Все статьи номера
4 , Апрель 2019
Зарплата, отчетность, пособие
Объясните коллегам

Эта статья поможет выполнить главные кадровые задачи во II квартале 2019 года

В статье читайте:
Татьяна СОРОКИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»

С нашей статьей вы вовремя сдадите кадровые отчеты, напомните сотрудникам о режиме работы перед праздниками и до отпуска исправите ошибки в документах. В ней найдете удобные календари на апрель, май и июнь с датами, когда нужно выполнить каждую задачу. 

Организуйте работу с учетом праздников

Во II квартале три праздника и перенесенные выходные. Поэтому заранее продумайте, как будете работать и отдыхать, и подготовьте приказы о праздничных днях.

Апрель. Издайте приказ о режиме работы в связи с Праздником Весны и Труда и Днем Победы. Укажите в документе, что 30 апреля и 8 мая — предпраздничные дни, рабочий день меньше на час. С 1 по 5 мая и с 9 по 12 мая — нерабочие дни. 1 и 9 мая — праздничные дни, 2, 3 и 10 мая — перенесенные выходные с 5 и 6 января и 23 февраля соответственно (постановление Правительства от 01.10.2018 № 1163). 4, 5 и 11, 12 мая — выходные дни при пятидневной рабочей неделе. Если будете привлекать сотрудников к работе в выходные и праздники, получите их согласие и оформите приказ (ч. 28 ст. 113 ТК). Предоставьте сотрудникам компенсацию — двойную оплату или другой день отдыха (ст. 153 ТК). Работники вправе сами выбирать вид компенсации.

Если сотрудники уходят в оплачиваемый отпуск на майские праздники, проверьте количество дней их отпуска. Праздничные дни 1 и 9 мая не входят в продолжительность ежегодного отпуска (ст. 120 ТК).

Проверьте личные карточки военнообязанных сотрудников и проведите сверку с военным комиссариатом. Также отправьте в военкомат погашенные и испорченные удостоверения и извещения. Это нужно делать раз в квартал (Приложение № 17 к Методическим рекомендациям, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017, далее — Приложение № 17). Дату сверки уточните у сотрудника территориального военкомата, который курирует вашу организацию.

Контролируйте сроки сверок документов по военнообязанным. Если не представите в военкомат списки в срок, заплатите штраф (ст. 21.1 КоАП).

Май. Подготовьтесь к сезону отпусков. Вручите сотрудникам уведомления, издайте приказы. Передайте документы в бухгалтерию, чтобы работникам своевременно начислили отпускные.

Если в компании работают иностранцы, посмотрите, верно ли вы оформляете уведомления в МВД о приеме и увольнении. За ошибки или несвоевременное сообщение компания заплатит штраф до 1 000 000 руб. за каждого иностранца (ч. 34 ст. 18.15 КоАП). Если уведомление не соответствует форме, компании также грозит штраф (постановление Верховного суда от 27.12.2018 № 127-АД18-6).

Проверьте на подлинность патент или разрешение на работу иностранца. Для этого отправьте запрос или проверьте на сайте МВД. Если этого не сделаете, а документ окажется поддельным, компании грозит штраф (ч. 14 ст. 18.15 КоАП).

Июнь. Уточните в военкомате план оповещения граждан, пребывающих в запасе с мобилизационными предписаниями. Это нужно делать раз в полгода. Если сотрудники оформили персональные электронные карты к военному билету, запросите информацию о них — она понадобится для сверки с военкоматом (Федеральный закон от 28.11.2018 № 445-ФЗ).

Оформите приказ о режиме работы в связи с празднованием Дня России. Укажите, что 12 июня — нерабочий праздничный день. В предпраздничный день 11 июня продолжительность рабочего дня сократите на один час (ч. 1 ст. 95 ТК).


Скачать и распечатать календарь

Сдайте кадровые отчеты

Кроме ежемесячных отчетов в апреле есть квартальные. А в мае — один годовой, который нужно сдать по новой форме. Полный перечень кадровых отчетов — в таблице ниже.
 

Какие кадровые отчеты подают во II квартале 2019 года

Название отчетаКто сдаетЧисленность работников в компанииПериодичностьКем утверждена формаСрок сдачи
Росстат
П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»Все юрлица, кроме малых предприятийБольше 15Раз в кварталПриказ Росстата от 06.08.2018 № 48515 апреля
П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»Все юрлица, кроме малых предприятийБольше 15Раз в месяцПриказ Росстата от 06.08.2018 № 485За март —
15 апреля
За апрель —
15 мая
За май —
17 июня
15 и менееРаз в кварталЗа I квартал 2019 года —
15 апреля
№ 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы»Все юрлица, кроме малых предприятийЛюбаяРаз в 2 годаПриказ Росстата от 17.01.2019 № 720 мая
Служба занятости
Сведения о численности работников, не являющихся пенсионерамиВсе юрлица и предпринимателиЛюбаяРаз в кварталПисьмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПРОпределяют на региональном уровне
О потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)Все юрлица и предпринимателиЛюбаяРаз в месяцПриказ Минтруда от 26.02.2015 № 125н или региональный нормативный актОпределяют на региональном уровне
Информация о квотируемых рабочих местах для инвалидовВсе юрлица и предпринимателиБолее 100 человекРаз в месяцРегиональный нормативный актОпределяют на региональном уровне
От 35 до 100
Пенсионный фонд
СЗВ-МВсе юрлица и предпринимателиЛюбаяРаз в месяцПостановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83пЗа март —
15 апреля
За апрель —
15 мая
За май —
17 июня
Налоговая инспекция
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (КНД 1110018)Все юрлица, кроме индивидуальных предпринимателей, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудниковЛюбаяРаз в годПриказ ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@, статья 80 НКДо 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором организацию зарегистрировали или реорганизовали

Апрель. Квартальные отчеты П-4 (НЗ) нужно сдавать, если в вашей компании средняя численность больше 15 человек за предыдущий год. В это число включайте исполнителей по договорам ГПХ и совместителей. Отчет нужно сдать до 8 апреля.

Ежеквартальный отчет о предпенсионерах также сдайте в апреле. Конкретную дату уточните в территориальном отделении службы занятости. Можете использовать общую форму отчета или ту, которую предоставят в вашем центре занятости (письмо Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР).

Май. Кроме ежемесячных отчетов подайте сведения по форме № 1 «Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы» до 20 мая. Отчет сдают в Росстат раз в два года, при этом информацию в нем нужно указывать только за апрель 2019 года. В январе текущего года утвердили новую форму этого отчета (приказ Росстата от 17.01.2019 № 7). Теперь его можно подавать в электронном виде.

Не забывайте об отчетах для службы занятости. Сведения о вакансиях и информацию о квотируемых рабочих местах для инвалидов нужно сдавать каждый месяц. Крайнюю дату устанавливают региональные власти.

Июнь. Отчет СЗВ-М сдавайте каждый месяц до 15-го числа. В июне крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной день, поэтому можно подать сведения в ближайший за выходным рабочий день — 17 июня (ст. 193 ГК, письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045). Но чтобы избежать штрафов за задержку отчета из-за исправления ошибок или сбоя в электронной программе, сдайте отчет заранее.


Скачать и распечатать календарь

Приведите в порядок документы

Проверьте, все ли обязательные документы есть в отделе кадров. Составьте план, по которому будете их проверять.

Апрель. Проведите сверку трудовых книжек, личных карточек по форме № Т-2 и трудовых договоров. Начните с простого — пересчитайте их количество. Для удобства составьте перечень, его можно вывести из любой кадровой программы. Сверьте перечни этих документов. После этого проконтролируйте, совпадают ли записи о приемах и переводах в трех документах по каждому сотруднику.

Май. Проверьте ПВТР. Этот документ всегда запрашивают инспекторы при проверках. В ПВТР должны быть правила приема и увольнения сотрудников, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания (ч. 4 ст. 189 ТК). Если изменились технологические условия или была реорганизация, внесите изменения. Нашли ошибку — исправьте документ, иначе его нельзя применять (ст. 8 ТК).

Внесите сведения о диспансеризации в ПВТР, если не оформили отдельное положение. Отметьте право работников на дополнительный выходной день для медобследования. Включите также информацию о гарантиях для работников предпенсионного возраста. Это нужно было сделать раньше, но пока проверяющие не заметили ошибку, внесите недостающие сведения в локальные акты.

Июнь. Если в компании есть разные режимы работы, оформите положения об этих режимах. Например, пропишите, что неполное рабочее время можно установить сотруднику как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя. Беременным женщинам, родителю ребенка до 14 лет или сотруднику, который ухаживает за больным членом семьи, установить неполное рабочее время работодатель обязан (ст. 93 ТК). При этом зарплату начисляют пропорционально отработанному времени.

Посмотрите, какие локальные акты могли устареть. Например, проверьте положение о коммерческой тайне. Вы не сможете доказать, что сотрудник разгласил коммерческую тайну, если ответственного не ознакомили с порядком работы с конфиденциальной информацией.


Скачать и распечатать календарь 

Важные выводы

1. В апреле проведите квартальную сверку с военным комиссариатом.

2. Сведения по форме № 1 сдайте в мае. Используйте новый бланк.

3. Издайте приказы о режиме работы в связи с праздничными днями и доведите их до сведения сотрудников.

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Как часто сдавать отчет по форме П-4?
раз в два года
каждый месяц, если в компании в предыдущем году было больше 15 сотрудников, если 15 и меньше — ежеквартально
раз в год, если в компании больше 15 сотрудников

Узнайте о последних изменениях в кадровой работе.

Возьмите бесплатный доступ к курсам «Всероссийской Аттестации Кадровиков — 2019». Спешите, доступ действует до конца недели!

Ваша персональная ссылка на обучение  >>>

Материалы для скачивания: