Все статьи номера
Не прочитано
5 , Май 2019
Кадровые новости
Интервью

Каких проблем ждать компаниям при переходе на электронные кадровые документы

Минтруд запускает пилотный проект по электронному кадровому документообороту с 1 января 2020 по 31 декабря 2022 года1. В прошлом году ведомство уже проводило подобный эксперимент. Что должен показать новый?

— Переход на электронный кадровый документооборот — это сложный процесс, который затронет интересы и работодателей, и сотрудников. От того, как его организуют, зависят гарантии и компенсации льготникам, работа системы социального партнерства в национальном масштабе. В этом вопросе спешить не стоит, лучше семь раз отмерить, прежде чем один раз отрезать.

За 100 лет развития трудового права сложились инструменты и механизмы, которые максимально защищают интересы работников. И реформа не должна ухудшить их положение. Поэтому новый эксперимент Минтруда на базе крупных компаний в стране оправдан. Возможно, что трехлетний срок окажется недостаточным, чтобы «обкатать», апробировать те изменения, которые нужно провести в трудовом законодательстве, кадровом делопроизводстве, в области административной ответственности. Это комплексный вопрос, который требует серьезной подготовки.

Какие на данный момент есть ключевые препятствия на пути к электронному документообороту?

— Дело в том, что трудовое право во многом осталось в советском времени. Оно все больше мешает развитию бизнеса и рынка труда. Чтобы эффективно перейти на электронный кадровый документооборот, нужно провести комплексную реформу законодательства. Вообще она проходит больше 10 лет, но постепенно. Часто это связано с изменением целых институтов. Одно из направлений — это построение национальной системы квалификации, разработка профессиональных стандартов, внедрение независимой оценки квалификации. Мы понимаем, что все эти процессы повлекут серьезные изменения в кадровом документообороте, например, в штатном расписании, содержании трудового договора и др.

Второе препятствие — это высокие штрафы за ошибки при внедрении электронного документооборота (ст. 5.27 КоАП). Растут риски работодателя, который допускает нарушения при регулировании трудовых отношений и в кадровом делопроизводстве.

С третьей стороны, настала эпоха, когда мы переходим к цифровой экономике. Это предполагает ряд изменений в законах. Сейчас на их базе невозможно подготовить цифровые алгоритмы из-за многочисленных коллизий и пробелов. В первую очередь это касается регулирования рабочего времени, времени отдыха, отпусков работников. Нет гибкости в построении графиков работы. Невозможно в рамках одного трудового договора сочетать обычную работу и дистанционный труд. И серьезное препятствие — это дороговизна квалифицированной цифровой подписи. 

Работодателям могут открыть доступ к медкартам сотрудников

Компании получат доступ к медицинским картам сотрудников. С таким заявлением выступил замминистра труда и соцзащиты Андрей ПУДОВ. Он предложил продублировать бумажную карту в электронном виде. Доступ к ней будет у работодателя, ФСС и самого работника. По мнению чиновника, это позволит следить за состоянием здоровья работников и снизить риск профессиональных заболеваний.

Глава ФСС Андрей КИГИМ отметил, что сотрудники скрывают заболевания, если знают, что работать с определенным диагнозом по должности нельзя. Когда о болезни узнает работодатель, хитрые сотрудники настаивают на том, что получили ее на работе, и требуют выплаты с компании. Электронные медкарты помогут предупредить такие схемы мошенничества.

Отметим, что сведения о здоровье относят к персональным данным, разглашать их можно только в экстренных случаях. Например, если пациент в письменном виде разрешил клинике рассказать о своей болезни его родственникам. Закон запрещает медицинским организациям передавать информацию о состоянии здоровья работников компании, в которой они трудятся, ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ.

Ассоциация предприятий компьютерных и информационных технологий обратилась в Минтруд с просьбой сократить сроки пилотного проекта, а также допустить к участию всех желающих, а не только 10 компаний. На недавней конференции Вы сказали, что не рекомендуете работодателям участвовать в этом пилотном проекте. Почему?

— Чтобы ответить на вопрос, участвовать в эксперименте или нет, надо понимать, где мы сейчас находимся с точки зрения развития законодательства. Узнать, насколько сами работодатели готовы к переходу на электронный документооборот. Оценить готовность персонала, технических служб, наличие бюджета, которые позволят принять участие в пилотном проекте.

Компаниям нужно хорошо подумать, готовы ли они сейчас перейти на новую систему даже в порядке эксперимента. Потому что при частом изменении законов будет необходимо постоянно менять систему электронного документооборота на локальном уровне. Для работодателя это может оказаться и очень трудоемко, и очень дорого. Поэтому тем, кто не готов инвестировать серьезные материальные, человеческие, временные ресурсы и нести затраты, на данном этапе стоит воздержаться от участия в эксперименте.

После первого эксперимента представитель одной компании-участника сообщил нашему журналу, что сотрудники отказывались заключать трудовые договоры в электронной форме. На Ваш взгляд, удастся ли без конфликтов приучить работников к новым изменениям?

— Любые глобальные изменения требуют серьезной подготовки, в том числе, в сфере просвещения обеих сторон трудовых отношений. Они должны понимать смысл этих изменений и свои риски. Страхи никогда не исчезают сами по себе. С ними нужно работать, и это задача не только служб персонала, но и органов государственной власти. Нет ничего страшного ни в электронной трудовой книжке, ни в электронном трудовом договоре. Если эти документы оформлять правильно, в том числе, в ряде случаев применять квалифицированную цифровую подпись, а работники будут хранить распечатки своих документов, то риски минимальны. Современные технологии таковы, что документы не потеряются. Само внедрение технологии блокчейн предполагает, что данная информация защищена в высокой степени. А бумажный носитель может сгореть, его можно залить водой и т. д.

Работодатель в итоге сможет выбрать — переходить на новые технологии или нет?

— Есть три подхода к внедрению электронного кадрового документооборота. Первый — решение перейти на новые технологии работодатель принимает сам. Этот подход я считаю наиболее верным. Ведь только компания знает свои возможности и ресурсы, которые она может вложить в эту трансформацию.

Второй подход предполагает длительный переходный период, когда нужно будет вести одновременно и электронный, и бумажный документооборот. На мой взгляд, такое решение не рационально. С одной стороны, это комфортно для сотрудников, оно будет их успокаивать. А с другой — работодатель будет нести двойную нагрузку, расходы на дополнительных сотрудников службы персонала.

Третий подход я вовсе считаю трудоемким и малоэффективным. Его суть в том, чтобы дать право работникам выбирать, какой документ они хотят получать в электронном виде, а какой в бумажном. В итоге может возникнуть ситуация, когда у компании 1000 работников и, соответственно, 1000 самостоятельных документооборотов, адаптированных под каждого из них.

ПФР перевел в электронный вид все трудовые книжки россиян

Пенсионный фонд внес в электронную базу информацию о приемах, переводах и увольнениях сотрудников всех компаний. С 1 января 2020 года работодатели начнут передавать сведения о работнике в информационную систему ПФР. Сотрудники смогут в любое время видеть записи, которые вносит работодатель, а при приеме направлять кадровикам свои данные в электронном виде. Больше не придется выдавать работникам оригинал трудовой для назначения пенсии. Кадровику нужно будет только отправить в ПФР информацию о работе сотрудника.

Давайте поговорим об отмене бумажной трудовой книжки. Пенсионный фонд заявил, что информационные системы доработают до конца года. Насколько мы готовы к этому переходу на самом деле?

— Переход на электронную трудовую книжку, с одной стороны, самый простой элемент реформы электронного кадрового документооборота. Потому что, по сути, у нас всех уже много лет есть этот электронный документ. Те данные, которые передают в Пенсионный фонд о нашем месте работы, мы видим, в том числе, в своих личных кабинетах. Это объективные данные, и нет никаких сложностей ни с технической точки зрения, ни с точки зрения подготовки самой системы в государственном масштабе к такому переходу.

Вопросы возникнут там, где мы их сейчас не ждем. Кто и как будет получать доступ к данным из электронной трудовой книжки? Как компания будет вносить изменения, в том числе в тех случаях, когда суд примет решение восстановить сотрудника на прежнем месте работы? Мы столкнемся с ситуацией, когда каждый человек станет абсолютно прозрачным перед работодателем в течение всей своей профессиональной деятельности. Это случай, когда электронную трудовую книжку не потерять — она никуда не исчезнет, будет невозможно скрыть какие-то ситуации, в том числе конфликтные.

Я думаю, что сейчас пока, к сожалению, разработчики больше внимания уделяют техническим аспектам, а не содержательным. На самом деле при переходе на электронную форму трудовой книжки возникает много глубинных управленческих, психологических вопросов, на которые сегодня нет ответа. И это вызывает беспокойство и у сотрудников, и у работодателей, и у профсоюзов.

На Ваш взгляд, сколько понадобится времени, чтобы доработать законодательство и перейти на электронный документооборот без последствий в будущем?

— Наверное, трехлетний период, который запланировали для эксперимента, — это тот минимальный срок, который необходим, чтобы подготовить законодательство для этого перехода. Ведь цифровая реальность хорошо функционирует в условиях стабильности, предсказуемости, когда мы можем однозначно толковать ту или иную норму, когда можем положить нормы трудового права на электронные алгоритмы. Поэтому первая задача этих трех лет — подготовить трудовое законодательство к реформе: уйти от коллизий, максимально восполнить пробелы, дать разъяснения по сложным случаям применения норм трудового права. Также нужно подготовить и внедрить новые правовые институты для электронного документооборота.

Как Вы считаете, переход на электронный документооборот увеличит количество удаленных мест, дистанционных работников?

— Невозможно противиться логике развития, в первую очередь, экономического. Современный рынок труда, как в России, так и во всем мире, предполагает сложные графики работ, дистанционный труд в различных электронных форматах. Соответственно, количество таких рабочих мест будет только расти. Это принесет новые вызовы. Мы должны уже сейчас задуматься о том, как себя будет чувствовать сотрудник, который все время будет находиться дома один, вне рабочего коллектива.

Мы, конечно, будем испытывать сложности в формировании корпоративной культуры. Станет проблемой социализация работников. Все это — вызовы нового времени. При этом важно отстроить такие механизмы, которые позволят юридически закреплять все многообразие форм труда в современном мире и при этом не нарушать права работника.

Часто работодатели отказываются от дистанционного труда, потому что отсутствует квалифицированная цифровая подпись. Не каждая компания может ее закупить из-за высокой цены. Поэтому нам надо думать об альтернативных способах. Например, закрепить в законе, в каких случаях можно применять простую цифровую подпись. Многие решения лежат на поверхности, но законодательный цикл тоже требует времени. Задача эксперимента — как раз смоделировать и «обкатать» возможные решения как со стороны работника, так и со стороны компании.

Справка

Дмитрий Левонович КУЗНЕЦОВ
В 2000 году окончил Московскую государственную юридическую академию по специальности юриспруденция, а в 2004 году — аспирантуру Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ.
В 2002 году получил бизнес-образование по направлению «Управление персоналом» в РАГС при Президенте РФ, а в 2015 году — по направлению «Менеджмент» в Международном университете.
Стажировался в Швейцарии и Австрии. Имеет степень Доктора делового администрирования (DBA, Франция).
Член Ассоциации юристов России (АЮР).
С 2010 года по настоящее время — директор Высшей школы юриспруденции НИУ ВШЭ, член ученого совета НИУ ВШЭ, ординарный профессор.
С 2015 года — лидер Совместной образовательной программы HSE/FIFA/CIES Executive Programme in Sports Management.
С 2016 года — заместитель председателя Экспертного совета по дополнительному профессиональному образованию и корпоративному обучению, дополнительному образованию взрослых при Комитете Государственной Думы РФ по образованию и науке.
Руководитель программы Executive Master of Management in Law «Директор юридической службы» Высшей школы юриспруденции НИУ ВШЭ.

Беседовала Александрина СЕРГЕЕВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Продолжать ли вести бумажные трудовые книжки с 2020 года

С 1 января 2020 года электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели будут передавать напрямую в Пенсионный фонд. Для этого дополнят пенсионную отчетность — добавят новые поля о периодах работы. При этом работодатели не смогут полностью отказаться от бумажных трудовых. До 1 января 2021 года сотрудники должны решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то он должен написать соответствующее заявление. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

1 Проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей» (текст законопроекта regulation.gov.ru/projects#npa=88427).