Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2019
Документооборот

С формой вашей штатки что‑то не так. Как исправить

Прежде чем утверждать штатку на 2020 год, ответьте на шесть вопросов этой статьи. Не исключено, что после того, как прочитаете комментарии к ответам, поймете, что вашу штатку нужно изменить, и потом вам не придется зря тратить время на ненужные графы.

В какой компании вы работаете?

В коммерческой компании. Смело адаптируйте штатку под себя, изменяйте этот документ так, чтобы вам с ним было комфортно работать.

Но ограничение все же есть: придется оставить несколько граф в документе, даже если хочется сделать его максимально емким. Нельзя убирать графы с названием должностей. Вам эта информация нужна для трудового договора с работником, ст. 57 ТК. Графы с суммой окладов или размерами тарифных ставок из штатки тоже убрать не получится. Они нужны не только для трудового договора и приказа о приеме сотрудника. На основе общей суммы бухгалтер планирует фонд оплаты труда. ФСС может запросить штатку при камеральной проверке, когда будет проверять, правильно ли компания выплатила пособия по болезни и беременности. Кроме того, оставьте в документе место для подписей ответственных работников — кадровика и бухгалтера. Они отвечают за информацию, которую включили в документ.

Изменение формы документа утвердите приказом, ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.

Некоторые кадровики считают, что если в штатку вносят незначительные правки, например, по должности добавляют еще одну единицу, изменения в штатку достаточно внести приказом, а сам документ оставить без изменений. В таком случае они оформляют приказ об изменениях и в нем прописывают, что поменялось в штатке. В самой штатке в графе примечания напротив должности, по которой были изменения, записывают реквизиты приказа, в котором отразили изменения.

Мы так делать не советуем, инспектор в любом случае будет ориентироваться на текст штатки, вычитывать из приказа, что поменялось, он не будет. Это долго и неудобно. К тому же вам придется объяснять проверяющему, почему выбрали такой способ внести изменения в документ.

Чтобы избежать претензий проверяющего и негативных последствий для компании, каждый раз издавайте приказ об изменениях и оформляйте штатку в новой редакции. Менять ее можете каждый день, ограничений нет, письма Минтруда от 20.12.2018 № 14-3/ООГ-10216, Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1.

Приказ об утверждении формы штатного расписания


В бюджетной организации. Для вашей организации обязательна форма штатного расписания, которую утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. Но это не значит, что вы обязаны заполнять все графы в документе.

Дальше в статье мы дадим рекомендации по тем графам, от которых коммерческие компании могут отказаться. Для вас информация пригодится, если сомневаетесь, можно ли оставить какой-то раздел штатного расписания пустым.

Если решили заполнять не все графы штатки, проставьте от руки значки «Z» в каждой пустой графе. Так избежите ситуаций, когда коллега из бухгалтерии или отдела кадров внес правку от руки по приказу директора, но не разобрался, нужна ли она.








Образец скачайте в конце статьи

Есть кадровики, которые уверены, что нельзя заполнять от руки те документы, которые напечатали на компьютере. Это заблуждение. Закон так делать не запрещает, ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Опасность в другом: такие дописки привлекают внимание ГИТ. Инспектор нормально отреагирует на то, что вся штатка напечатана, а должность руководителя кадровой службы и расшифровка его подписи сделаны от руки, но вписанные от руки цифры он без внимания не оставит, ведь они отличаются от основного текста. Скорее всего он поинтересуется, зачем их вписали, и запросит документы по выплатам тех сотрудников, которые трудятся на этих должностях. Цель — проверить, не платите ли вы сотрудникам меньше, чем указали в штатке, и оштрафовать компанию на 50 000 руб. даже за 1000 руб., которую сотрудник не получил, ч. 6 ст. 5.27 КоАП.

Вредные и полезные советы коллег о том, как вести штатное расписание

Кто участвует в обсуждении проекта штатного расписания?

Комиссия. В этом случае подготовьте проект штатного расписания и согласуйте его с коллегами, которые принимают итоговое решение по этому документу. От них возможны вопросы и корректировки, именно это может усложнить задачу по созданию идеальной штатки.

Рекомендуем обсуждать каждую правку от ваших коллег, а не просто вносить ее в документ. Вы потратите время один раз и не будете позже выяснять, кто придумал такую неудобную графу или формулировку в штатке.

Пример
Руководитель отдела может требовать, чтобы у его подчиненных были красивые названия должностей на английском. Ваша задача — предупредить о возможных рисках компании: должности в штатном расписании, трудовом договоре и трудовой книжке будут не совпадать, потому что записи в трудовую книжку можно вносить только на русском языке. Инспектор при проверке выпишет штраф, и штатное расписание придется переделывать, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.

Только кадровая служба. Если проект штатного расписания полностью на вас, это самый удобный вариант, чтобы скорректировать этот документ под ваши запросы по работе с документами.

Не переживайте, если бухгалтерия не помогает составлять документ. Главный бухгалтер ставит свою подпись под штатным расписанием, а значит несет ответственность за те суммы, которые кадровик в нем указал, даже если бухгалтер не согласовывал каждый оклад или надбавку.

Вместе кадровик и бухгалтер. Коллеги из этих отделов не всегда могут договориться, как составлять документ, и поэтому процесс затягивается. Чтобы его ускорить, мы предлагаем не спорить с бухгалтером, особенно если вопрос касается денежной части штатки. Когда подготовите ее проект, составьте служебную записку, где распишите, почему вы не согласны с решением бухгалтерии по штатке. Приводите аргументы и предложите альтернативное решение.

Чтобы определить, какие разделы вашего штатного расписания лишние, ответьте дальше на вопросы по тексту. По каждому из них узнаете, можно ли убрать конкретную графу штатки.

Когда меняете штатку, знаете, сколько она будет действовать?

Конечно, мы периодически обновляем штатное расписание. В этом случае раздел с периодом, в котором будет действовать документ, для вас актуален, не отказывайтесь от него.

Нет, штатку можем не менять годами. Вы можете отказаться от этой графы и оставить только дату, с которой действует документ. Это удобно, можно даже в ноябре утвердить штатку, которая будет действовать со следующего года.

Будете по привычке ставить период, в который действует штатка, запутаетесь сами, да и инспектор в случае проверки выдаст предписание устранить недостатки. Ошибкой будет поставить срок действия штатного расписания, а по факту продолжать его использовать уже после того, как этот срок истек.

В компании есть отделы, и вы указываете их в трудовых договорах с сотрудниками?

Да, прописываем структурное позразделение. Тогда оставьте графу «Структурное подразделение», а вот ее раздел с кодами можете удалить из документа, если конечно у вас нет строгой подчиненности отделов.

В штатном расписании может быть подразделение из одного сотрудника, при этом он может быть руководителем.

Нет, подразделение в договоре не пишем. Уберите графы в разделе о структурном подразделении. Так сразу сделаете штатку меньше на две бесполезные для вас графы — «Наименование» и «Код».

Обязательно ли знакомить сотрудника с новой штаткой
Сотрудника не обязательно и даже иногда опасно знакомить со штатным расписанием. Он может увидеть размер зарплаты других работников, и эта информация послужит причиной сплетен. Всю информацию, которая есть в штатке, сотрудник может прочитать в своем договоре.
Исключение есть: вы обязаны знакомить сотрудников с новой штаткой, если такую обязанность установили в компании внутренним регламентом, письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.

Платите сотрудникам надбавки?

Да, надбавки — это обязательная часть зарплаты наших сотрудников. Раздел «Надбавки» убирать нельзя, если в вашей компании есть вредные условия труда или компания расположена в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях и сотрудникам положены надбавки по закону.

Нет, в графах штатки ничего не пишем и не планируем устанавливать надбавки. Можете убрать графы с надбавками, если в законе или внутреннем локальном акте компании нет условия о надбавках, например, за стаж.

Можно ли оставить надбавки только в трудовых договорах и допсоглашениях, а в штатку включить только оклады
В штатном расписании нужно отразить все надбавки, которые сотруднику выплачивают обязательно, например, за работу во вредных условиях или за стаж. Такие надбавки — часть фонда оплаты труда. Решите не указывать их в штатке, заплатите штраф до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Если в трудовом договоре с сотрудником инспектор может пропустить пункт о надбавках, то когда он будет проверять штатное расписание, обязательно заметит несоответствие в документе и локальном акте, где надбавки указаны. Например, отчете о специальной оценке условий труда или положении об оплате труда.

Образец скачайте в конце статьи
Штатное расписание по собственной форме компании

Есть ли в компании временные должности или вакансии, которые нельзя убрать?

Да, такие вакансии и должности у нас есть. Чтобы вам было удобнее работать со штаткой, советуем добавить в нее новые графы и прямо в них делать пометки о временных или заквотированных должностях.

Есть два способа, как это можно сделать. Первый — о том, что должность временная, напишите в разделе «Примечания».

Второй способ — дополните штатку графой, в которой будете ставить «+» в случае, когда позиция в штатном расписании будет только какое-то время. Это удобно, если временных должностей много. Запись занимает мало места, а в графе «Примечания» можно поставить ссылки на локальные акты, если это требуется. Например, в ситуации с надбавками, о которой мы писали выше.

По аналогии со вторым способом можете дополнить графы и отмечать в них «Вакансии по квоте для инвалидов», «Вакансии по квоте для молодежи». Убирать такие вакансии из штатки нельзя, даже если пока сотрудников на них не нашли.

Нет, в компании не бывает временных должностей, а места по квотам заняты. Если привыкли ставить заметки в документах, графы с пометками по квотам вам также пригодятся. Кому неудобно работать таким образом и не хочется утверждать приказом новую форму штатки, могут в разделе «Примечания» поставить ссылку на раздел положения о труде и отдыхе инвалидов, где указана процедура отчетности в службу занятости и расчет рабочих мест в рамках квоты.

Как принять временную сотрудницу, чтобы декретница успела передать дела
Самый удобный вариант — оформить с временной работницей гражданский договор, пока основная не уйдет в отпуск. Добавлять еще одну должность в штатку в этом случае не рекомендуем. Не сможете обосновать, почему должность временная, значит придется заключить с временной работницей бессрочный договор, ст. 58 ТК. Даже когда переведете ее на место декретницы, после того как она вернется в офис, временную сотрудницу придется вернуть на прежнюю должность, ст. 72.2 ТК. Сокращать ее долго, потратите на это несколько месяцев, а компания будет обязана выплатить компенсации.