Все статьи номера
Не прочитано
11 , Ноябрь 2019
Документооборот

Как составить безопасный график отпусков — 2020. Полное руководство к действию

Проверьте, правильно ли вы составляете график отпусков, — сдайте тестирование

Главное в статье СкрытьЭта статья — ваш актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В ней мы собрали все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Кроме того, тут найдете готовые решения для ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти. Прямых ответов в законе на них нет, поэтому как кадровик с ними справился, инспектор поинтересуется в первую очередь.
Еще у нас есть советы, как облегчить себе работу по составлению графика отпусков. Полезные рекомендации найдете в шаге номер 3. А если вы хотите вовсе не составлять график сами, а передать эту задачу другим, то теперь есть удобный способ это сделать. О нем подробно читайте в этой статье.

Шаг 1. Определите, кого из работников не нужно включать в график отпусков

Есть только одна категория работников, которых не нужно включать в график, — те, с которыми заключили трудовой договор на срок меньше полугода. Всех остальных работников ставьте в график. Почему в этом документе надо планировать отпуска даже тех, кто вправе их использовать, когда захочет, или кто в компании давно не появлялся и, возможно, в 2020-м так и не появится, читайте дальше.

Декретницы, прогульщики и те, кто давно на больничном. Некоторые сотрудники могут отсутствовать на работе длительное время. Например, это работники, которые находятся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, сотрудники, которые болеют или взяли длительный отпуск за свой счет. Этих работников также необходимо включить в график отпусков. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.

Чтобы учесть пожелания работников по отпуску, позвоните им или напишите письмо по электронной почте. Попросите сотрудника прислать вам желаемые даты отпуска в письменном виде, например, по почте или e-mail. Так сможете потом доказать, что учли его пожелания, когда составляли график.

Совместители. Внешних совместителей тоже включайте в график. На уговоры, что это бессмысленно, так как отпуск совместителю нужно предоставлять одновременно с отпуском по основному месту работы, внимания не обращайте. Такое требование в законе есть, но нет исключения, что на совместителей график отпусков не составляется.

Чтобы уменьшить вероятность, что отпуск по графику с фактическим не совпадет, попросите сотрудника принести выписку из графика отпусков с основного места работы или просто справку от работодателя.

Вы можете и сами направить запрос в адрес компании, которая является для сотрудника основным местом работы. Пойдете по такому варианту — сначала получите от сотрудника письменное подтверждение, что он не возражает. Работодатель по основному месту работы может не знать, что сотрудник трудится по совместительству, а работник может быть против того, чтобы работодатель об этом узнал.

Что касается внутренних совместителей, то с ними проблем нет. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.

Сотрудники, которые не заработали право на отпуск. Есть мнение, что работников, которые трудятся в компании меньше полугода, не надо включать в график. Право использовать отпуск за первый рабочий год появляется у них после шести месяцев работы. Чтобы воспользоваться этим правом, сотруднику достаточно написать заявление. Кроме того, новичок может пойти в отпуск и до того, как отработает полгода в компании. В таком случае отпуск ему можно предоставить на основании его письменного заявления по согласованию с работодателем.

Главное в статье СкрытьИ все же мы советуем новичков в график включать. Аргумента три. Первый — это позволить спланировать работу отдела, предусмотреть взаимозаменяемость сотрудников. При этом не исключено, что сотрудник пойдет в отпуск именно в те даты, что в графике. Второй — избежите лишних объяснений инспектору ГИТ. Третий аргумент — новичка все равно придется включать в график на 2020-й, так как отпуск за второй рабочий год сотрудник вправе использовать авансом.

Из-за сотрудников, которых примете на работу, после того как утвердите график на 2020-й, менять его не надо. Закон этого не требует.

Может ли сотрудник запланировать отпуск на следующий год авансом
Некоторые сотрудники планируют отпуск на следующий год авансом. Это означает, что на момент, когда работник собирается уйти отдыхать в следующем году, он еще не заработает нужное количество дней отпуска.
Если увидите, что работник запланировал на будущий год отпуск авансом и опасаетесь, что он уволится до истечения рабочего года, попросите его так скорректировать даты отпуска, чтобы не брать его в долг. Поясните работнику, что даты отпуска на следующий год определяет работодатель, поэтому вы вправе не предоставлять ему отпуск в те числа, о которых он просит.

Срочники, чей трудовой договор истекает в 2020 году. Нужно ли включать срочника в график отпусков на следующий год, зависит от того, на какой срок с ним заключили трудовой договор. Если его подписали в 2019-м на срок меньше чем шесть месяцев, то включать работника в график отпусков на следующий год не нужно. В компании на момент увольнения сотрудник отработает меньше полугода, и права использовать отпуск у него не возникнет. При расчете выплатите компенсацию за неиспользованные дни.

Если заключили срочный трудовой договор на более длительный период, отпуск такому работнику в графике планируйте наравне с другими сотрудниками.

Отпуск полной продолжительности планируйте даже тем, у кого срок договора меньше года. Заработанную часть отпуска ставьте на даты раньше дня окончания срока трудового договора. Оставшиеся дни, на которые работник получит право, если по какой-то причине срочный договор станет бессрочным, запланируйте в графике уже после предполагаемой даты увольнения. Так сможете избежать конфликта с работником, а также претензий ГИТ. Прежде чем так делить в графике отпуск на части, получите от работника заявление с просьбой об этом.

Пример
С Сергеевым 25.09.2019 заключили срочный трудовой договор для замещения Ивановой, которая по семейным обстоятельствам взяла длительный отпуск за свой счет. Срок договора Сергеева истекает 25.04.2020. К этой дате он заработает 16 дней отпуска. Главное в статье Скрыть
В графике отпусков на 2020 год по согласованию с сотрудником работодатель указал отпуск продолжительностью 16 календарных дней с 5 апреля 2020 года. Кроме того, работодатель прописал Сергееву отпуск, продолжительностью 12 дней с 20.09.2020, но уже после предполагаемой даты увольнения. Если Иванова до 25.04.2020 решит уволиться, трудовой договор с Сергеевым станет бессрочным. Если Сергеев решит вторую часть отпуска использовать по графику, он уйдет в отпуск 20.09.2020. При этом напомним, что так как сотрудник работает в компании первый год, график отпусков для него необязательный.


Памятка.
Работники, которые вправе брать отпуск в удобное время, —

скачайте в конце статьи

Работники, которые имеют право на отпуск в удобное время. Чтобы спланировать работу подразделения, включайте в график отпуска даже тех, кто вправе взять отпуск в удобное для него время. Да, вы не сможете отказать сотруднику, если в 2020-м он передумает брать отпуск в даты, которые изначально указал в графике. Однако даже в этом случае вероятность «развести» отпуска сотрудников одного подразделения по датам выше, чем если вовсе не планировать таким работникам отпуска.

При составлении графика уточните, есть ли в вашей компании такие льготники. Для этого просмотрите личные карточки сотрудников, их личные дела или папки, где храните документы на работников.

Можете разослать на электронные адреса работников уведомления о необходимости сообщить в отдел кадров информацию о том, у кого из них есть такое право. Если установите, что в компании работают сотрудники, которые могут брать отпуск в удобное время, составьте отдельный список. Внесите в него пофамильно каждого такого работника с указанием подразделения, где он трудится, и должности, а также пропишите, в связи с чем у него такое право появилось.

Список работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время

Совет: пропишите в локальном акте, например ПВТР, что сотрудники, которые имеют право на отпуск в удобное время, должны сообщить об этом работодателю и представить подтверждающие документы.


Этот список пригодится, когда будете составлять график. Например, если несколько коллег с одного участка работы решат запланировать отпуск на следующий год в одно и то же время, вы оперативно сможете определить, кто будет иметь преимущественное право на отпуск в этот период, а кому придется перенести отпуск на другие даты.

Сотрудники с детьми в возрасте до 12 лет теперь могут уходить в отпуск в любое удобное для них время, ст. 262.2 ТК. При этом если одному из детей в течение календарного года исполнится 12 лет, то право на отпуск в удобное время у родителей сохранится в течение всего года, письмо Минтруда от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9166. Кроме того, Минтруд разъяснил, когда у многодетных сотрудников возникает право использовать отпуск в любое удобное для них время, если работники трудятся в компании первый год. Ведомство признало, что такие работники могут взять отпуск не раньше чем через полгода. Чиновники сказали, что в этом случае действует общее правило, ч. 2 ст. 122 ТК, письмо от 20.11.2018 № 14-2/ООГ-9211.

Взять отпуск в любое удобное время имеют право и родители ребенка-инвалида до достижения им 18 лет, ст. 262.1 ТК. Минтруд не разъясняет, сохраняется ли это право у родителей в течение года, в котором ребенку исполняется 18 лет. Безопасный для компании вариант — дать возможность таким сотрудникам пользоваться правом в течение всего календарного года, в котором ребенку-инвалиду исполнится 18 лет, по аналогии с многодетными родителями, имеющими детей до 12 лет.

Нужно ли при переводе указывать в допсоглашении количество дней отпуска
Если переводите сотрудника на другую должность, по которой положено иное количество дней отпуска, чем по прежней, укажите информацию об этом в дополнительном соглашении к трудовому договору. Работнику нужно будет знать, на какое количество дней отпуска он теперь сможет рассчитывать, а вы сможете в будущем избежать конфликта с сотрудником, который посчитает, что вы незаконно лишили его нескольких дней отпуска.

Шаг 2. Посчитайте долги по отпускам и постарайтесь от них избавиться

Посчитайте дни отпуска, которые сотрудник накопил за прошлые периоды работы в компании. В графике отпусков укажите правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020-м. Неиспользованные отпуска не сгорают, постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П.

Чтобы посчитать количество неотгулянных отпусков, используйте личную карточку работника, если в кадровой программе нет такой функции.

Если выясните, что у работника есть задолженности по отпускам за прошлые периоды, направьте ему об этом уведомление, где укажите, сколько у него осталось дней отпуска и за какие периоды. Сообщите сотруднику, что он может использовать эти дни отпуска в следующем году, и для этого их желательно запланировать в графике на следующий год. При составлении графика согласуйте с ним даты таких отпусков, если работник решил использовать накопленное и отдохнуть в 2020-м.

Остатки неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды укажите либо в самом графике отпусков на следующий год, либо составьте отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

Образец скачайте в конце статьи
График погашения задолженностей по отпускам


Когда ведете учет остатков по отпускам в отдельном графике погашения задолженностей, указывайте в нем фамилии только тех работников, у которых накопились дни отпуска за прошлые периоды. Распишите периоды, за которые возникли долги по отпускам, а также числа, в которые сотрудник будет использовать дни отпуска. Образец графика найдете в приложении.

Главное в статье СкрытьЕсть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы. Третий способ использовать не советуем, могут быть проблемы с ГИТ.

Шпаргалку скачайте в конце статьи

Как отразить в графике компенсацию за отпуск
Если работнику за год положен отпуск больше 28 дней, то оставшуюся часть сотрудник имеет право заменить денежной компенсацией, ст. 126 ТК. Поэтому еще на этапе составлении графика сотрудник может сообщить вам, что планирует взять компенсацию за часть отпуска в следующем году, и попросить указать это в графике. Не спешите выполнять просьбу работника и указывать в графике, что часть отпуска замените компенсацией, сотрудник может передумать. Отразите в графике весь положенный ему за год отпуск. Если работник в следующем году не передумает брать компенсацию — внесите соответствующую запись в график отпусков, укажите дату и номер приказа, на основании которого часть отпуска заменили компенсацией.

Шаг 3. Соберите пожелания сотрудников по датам отпусков в 2020-м

Вы не обязаны спрашивать и учитывать пожелания сотрудников, когда бы они хотели использовать отпуск в следующем году. Но мы советуем этот шаг не пропускать. Поинтересуетесь их мнением и постараетесь учесть интересы — повысите лояльность к компании, избежите обид и конфликтов.

Если численность компании небольшая, пожелания сотрудников можете собрать самостоятельно. Для этого разошлите работникам уведомления с просьбой предоставить вам пожелания по датам отпуска. Обязательно пропишите в уведомлении, до какого числа будете ждать от них информацию. Работники могут желаемые даты отпуска указать на самом уведомлении или написать заявление.

Если сотрудников много, рекомендуем «поделиться» этой задачей с руководителями подразделений. Пусть они сами по своим сотрудникам соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти даты с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный проект по датам.

Чтобы сэкономить время на сведении информации в единый проект графика, предоставьте руководителям подразделений таблицу, схожую с ним. Сотрудники могут ее заполнить на бумаге и затем расписаться. Если вам, помимо бумажного варианта, такой проект графика отпусков подразделения вернут в электронном виде, не придется перепечатывать информацию из бумажных документов.

Попросите сотрудников указывать в таблице количество дней отпуска, которые они планируют взять, а также дату его начала и окончания. Напомните сотрудникам, что если они планируют делить отпуск на части, то одна из частей должна быть не менее 14 дней.

Предусмотрите в таблице отпусков графу с подписью сотрудников. Обозначьте место подписи словами «с датами отпуска согласен». Это поможет вам в будущем избежать конфликтов с работником, а инспектору доказать, что сотрудник сам попросил разделить отпуск на части. Кроме того, попросите руководителей подразделений расписаться, что они пожелания сотрудников по отпускам видели и с ними согласны.

Как планировать отпуск в графике — с указанием конкретных дат или только названия месяца, закон не определяет. Конституционный суд РФ считает, что при определении очередности ухода в отпуск работодатель должен согласовать с работником дату начала и окончания его отпуска, определение Конституционного суда от 20.12.2018 № 3308-О. При этом некоторые суды придерживаются противоположной точки зрения.

Пример
Руководитель компании ООО «Шахтер» обратился в суд с иском. Он не согласился с постановлением инспектора ГИТ, из которого следовало, что компания нарушила закон, так как в графике не указала даты начала отпусков работников, а прописала лишь предполагаемый месяц и год. Суд рассмотрел материалы дела и пришел к выводу, что закон не обязывает работодателей прописывать в графике отпусков точную дату начала отпуска. На основании этого суд отменил постановление инспектора ГИТ о назначении штрафа, решение Лесного районного суда Тверской области от 04.04.2016 № 12-6/2016.

Главное в статье СкрытьМы советуем в графике определять начало отпуска конкретной датой. Есть мнение, что если при ознакомлении с таким графиком работник укажет, что о дате начала отпуска его уведомили, и поставит подпись, то потом можно этого не делать.

При составлении графика на 2020 год учтите, что работники не могут планировать свой отпуск только на субботу-воскресенье. Такое разъяснение дал Минтруд, письмо от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754.

Когда выгоднее брать отпуск в 2020 году
Есть несколько месяцев в году, когда сотруднику выгодно брать отпуск. Связано это с тем, что сотрудник меньше потеряет в зарплате, если уйдет в отпуск в месяцы, где нет праздников и много рабочих дней. Такими месяцами в 2020 году будут апрель, июль, сентябрь, октябрь, декабрь.
Обратная ситуация с месяцами, где много нерабочих праздничных дней и мало дней рабочих. В такие месяцы брать отпуск сотруднику невыгодно — в сумме зарплата с отпускными, как правило, будет меньше, чем работник обычно получает за месяц. Например, в 2020 году уходить в отпуск невыгодно в январе, феврале или мае. Но работники могут больше дней отдохнуть в такие месяцы, если присоединят отпуск к праздникам. Поэтому сотруднику стоит решить, что для него важнее: подольше отдохнуть или получить больше денег.

Шаг 4. Составьте проект графика отпусков

Определите, в какой последовательности будете вносить работников в график отпусков — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям, где они трудятся.

Оформлять график можете по унифицированной форме Т-7 или разработать свою, если работаете в коммерческой компании. Если составляете график по своей форме, советуем добавить в нее несколько дополнительных граф, которые облегчат вам работу в течение всего следующего года. Например, чтобы быстрее готовить приказы на отпуск, добавьте в график столбец с периодами работы, за которые планируете предоставить сотруднику отпуск. Так сможете сразу понять, за какой рабочий год предоставляете сотруднику отпуск, и не придется заглядывать в личную карточку.

Кроме того, можете дополнить форму столбцами, где сотрудник будет согласовывать разделение отпуска на части и даты начала отпусков. Так потом сможете подтвердить, что согласовали с работником и дату отпуска, и разделение отпуска на части.

Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, смотрите, чтобы предполагаемые даты отпуска у тех, кто трудится на одном участке работы, не пересекались. Чтобы подобные ситуации было проще выявлять, советуем составлять график по подразделениям. Если обнаружите такое совпадение в датах отпусков, предложите работникам скорректировать планы. Объясните, что если не договорятся, вы сами запланируете даты их отпусков, потому что их мнение учитывать не обязаны.

За какой период нужно предоставить отпуск работнику в первую очередь
Если за прошлые периоды работы у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска, то работодатель вправе сам решить, за какое время сначала предоставить отпуск — за предыдущие периоды или за текущий. Закон не обязывает работодателя предоставлять отпуска за рабочие периоды в хронологическом порядке, письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0. Но для работодателя удобнее и безопаснее оформить сначала отпуска за прошлый период, а затем за текущий. Так не запутаетесь в периодах и не потеряете дни отпуска.

Шаг 5. Утвердите график у руководителя

Если в компании есть профсоюз, прежде чем нести график на утверждение директору, направьте его проект в представительный орган работников, ст. 372 ТК. В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз обязан направить вам свое мотивированное мнение. Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо провести дополнительные консультации. Если не договоритесь, оформите протокол разногласий и несите план графика отпусков в том виде, как считаете нужным.

Выпустили умный график отпусков-2020.
Скачать новую версию

Утвердить график можно двумя способами. Первый — утвердить график подписью руководителя компании. Для этого ему достаточно поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа. Второй способ — издать приказ по основной деятельности. В таком случае график будет приложением к приказу.

Имейте в виду, что утвердить график нужно не позднее чем за две недели до нового года, ч. 1 ст. 123 ТК. График на 2020-й надо утвердить не позднее 17 декабря 2019-го.

Если нарушите срок, инспектор ГИТ оштрафует компанию, а вам могут объявить замечание или выговор, если задержка произошла по вашей вине. Если же подготовили и передали на утверждение проект графика вовремя, а задержка произошла по вине руководителя, вы не виноваты, наказывать вас нельзя.

Пример
За то, что опоздал с утверждением графика, кадровику объявили замечание. Работник посчитал, что его наказали незаконно, и обратился в суд.
Представитель работодателя пояснил, что дисциплинарное взыскание к кадровику применили из-за того, что он поздно представил руководителю проект графика на утверждение, чем нарушил ч. 1 ст. 123 ТК и должностную инструкцию. Суд взыскание отменил. Он пришел к выводу, что руководитель сам затянул с утверждением графика. Он продержал проект графика с 9 по 16 декабря, а затем вернул кадровику на доработку, так как отпуска были распределены непропорционально, решение Биробиджанского районного суда Еврейской автономной области от 22.06.2015 № 2-1686/2015.

Шаг 6. Ознакомьте сотрудников с графиком

Нужно ли знакомить работников с графиком — вопрос спорный. Если не сделаете это, рискуете, что вас оштрафует ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП и суд встанет на сторону инспектора.

Пример
Инспектор оштрафовал работодателя за то, что не ознакомил сотрудников с графиком. Компания обжаловала штраф. Представитель компании просил учесть, что график отпусков вывесили на стенд и каждый работник мог с ним ознакомиться в любое удобное время. Суд этот довод не принял, так как посчитал, что, не ознакомив работников под подпись с графиком, компания нарушила закон. При этом суд все же штраф отменил, так как посчитал нарушение малозначительным, решение Полесского районного суда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017.

Однако есть и другие примеры, когда суд посчитал, что работодатель не обязан знакомить работников с графиком.

Пример
Инспектор ГИТ оштрафовал работодателя за то, что он не ознакомил сотрудников с графиком отпусков. Компания обратилась в суд. Суд решил, что по закону работодатель не обязан знакомить сотрудников с графиком, и отменил штраф, решение Северодвинского городского суда Архангельской области от 09.12.2016 по делу № 1-548/2016.

Мы рекомендуем сотрудников с графиком знакомить под подпись. Это поможет в будущем избежать споров с работниками и претензий ГИТ. Более того, если добавите графу, где сотрудники распишутся, что их уведомили о дате начала отпуска, сэкономите в течение года время на уведомлении работников.

Собрать подписи работников, что ознакомились с графиком, можно в специальном журнале или на листе ознакомления.

Если кто-то из сотрудников откажется поставить подпись, что ознакомился с графиком, зафиксируйте такой отказ актом. Он поможет доказать инспектору, что работника с графиком ознакомили, но подтвердить это подписью он отказался.

Вносить ли в график изменения, если сотрудника восстановили на работе

Елена ПИТИРИМОВА,

юрист практики трудового и миграционного права Baker McKenzie, Москва

Работодатель должен внести изменения в график отпусков, чтобы отразить в нем отпуск восстановленного работника. Если суд признал увольнение незаконным, считается, что трудовой договор не расторгали. Никакие правовые последствия, связанные с увольнением, на работника распространяться не будут. Восстановление на работе означает, что сотрудник возвращается в прежнее положение, как до увольнения. Восстанавливаются все его трудовые права, в том числе право на отпуск.
Время вынужденного прогула при незаконном увольнении входит в стаж, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, ст. 121 ТК. Таким образом, за время вынужденного прогула сотрудник зарабатывает дни отпуска.
То, что при увольнении работнику выплатили компенсацию за все неиспользованные дни отпуска, в этом случае не имеет значения. Работодатель все равно должен предоставить отпуск сотруднику.
Вопрос о том, как взыскать с работника выплаченную ему при увольнении компенсацию, закон не регулирует. По мнению Роструда, компания вправе договориться с сотрудником, что он добровольно вернет сумму компенсации за неиспользованный отпуск. Если работник откажется, ее можно будет зачесть при выдаче сотруднику отпускных, когда он пойдет в ежегодный оплачиваемый отпуск, письмо от 14.06.2012 № 853-6-1.