровик может поставить подпись за него. Проверять подлинность подписи в этом случае никто не будет, но не злоупотребляйте такой возможностью.

Сроки хранения кадровых документов изменят

Скоро сроки хранения одних кадровых документов увеличат, других уменьшат. Например, хранить график отпусков нужно будет три года, а не один, как сейчас. Акты приема-передачи, составленные при смене руководителя организации, придется хранить 15 лет вместо 5. Сроки хранения проектов штатного расписания, наоборот, уменьшат с пяти до трех лет. Но сроки хранения большинства документов останутся прежними. Например, правила внутреннего трудового распорядка как и раньше надо будет держать в компании год после того как директор утвердит документ в новой редакции. Изменения связаны с тем, что Росархив подготовил проект приказа с новым перечнем типовых архивных документов и сроками их хранения. Документ заменит перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Когда в компании сохранились контакты сотрудника, свяжитесь с ним и попросите подписать документы. Можете отправить конверт с ними сотруднику с курьером или по почте. Бывает, что документов без подписи много, в этом случае не рискуйте и составьте акт о том, что обнаружили документы, которые сотрудник не подписал. В акте укажите причину, по которой невозможно устранить эту ошибку.

Акт об отсутствии подписи на приказе о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска
За несколько дней до увольнения сотрудника проверьте, чтобы он подписал все локальные акты и ознакомился с изменениями к ним.
Просмотрите приказы и уведомления, отсутствие визы сотрудника на них тоже может заинтересовать инспектора.

Кадровик может рискнуть и подделать подписи сотрудников, если стало известно о скором визите трудового инспектора, а локальные акты, утвердили задним числом. Сверять подписи в документах на соответствие инспектор ГИТ не будет. Тем не менее безопаснее наладить своевременное ознакомление сотрудников с документами. Чтобы не забыть подписать или забрать у сотрудника документ с визой, заведите табличку, в которой будете фиксировать, какие документы нужно подписать.

Даже в экстренной ситуации нельзя подписывать документы за директора. Право подписи за руководителя появится у вас, только если будет доверенность. В остальных случаях даже благие намерения будут считаться подделкой подписи, что подтвердит графологическая экспертиза.

Соблюдайте сроки ознакомления с документами

Подписывайте документы у сотрудников в сроки, которые установил закон. Для некоторых документов, например приказов о переводах и командировках, конкретные сроки в законе не прописали. Можете установить их в ПВТР, ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК. Закрепляйте разумные сроки, например, три рабочих дня с даты издания приказа.

Шпаргалку «В какие сроки знакомить сотрудника с документами»
скачайте в конце статьи
Сроки, в которые нужно знакомить сотрудника с документами

 

Когда сотрудник знакомится с приказами и дополнительными соглашениями, то ставит подпись на оригинале. С локальными актами работников знакомят одним из трех способов.

Первый способ — оформите лист ознакомления к каждому локальному акту, где сотрудники будут ставить подписи и даты ознакомления. Второй способ — заведите общий журнал. Такой способ удобен, если в организации не больше пяти локальных актов. Третий способ — сделайте приложение к трудовому договору с сотрудником. Главное, чтобы у компании было подтверждение, что сотрудника ознакомили с локальным актом в срок.

Проверяйте, что работник написал в документе 

Не спешите убирать документ в личное дело, как только сотрудник подписал его. Посмотрите, правильную ли запись сделал работник. Есть два вида записей: согласен и ознакомлен. Когда работник знакомится с документом, он ставит свою подпись, расшифровку и дату. Так он подтверждает, что прочитал текст. Подпись сотрудника должна стоять на приказах на прием, отпуск, трудовом договоре и соглашениях.

Если вы ознакомили сотрудника с документом, это не значит, что он согласен с его содержанием. Когда согласие работника с содержанием документа необходимо, а он его в письменном виде не выразил, не проводите запланированных кадровых действий. Суд признает их незаконными, постановление президиума Верховного суда Республики Мордовия от 21.08.2014 № 44-г-21, решение Фрунзенского районного суда г. Ярославля от 17.10.2018 № 12-331/2018 по делу № 12-331/2018. Так, если сотрудник ознакомился с уведомлением о переводе, это не значит, что он согласен работать в другой должности.

О том, что согласен, сотрудник может написать на уведомлении. Например, когда предлагаете сотруднику вакансии при сокращении или вынуждены перевести его по медицинским показаниям, попросите не только расписаться в уведомлении, но и написать, согласен ли он на условия, которые предлагает работодатель. Помните, работник может отказаться от ваших предложений, тогда он пишет своей рукой на документе: «не согласен».

Бывает, что согласие сотрудника нужно оформить отдельным документом, Например, банк хочет узнать, трудится ли у вас работник, чтобы принять решение о займе. Получите согласие работника, прежде чем отвечать на вопросы третьих лиц.
 

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Кто первым должен поставить подпись на приказе о приеме нового сотрудника в компанию?
работодатель
сотрудник
как решит кадровик