Все статьи номера
Не прочитано
6 , Июнь 2019
Кадровые новости
Интервью

Кадры и бухгалтерия: кто за что должен отвечать

В этой статье мы собрали вопросы, по которым кадровикам и бухгалтерам пока что не удается договориться. Высказать свою точку зрения на них попросили незаинтересованное лицо — представителя финансовой службы. Надеемся, в ответах найдете аргументы, которые помогут вам в диалоге с бухгалтерией. Ну, или заставят задуматься о том, что и в позиции коллег тоже есть разумные объяснения.
Но сначала ответьте, а кто, по-вашему, должен выполнять функции, которые мы собрали на карточках ниже. Мнение экспертов — на оборотной стороне каждой карточки. Подробности — в статье. 

Кто, по-вашему, кадровик или бухгалтер, должен выполнять эту работу?

Алина Сергеевна, сразу вопрос, по которому не перестают спорить кадры и бухгалтерия, — кто должен подавать отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ? Вы как считаете?

— Я считаю, если нормативные документы не определяют, кто в компании должен отвечать за СЗВ-М и СЗВ-стаж, то решение надо принимать исходя из того, кто ближе к нужной для отчета информации и у кого есть реальная возможность подготовить и сдать отчет. Мы распределили отчеты по отделам в зависимости от того, нужны ли в документе финансовые расчеты. В нашей ситуации СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — отчеты, которые быстрее подготовит специалист по кадрам, так как он работает непосредственно с исходными данными для них.

Так, в отчет СЗВ-СТАЖ нужно включить периоды отпуска, если работник был в очередном отпуске, а все отпускные суммы получил в предыдущем месяце. То есть взял отпуск на целый месяц и в месяце полного отпуска никаких облагаемых взносами выплат не было. Например, сотрудник ушел в отпуск с 1 по 30 июня и все отпускные получил в мае. Кадровик помнит, что работник брал отпуск, и, если данные об этом не подтянутся в отчет, заметит ошибку и исправит.

Кроме того, мы посчитали, что если СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ для Пенсионного фонда будут формировать кадры, смогут взглянуть на результат своей текущей работы в систематизированном виде. Что касается остальных отчетов, то с ними такой же принцип. Если нужны расчеты по выплатам, их делает бухгалтерия, остальные — отдел кадров. Но еще раз повторю, это выбор нашей компании. Если кто-то иначе распределит работу и это будет осознанное решение, которое учитывает ситуацию в компании, значит для той компании правильным будет оно.

А как насчет штатки? По-Вашему, это бухгалтерский или все же кадровый документ? 

— Во всех знакомых мне компаниях штатное расписание оформляет отдел кадров. Но перед тем как нести документ на подпись руководителю, кадры согласуют финансовые расчеты с бухгалтером, который отвечает за расчет заработной платы. На мой взгляд, это удачное решение. Кадровые процессы не должны идти изолированно. Успех и отсутствие ошибок возможны только в ситуации, когда кадры и бухгалтерия работают в тандеме. 

Кстати, про зарплату... Наши читатели жалуются, что иногда сотрудники просят в трудовом договоре и приказе о приеме указывать размер оклада «на руки». Что Вы на это скажете как финансовый директор? Так можно?

— Я считаю, что так делать нельзя. Укажете в трудовом договоре и приказе сумму, которую сотрудник будет получать «на руки», нарушите нормы налогового законодательства. Компания как налоговый агент платит из зарплаты сотрудника НДФЛ. Налог исчисляют из зарплаты, размер которой указан в трудовом договоре и приказе о приеме. Если прописать в этих документах зарплату «на руки», то бухгалтерия неправильно рассчитает налог. В результате компанию оштрафуют.

Еще одна претензия кадровиков к бухгалтерии за то, что грузит лишней работой. Например, требует копии приказов по личному составу и отпускам. Вы тоже считаете, что такая схема разумна, даже если в компании есть единая электронная база с информацией? 

— Конечно нет! Если в компании есть электронная база документов, то кадровику не нужно готовить копии приказов для бухгалтерии. Бухгалтер возьмет нужные документы из электронной базы. Бухгалтер по расчету зарплаты должен быть компетентным, чтобы использовать все доступные ему ресурсы, не отвлекая коллег.

Другое дело, если общей базы нет, а приказы хранят в отделе кадров. В таком случае я бы предоставила бухгалтеру доступ к оригиналам приказов. Он сам возьмет нужный документ. Боитесь, что документы потеряют — заведите журнал учета, в котором бухгалтер будет фиксировать, какой документ когда забрал, а кадровик — когда получил обратно.

Журнал учета выдачи оригиналов приказов по личному составу

С началом отпускного сезона у нас на горячей линии шквал звонков с вопросом, где написано, что приказ на отпуск надо оформлять за четыре дня до его начала. Говорят, бухгалтерия требует. Вы считаете, это правильно?

— Я считаю, что правильно, это когда организовали бизнес-процессы так, что подразделения в безавральном режиме могут делать свою работу и при этом не подставлять компанию под штраф. Когда издавать приказ на отпуск, ТК не указывает. Он требует, чтобы работнику оплатили отпуск не позднее чем за три дня до его начала. Если техническое обеспечение вашей компании позволяет в один день в рабочем режиме издать приказ на отпуск и тут же его оплатить — оформляйте за три дня до отпуска. Мы подстраховались и ввели правило, что приказ об отпуске издают за четыре календарных дня до отпуска. Кадровики согласились, что безопаснее на день раньше издать приказ, чем опоздать с отпускными и потом разбираться с работником и ГИТ. 

Что касается периодов повышенной нагрузки сотрудников бухгалтерии в отчетные периоды, то в этом вопросе их не поддержу. Считаю, что необходимости переносить расчет отпусков нет. Если все процессы в службе отлажены, то бухгалтеры должны находить время в платежные дни для расчета и выплаты запланированных отпусков работников.

Обязан ли бухгалтер проверять, правильно ли кадровик посчитал количество дней отпуска при увольнении сотрудника?

— Думаю, что каждый должен отвечать за то, что делает. Кадровик — за то, что правильно рассчитал количество дней отпуска, которые не использовал сотрудник. Бухгалтер — за размер среднего заработка для выплаты компенсации за эти дни.

Если специалист по кадрам только начинает работать, а начальник отдела по каким-то причинам сам не может его проконтролировать, первые пару недель можно попросить бухгалтера проверить корректность подсчета. Однако такая ситуация не должна стать нормой, иначе новичок привыкнет и не научится отвечать за свою работу. 

Алина Сергеевна, как Вы считаете, в какие сроки лучше всего платить первую часть зарплаты за месяц? Кто должен определить эту дату — юрист, бухгалтерия или кадровик?

— В какие даты для компании удобно и безопасно выплачивать зарплату, решают финансовый директор и главный бухгалтер. Они взвешивают все риски, учитывают нагрузку на бухгалтерию в эти дни. Главное — выплачивать зарплату с учетом правил, которые установил закон: не реже двух раз в месяц в даты, которые указали в ПВТР или трудовых договорах, и не позже чем через 15 дней, после того как закончился период, за который начислили зарплату, ч. 6. ст. 136 ТК. Если мы говорим про зарплату за первую часть месяца, то крайний срок, в который его нужно выплатить, — 30-е число текущего месяца.

Дни, в которые безопасно выплачивать зарплату

ЗарплатаМесяцЧисло месяца
За первую половину отработанного месяцаТекущий161718192021222324252627282930
Окончательный расчет по итогам месяцаСледу-
ющий
123456789101112131415

Мы стараемся найти компромисс между тем, что требуют министерства, и простотой расчета аванса для финслужбы. Кроме того, стараемся, чтобы порядок расчета был понятным для работника. Кстати, чтобы они не путались, именно поэтому в своих ПВТР прописали, что НДФЛ из аванса не вычитается, и сослались на п. 2 ст. 223 НК. 

Вычитать из аванса НДФЛ нельзя. Этот налог работодатель исчисляет в последний день месяца, за который этот доход был начислен с полной суммы зарплаты сотрудника, п. 2 ст. 223 НК. Это значит, что указанный налог бухгалтерия должна перечислять в ведомство в день выплаты зарплаты за месяц.

Как Вы относитесь к законопроектам об отмене «зарплатного рабства»1? С какими рисками, по-Вашему, столкнутся компании, если изменения примут? 

Законопроект об отмене зарплатного рабства — 
Проект закона о внесении изменения в ч. 3 ст. 136 ТК
sozd.duma.gov.ru/bill/677255-7

— В этом вопросе я бы не использовала будущее время. Компании уже расплачиваются за эти законопроекты. Причем расплачиваются в прямом смысле этого слова. Первое, что сделали банки, после того как появились законопроекты о беспрепятственной смене зарплатного банка, — ввели тарифы на переводы в пользу физических лиц. Комиссия составляет от 1 процента и выше. Даже для компании, в которой трудится 15 человек с зарплатой 50 000 руб., расходы на комиссию в месяц только с выплаты зарплаты составят около 7500 руб. А с учетом того, что комиссию приходится платить с каждой финансовой операции, например, отпускных или премии, из бюджета организации уходит еще большая сумма.

Наша компания уже столкнулась с последствиями этих законопроектов. Объяснить причину, по которой появилась комиссия, и в чем разница между обработкой платежного поручения в пользу физического и юридического лица, консультанты банков нам так и не смогли.

Но даже несмотря на комиссии, советую быть максимально лояльными к сотрудникам и принимать заявления с реквизитами разных банков, даже тех, с которыми сложно заключить соглашения по зарплатному обслуживанию. Укажите в ПВТР или положении об оплате труда сроки, в которые сотрудник должен вас уведомить, что хочет сменить банк. Бухгалтерии нужно время, чтобы уладить все формальности с банками и открепить сотрудника от зарплатного проекта. Сейчас минимальный срок — пять рабочих дней до выплаты заработной платы. Но в ближайшее время срок могут увеличить до 15 дней1.

Алина Сергеевна, как Вы считаете, у бухгалтера должен быть доступ к личным делам и трудовым книжкам сотрудников?

— Если мы говорим о компании, в которой блок кадрового делопроизводства и бухгалтерию ведут отдельные службы, то смежного доступа к личным делам и трудовым книжкам быть не должно. За сохранность персональных данных и документов работников кадровик отвечает лично. Если же проверяющий из ФСС сомневается, признавать ли расходы на выплату сотрудникам пособий, и требует показать трудовую книжку, бухгалтер может взять ее копию у кадровика. 

И последний вопрос. Скажите честно, а в вашей компании все же бывают конфликты между отделом кадров и бухгалтерией? Есть ли у Вас рецепт, как их избежать?

— Работу всех обслуживающих бизнес служб мы настраивали таким образом, чтобы минимизировать саму возможность конфликта в коллективе. Мы четко структурировали в положениях об отделах, какие задачи выполняет каждая служба. Если возникает вопрос по взаимодействию, то его решают сами участники процесса. И кадры, и бухгалтерия выполняют свою работу, уважая время и усилия друг друга.

Внутри команды мы привыкли к диалогу. Кадровик не должен уметь считать зарплату и объяснять сотрудникам, почему выплатили мало или много. Именно поэтому мы обсуждаем такие моменты, чтобы не возникла ситуация, когда кадровик проконсультировал сотрудника по зарплате и в итоге возникло недопонимание.

Справка

Алина Сергеевна ГРИБАНЕВА
Одна из основателей группы компаний Innovative People. С 2010 года занимала должность главного бухгалтера компании, а в настоящее время — финансовый директор группы.

В 2011 году окончила Финансовую академию при Правительстве РФ (Финансовый Университет).

В 2014–2015 годы прошла обучение по курсу PMI в целях выстраивания внутренних процессов проектного управления в компании.

Беседовала Ирина БОГОМОЛОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

1 Проект Федерального закона «О внесении изменения в часть третью статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации» (текст законопроекта sozd.duma.gov.ru/bill/677255-7).
Проект Федерального закона «О внесении изменений в статью 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» (текст законопроекта sozd.duma.gov.ru/bill/677227-7).