Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2019
Прием, перевод, увольнение

Как следить за работником и не нарушать при этом закон

В чем только не обвиняют работники компанию, когда узнают, что за ними ведется наблюдение: и в личную жизнь вмешивается, и закон о персданных нарушает... Да что там закон — саму Конституцию. Если хотите, чтобы подобные претензии сотрудников закончились ничем, заранее позаботьтесь об оформлении слежки и зафиксируйте все в документах. Что поможет вам смотреть на работников по телевизору, находить их на карте города и считать количество лайков на их страничках в соцсетях, узнаете из этой статьи.

Как ввести видеонаблюдение

Видеокамеры в офисе уже давно не смущают работников, хотя многие даже не замечают, что они установлены. Ну а те, кто в курсе этого, в большинстве своем относятся к ним спокойно. Это показал опрос на сайте kdelo.ru. При этом работодатели нечасто письменно уведомляют сотрудников о том, что на территории ведется видеонаблюдение. В некоторых случаях это не делают из-за того, что видеокамеры установили уже после приема на работу, а иногда просто не считают, что этого требует закон.

И все же если работник узнает, что работодатель наблюдает за ним без предупреждения, может нажаловаться в ГИТ, что компания незаконно обрабатывает его персональные данные. Аргумент может быть таким: данные о физиологических или биологических особенностях человека можно определить по фото- или видеосъемке, значит это обработка биометрических данных, ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных, далее — Закон № 152-ФЗ.

Но тут есть важный нюанс: сама по себе видеосъемка не считается обработкой персональных данных до тех пор, пока на ее основе не устанавливают личность человека, разъяснение Роскомнадзора от 02.09.2013.

Пример
Если съемку решат изъять правоохранительные органы в случае кражи на территории работодателя, они определят, кто записан на пленке. Тогда это будет обработкой персональных данных. Но тут уже будет работать закон не о персональных данных, а Закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ об оперативно-розыскной деятельности.

Поэтому особых ограничений для видеосъемки рабочих процессов у работодателя нет. Но ряд формальностей все равно нужно выполнить. Перечислим их.

Установите правила использования видеосъемки. Произвольно следить за работниками нельзя. Работодатель должен определить, в каких помещениях будут камеры. Для этого нужен локальный акт, в котором будет все указано.

Определите территорию, где не проводите видеонаблюдение. Нельзя устанавливать камеры в помещениях, которые не предназначены для работы. Однозначно не вешайте их в раздевалках, душевых и примерочных. В обеденных залах, столовых, комнатах отдыха это допустимо, если не нарушает право работника на частную жизнь. Конкретное предназначение данных помещений определяет работодатель.

Не используйте видеосъемку для установления личности. Повторим, для того чтобы избежать признания видеосъемки обработкой биометрических данных, не указывайте, что используете ее, чтобы устанавливать личности людей на пленке. Обозначьте целью видеонаблюдения обеспечение безопасности рабочих процессов, жизни и здоровья самих работников. Но тут есть и обратная сторона. Когда видеозапись становится доказательством в трудовом споре, без идентификации личности запечатленного работника не обойтись. Однако он может потребовать не применять запись в суде, потому что согласия на съемку не давал. Но, как правило, самого факта уведомления о видеонаблюдении в компании достаточно суду, чтобы считать такое доказательство допустимым.

Пример
Суд указал, что видеозапись рабочего процесса не является раскрытием персональных данных работника и не подпадает под действие гл. 14 ТК о защите персональных данных работника и Закона № 152-ФЗ, апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.11.2016 по делу № 33-20507/2016.

Уведомьте работников о видеонаблюдении. Несмотря на то что многие компании этим пренебрегают, уведомить работников о целях видеонаблюдения нужно. Сделать это можете, ознакомив сотрудника с локальным актом, где определите, зачем установили камеры. В таком случае никаких вопросов ни у проверяющих, ни у судов в случае спора с работником не возникнет.

Пример
Суд признал факт употребления спиртных напитков на работе доказанным, в том числе, на основании данных видеосъемки. При этом он подчеркнул, что работника ознакомили со всеми локальными актами, определяющими порядок видеонаблюдения в компании, определение Иркутского областного суда от 20.06.2019 № 33-4686/2019.

Определите круг лиц, у которых есть доступ к видеозаписям. Как и в случае с доступом к персональным данным работников, вам пригодится приказ, который ограничит доступ к видеозаписям. Такой приказ могут потребовать сотрудники Роскомнадзора при проверке. Составьте аналогичный документ и укажите, кто из сотрудников компании может просматривать записи.

Приказ об определении круга лиц, у которых есть доступ к видеозаписям


Установите таблички с информацией о видеосъемке. Вам нужны указатели, по которым можно понять, что в помещении ведется видеонаблюдение. Без них такую съемку могут посчитать скрытой.

Аргумент, что камеры у всех на виду, не поможет — современное оборудование имеет замысловатые формы и не всегда обычному человеку ясно, что это такое.

Более того, наличие табличек поможет не только доказать законность видеонаблюдения проверяющим, но и представить записи в суде. Так, именно объявления о наличии на территории компании камер позволили использовать записи в суде и подтвердить дисциплинарный проступок работника. И это при том, что письменно о съемке работодатель не уведомил, определения Свердловского областного суда от 17.01.2019 № 33-261/2019, № 33-22690/2018.

Чтобы ввести видеонаблюдение, изменять трудовой договор не нужно
Роскомнадзор считает, что, если работодатель устанавливает камеры в компании, это изменение условий трудового договора, ст. 74 ТК. Однако к выводам, которые могут последовать из этого утверждения, мы советуем относиться осторожно. Фактически в работе сотрудников ничего не меняется, камеры никак не влияют на производственный процесс. Видеонаблюдение ведется открыто и связано с трудовой деятельностью работника. Более того, если работодатель уволит работника из-за отказа работать под камерами, такое увольнение признают незаконным, определение Калининградского областного суда от 12.09.2017 № 33-4523/2017, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 19.02.2019 по делу № 33-836/2019.
Отметим, что в практике есть примеры, когда суды применяют разъяснения Роскомнадзора. Если видеонаблюдение ввели меньше чем за два месяца, то запись в суде не будет доказательством проступка работника, апелляционные определения Брянского областного суда от 17.01.2017 № 33-306/2017, № 33-5660/2016.
Чтобы избежать такого риска, можно вводить видеонаблюдение по аналогии со ст. 74 ТК через два месяца, после того как уведомите работников об этом. Но в то же время отказ работника от работы под камерами не рассматривайте как отказ от продолжения работы и в трудовой договор не вносите никаких изменений. Главное, что сотрудника уведомили о видеонаблюдении и прошло больше двух месяцев.

Как отслеживать местонахождение

Современные технологии позволяют контролировать работника на расстоянии и знать, где он находится. Для многих профессий, где работа предполагает разъездной характер, это уже объективная необходимость, а не просто прихоть начальника.

Сейчас это происходит так: у работника есть гаджет, на котором установлено геолокационное приложение. Таких решений сейчас на рынке большое количество, в том числе и от крупных мобильных операторов. Работник должен его включить в начале рабочего дня, просматривать полученные уведомления и передавать информацию о выполняемой работе и своем местоположении.

В документах нужно зафиксировать, как компания будет узнавать местоположение работника и делать из этого выводы — работает он или нет. Как узаконить подобную слежку за работником, узнаете ниже.

Дополните положение о защите персональных данных. Данные о геолокации сотрудника можно отнести к персональным данным, так как по ним можно косвенно установить его личность, ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Значит, в локальном акте нужно указать, что работодатель обрабатывает и эти данные тоже. Укажите цель их обработки, передаются ли они третьим лицам, например, разработчику приложения, как вы будете защищать такую информацию от утечек и кто будет иметь к ней доступ. Чтобы все прописать правильно, обсудите эти детали с юристом вашей организации.

Образец скачайте в конце статьи
Положение о защите персональных данных


Предупредите работника об изменениях. Скорее всего, в согласии работника на обработку его персданных нет упоминания о геолокации. Нужно его взять. Сделайте это в рамках предупреждения работника об использовании в работе нового оборудования. Аналогично введению видеонаблюдения, подобную процедуру не считают изменением условий трудового договора. Но лучше отдельно предупредить работника об этом и получить его согласие, чтобы избежать споров со сторонниками другой точки зрения. Подчеркнем: увольнять работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК за отказ работать с новым оборудованием нельзя. Вы можете вынести дисциплинарное взыскание за то, что он не выполняет свои обязанности.

Внесите изменения в должностную инструкцию. Укажите, какие новые обязанности появляются у работника. Например, пропишите, что время, когда сотрудник на работе, он подтверждает при помощи того оборудования, которое предоставил работодатель. В нем работник фиксирует данные о своей активности и передает в информационную систему предприятия. При этом работодатель вправе проверить активность сотрудника по данным геолокации.

Предусмотрите, что делать, если оборудование поломается. Ни одна техника не совершенна, а в случае претензий к работнику он будет утверждать, что работал, а программа дала сбой. Пропишите, что в этом случае начало, конец рабочего дня работник фиксирует звонком непосредственному руководителю либо лицу, ответственному за прием отчетности.

Также укажите, что в течение рабочего дня работник проводит фотофиксацию рабочих визитов с последующим представлением фотоотчета по каждому из объектов посещения. Можно дополнительно прописать, что фотоотчет должен содержать информацию о названии организации и ее адресе.

Если выполните подобные правила, сможете наказать работника, если тот начнет отлынивать или хитрить с данными.

Пример
Работодатель на основании данных геолокации сумел доказать, что работник не посещал врачей, хотя это входило в его обязанности как медицинского представителя. В итоге сотрудника уволили за прогулы, определение Пермского краевого суда от 16.08.2017 № 33-8998/2017. Детализация звонков с корпоративного номера и определение его местонахождения помогли работодателю доказать прогулы. Выяснилось, что в начале рабочего дня работник был у себя дома, а потом поехал по адресам, по которым работодатель его не посылал, определение Нижегородского областного суда от 19.06.2018 № 33-6023/2018.

Как мониторить страничку сотрудника в соцсетях

Работники оставляют о себе много информации в интернете, и работодатель специально или случайно может узнать о совершенном работником нарушении. Многим сотрудникам кажется нонсенсом, что работодатель изучает их странички и делает какие-то из этого выводы. Но запрета использовать в целях компании информацию из соцсетей нет.

Если работник опубликовал сведения о своей частной жизни, то он сделал их общедоступными. Сбор и хранение таких данных ничего не нарушают, ч. 1 ст. 152.2 ГК. Общедоступную информацию можно изучать и на ее основе принимать юридические решения, п. 2 ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ об информационных технологиях и защите информации. Иными словами, мониторить странички работников в интернете — это законное дело.

Но нужно различать, за что можно наказывать, а за что нет. Если работник позволяет себе острые высказывания, но не выступает при этом от имени компании, причин ругать его за это нет. Может немного спасти ситуацию, если работодатель разработал регламент, который определяет поведение сотрудника в соцсетях. Однако в каждом случае нужно проверять, могла ли компания ограничивать поведение сотрудника в интернете и не нарушало ли это его права. Чаще всего такие регламенты могут быть в виде рекомендаций, и работники сами решают, следовать им или нет. Однозначно утверждать, что нарушение такого документа будет иметь какие-то последствия для работника, сложно.

Но если из поведения работника в интернете ясно, что он нарушил закон, то работника можно наказать и даже с ним расстаться.

Примеры
Преподавательница учебного заведения переписывалась со студентами на странице группы в соцсети и опубликовала нецензурную запись. Работодатель счел это аморальным поступком и уволил ее. Суд согласился, что подобное не соответствует статусу педагога, и подтвердил увольнение, определение Забайкальского краевого суда от 24.10.2017 № 33-5457/2017.
 
Из информации в соцсети узнали, что муниципальный служащий подрабатывал тамадой. Поскольку это было незаконным в силу его статуса, работодатель с ним расстался, апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 04.10.2017 по делу № 33-8130/2017.

Из этих примеров видно, что данными из соцсетей обычно доказывают проступок, когда речь идет не об обычном сотруднике, а о том, работа которого предполагает определенную специфику. Отчасти это так. В первую очередь такие доказательства применяют в отношении педагогов, госслужащих, медиков и сотрудников правоохранительных органов.

Но информация из соцсетей также поможет и в случае, когда ситуация касается стандартного офисного персонала. Например, когда сотрудник работает с любыми конфиденциальными сведениями, доступ к которым по закону ограничен. Если информация из соцсетей позволяет сделать вывод, что работник разгласил эти данные, то его можно даже уволить за это, определение Московского городского суда от 02.02.2016 № 33-3266/2016.