Все статьи номера
Не прочитано
10 , Октябрь 2019
Прием, перевод, увольнение

Нужно ли вам менять штатку на следующий год. Для 4 из 5 компаний — да

Чтобы к 1 января 2020-го получить актуальную штатку, с правками в этом документе успейте определиться до конца октября. Промедлите — нарушите сроки, которые закон отводит на процедуру. Но прежде чем утверждать новое штатное расписание или менять то, что есть, проверьте, все ли нужные корректировки учли. Поможет в этом чек-лист. Ответьте на двенадцать вопросов и узнаете, есть ли в вашей штатке ошибки и, если да, то где. Ответы, которые говорят о проблемах в штатке, мы отметили красным. Как в этих случаях ее поправить, узнаете из статьи. 

Главное в статье СкрытьЧек-лист. Проверьте актуальность вашей штатки
Нужно ли индексировать зарплату на вакантных должностях.
Чтобы узнать, дочитайте статью
до конца







Из-за каких названий должностей в штатке вас обвинят
в дискриминации
и как этого избежать.
Чтобы узнать, дочитайте статью
до конца

Есть вакансии, которые не планируете закрывать

Главное в статье СкрытьЧтобы не пришлось включать лишние вакансии в отчет для службы занятости и предлагать их сотрудникам перед сокращением, исключите из штатного расписания те, что не планируете закрывать.

В чем ошибка. Не старайтесь внести в штатку все должности, которые когда-нибудь могут пригодиться. Если в компании уже два года нет помощника бухгалтера из-за того, что в бюджете нет денег на зарплату такого специалиста, уберите эту должность. Так же поступите, если понимаете, что в ближайшие полгода искать человека, чтобы закрыть вакансию, руководство не планирует.

Оставите вакансии — будете каждый месяц отчитываться о них в службу занятости, п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости населения. Конкретные даты, когда нужно подавать отчеты, в регионах могут быть разные. Проигнорируете обязанность, каждый месяц инспектор сможет штрафовать компанию на сумму до 5000 руб., а вас, если отвечаете за отчет, на 500 руб., ст. 19.7 КоАП. Аргумент, что вакансии держите в штатном расписании на всякий случай, не помогут. Сообщать в службу занятости компания обязана обо всех свободных должностях, постановление пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2, письмо Департамента труда и соцзащиты населения г. Москвы от 01.11.2018 № 01-13-36240/18.


Важная новость!
Сдавайте отчет о вакансиях в центр занятости по новой форме

Сведения о потребности в работниках и наличии свободных рабочих мест подавайте в центр занятости по новой форме. Старую форму отменили, новый бланк утвердил Минтруд приказом от 19.02.2019 № 90н. Отчитываться по новой форме должны все работодатели ежемесячно, если в штате есть вакансии. В некоторых регионах могут быть собственные формы отчета, а также правила и сроки подачи. Уточняйте эту информацию в центре занятости своего региона. Новый бланк отчета дополнили условием о дистанционном характере работы, а начало и окончание рабочего дня объединили в одну графу.
 

Вторая причина избавиться от вакантных должностей — чтобы не предлагать их при сокращении, тем, кто отказался от работы в новых условиях, и в других случаях. Не предложите вакансию, которую держите про запас, сотрудник оспорит увольнение и восстановится на работе. Вам придется выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и заново проводить процедуру увольнения уже по всем правилам.

Как исправить штатку на 2020 год. Выпишите из штатки вакантные должности и отберите те, которые должны остаться. Это те вакансии, что вы заквотировали для молодежи и инвалидов. Не удаляйте должности, на которые отдел подбора активно ищет кандидатов. Чтобы узнать, в какой срок вакансию планируют закрыть, напишите письмо менеджеру по подбору и поставьте в копию начальника отдела, куда нужен сотрудник. По должностям, работу по которым никто не ведет и они попали в штатку «про запас», уточните информацию у руководителей подразделений или директора компании. Объясните им последствия, если такие вакансии оставить, мы рассказывали о них выше.

Хотим уволить сотрудника, возможно ли переименовать его должность так, чтобы он передумал работать в компании?
Работник может пойти в суд, если решит, что вы решили избавиться от него, сделав название его должности «некрасивой». Например, менеджера по клинингу переименовали в поломойщика, и именно из-за этого работнику пришлось уволиться, п. 7. ч. 1 ст. 77 ТК. Сильно рискуете, если на следующий день после увольнения работника, который не устраивал руководство, должность вновь переименуют.

Нет обязательных должностей

Чтобы компанию не наказали за то, что директор не организовал работу по охране труда и воинскому учету, введите в штатку две обязательные должности — специалист по охране труда и специалист по ведению воинского учета. В каком количестве и при каких условиях — читайте дальше.

В чем ошибка. Не в отношении всех специалистов директор вправе сам принимать решение, нужны они ему в компании или нет. Есть две должности, которые работодатель обязан включить в штатку и принять на них работников.

Первая должность — специалист по охране труда. Такой сотрудник должен быть в каждой компании, где работает больше 50 человек. У кого меньше —решает сам, вводить такую должность или нет, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136. Такие компании могут, например, нанять стороннего специалиста по гражданскому договору или привлечь специализированную компанию, ч. 3 ст. 217 ТК, п. 1 Перечня, утв. приказом Минздравсоцразвития от 01.04.2010 № 205н.

Вторая обязательная должность — специалист по ведению воинского учета. Эта должность должна быть, даже если в компании пока нет работников, которые состоят на воинском учете или их всего двое. Если в компании меньше 500 человек, такой сотрудник может работать на условиях совместительства, п. 12 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, далее — Положение.

Включать обязанности по ведению воинского учета в должностную инструкцию другого специалиста нежелательно. Работа по воинскому учету на условиях совмещения или как часть обязанностей кадровика не предусмотрена, п. 12 Положения.

Инспекторы из военкомата не могут проверить штатное расписание, им неважно, как вы оформили человека, который перед ними отчитывается. Сложности может создать сам сотрудник, которому воинский учет навязали как одну из обязанностей. Он пойдет в суд или в ГИТ и сможет доказать, что его права нарушили. Тогда придется править штатку, оформлять его по совместительству и выплачивать компенсацию. Еще и ГИТ может оштрафовать компанию по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Как исправить штатку на 2020 год. Проверьте, сколько у вас работает сотрудников. Если больше 50 человек, а специалиста по охране труда нет, введите в штатное расписание такую должность.

Аналогично поступите и с воинским учетом. Введите данные в форму и определите, сколько должностей таких специалистов должно быть в штатном расписании в зависимости от количества сотрудников компании, которые состоят на воинском учете. Их количество считайте на 31 декабря прошлого года, ст. 13 Положения.

Главное в статье СкрытьСколько ставок специалистов по ведению воинского учета вводить в штатку

Есть вредные условия труда, но нет графы о доплате

Чтобы ГИТ не оштрафовала за то, что не доплачиваете работникам-вредникам, введите в штатное расписание доплату за работу в таких условиях. Не сделаете — заплатите штраф в 50 000 руб.

В чем ошибка. Если спецоценка выявила на рабочем месте вредные или опасные условия труда, неверно по этой причине повышать сотруднику оклад. Это отдельная доплата — определенный процент от оклада или зарплаты сотрудника. Если вместо этого сделаете больше оклад и не пропишете в допсоглашении, что увеличили зарплату по результатам спецоценки, заплатите штраф до 50 000 руб. по ч. 6 ст. 5.27 КоАП. Причина — не сможете доказать проверяющему, что это надбавка за работу во вредных или опасных условиях.

Кроме штрафа ГИТ, придется платить повышенный оклад сотрудникам, даже если по результатам следующей спецоценки класс условий труда признают оптимальным или допустимым. Уменьшить оклад в одностороннем порядке можно, только если в компании произошли технологические или организационные изменения.

Как исправить штатку на 2020 год. У сотрудника, который отвечал за спецоценку, запросите карты оценки рабочих мест. Не ждите, пока специалист по охране труда ознакомит работников с картами спецоценки их рабочих мест, ч. 1. ст. 21 ТК, ч. 5 ст. 15 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ о спецоценке. Документы пригодятся вам, чтобы вовремя внести поправки в штатное расписание. Отберите карты тех рабочих мест, которым присвоили 3-й или 4-й класс, то есть условия труда на которых признали вредными или опасными. Этим работникам нужно повысить размер оплаты труда минимум на 4 процента, ст. 147 ТК. Доплату за работу «вредникам» оформите как надбавку. Для этого заполните отдельную колонку в штатке. Название можете придумать сами, например: «за вредные условия труда» или «за условия труда, отклоняющиеся от нормальных». Не забудьте внести изменения в локальный акт о выплатах, например, положение об оплате труда или в раздел правил внутреннего трудового распорядка.


В каком разделе карты СОУТ кадровику смотреть класс условий труда

скачайте в конце статьи

Есть премии, которые платите по показателям

Чтобы не платить премию сотруднику, который не выполнил показатели премирования или получил взыскание, уберите упоминание о ней из штатки.

В чем ошибка. Пропишете премии в штатном расписании — будете выплачивать их постоянно. Если один месяц не выплатите ее или снизите размер выплаты, сотрудник пойдет в суд и будет прав. Чтобы суд его поддержал, работнику понадобится всего лишь выписка из штатного расписания по его должности. И этот документ, из-за которого компания проиграет в споре, вы сами ему и подготовите, ст. 62 ТК.

Как исправить штатку на 2020 год. Объясните руководителю и бухгалтеру, что если премии собираются платить в зависимости от результатов работы, а не каждый месяц, в штатке их лучше не указывать.

Пример
Сотрудница получала оклад и премию. Обе выплаты работодатель указал в штатном расписании. Когда у банка, где работала сотрудница, отозвали лицензию и начали процедуру банкротства, временный управляющий решил снизить расходы и отменил премию. Работница посчитала, что это несправедливо, и обратилась в суд, который ее поддержал. Компании пришлось выплатить ей премию и компенсацию за моральный вред.
Заочное решение Магаданского городского суда Магаданской области от 29.03.2016 по делу № 2-862/2016.

Если руководитель настаивает, чтобы премия была в штатке, дополните положение об оплате труда разделом, где распишите, какие премии будете платить сотрудникам. Премии разделите по периодичности. Они могут быть регулярными — ежемесячными или ежеквартальными и разовыми, которые связаны с конкретным событием, например пятилетием компании.

В локальном акте не забудьте прописать, за что сотруднику премию можно уменьшить или не выплачивать. В штатке в графе «Примечание» сделайте ссылки на пункты локального акта, где прописали всю процедуру премирования, Указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1

Нет ссылки на локальный акт об индексации

Чтобы не нарушить право сотрудников на индексацию зарплаты, штатное расписание менять не обязательно. В двух случаях из четырех можно обойтись без поправок в этот документ. К какому из них относится ваш вариант, узнаете ниже.

В чем ошибка. Не правите штатку при индексации, когда этого требует закон, ссылку на локальный акт о процедуре в документе тоже не ставите. В итоге не сможете использовать штатку, чтобы доказать инспектору, что провели индексацию.

Как исправить штатку на 2020 год. Прежде чем увеличивать сотрудникам оклад или ставку в штатке, проверьте локальный акт, в котором расписан порядок индексации в вашей компании. Верховный суд в 2019 году разъяснил, что если в порядке индексации выплачиваете сотрудникам ежегодные премии или материальную помощь к отпуску, менять штатку не обязательно, определение от 08.04.2019 № 89-КГ18-14. Если для индексации повышаете сотрудникам оклад, тарифную ставку или надбавки, то менять штатное расписание придется.

Роструд настаивает, чтобы при индексации меняли зарплату в штатном расписании на всех должностях, а не только на тех, которые заняты. Иначе рискуете принять новичка на зарплату ниже чем у остальных.

Чтобы сделать это правильно с первого раза, узнайте, на сколько нужно увеличить зарплаты сотрудникам. Зависит это от роста цен на товары и услуги: продукты, медикаменты, коммунальные платежи. Посмотреть информацию можете на сайте Росстата, ее обновляют в конце каждого месяца. Процент инфляции, который вы увидите в документе, минимальный. Коммерческие организации могут проводить индексацию на любую сумму, главное, чтобы зарплата у всех сотрудников увеличилась одинаково вне зависимости от должности и зарплаты, ст. 134 ТК. Если работаете в бюджетной сфере, индексацию в штатном расписании надо отражать. Критерии к размеру новых зарплат сотрудников смотрите в нормативных документах, например в Указе Президента от 24.06.2019 № 288 о развитии госслужбы.


Шпаргалку скачайте в конце статьи
Главное в статье СкрытьВ каких случаях при индексации зарплаты менять штатное расписание

Есть привязка зарплаты к МРОТ

Чтобы не подвести директора под уголовную ответственность за нарушения в оплате труда, доведите зарплату сотрудников до актуального МРОТ или минимальной зарплаты в регионе.

 
В чем ошибка. Будете больше трех месяцев платить сотрудникам ниже минималки — на директора могут завести уголовное дело по ч. 1 ст. 145.1 УК. Особенно если раньше его уже привлекали по этой статье, прим. 2 ст. 145.1 УК.

Учитывайте, что оклад в штатке меньше МРОТ — не всегда нарушение. Работник может каждый месяц получать премии, которые входят в систему оплаты труда. Поэтому, прежде чем менять раздел документа, прочитайте локальный акт о выплатах, возможно, в нем есть условия, которые позволят не увеличивать оклад сотруднику.

Как исправить штатку на 2020 год. Чтобы составить актуальный проект штатки на 2020 год, сверьте минимальную зарплату на полной ставке в организации и величину прожиточного минимума за II квартал 2019 года. Ее размер — 12 130 руб., приказ Минтруда от 09.08.2019 № 561н. МРОТ не может быть меньше этой суммы.  Главное в статье СкрытьБолее высокий размер минимальной зарплаты может действовать в регионе, если компания не отказалась присоединиться к региональному соглашению, которое устанавливает зарплату выше федерального МРОТ. Узнать сумму, меньше которой платить зарплату сотрудникам нельзя, сможете с помощью сервиса. Также он посчитает, на сколько зарплату нужно увеличить, чтобы не попасть на штраф ГИТ в 50 000 руб.

Две важные новости!
Госдума утвердила МРОТ на 2020 год

МРОТ повысили на 850 рублей. С 1 января работникам нельзя будет платить меньше 12 130 руб. Это размер прожиточного минимума трудоспособного населения на за II квартал 2019 года, который Минтруд утвердил приказом от 09.08.2019 № 561н. Сейчас действует федеральный МРОТ в размере 11 280 руб.

В Москве повысили размер минимальной зарплаты
С 1 октября 2019 в Москве увеличили минимальную зарплату, постановление Правительства Москвы от 10.09.2019 № 1177-ПП. Это связано с ростом прожиточного минимума, Московское трехстороннее соглашение на 2019—2021 годы от 19.09.2018 между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей. Теперь московские работодатели, кроме тех, кто отказался присоединиться к региональному соглашению, должны платить сотрудникам на полной ставке не меньше 20 195 руб. в месяц. До этого минималка в Москве составляла 19 351 руб.

Чтобы избежать проблем с ГИТ и сотрудниками, советуем хотя бы раз в месяц проверять актуальный размер минимальной зарплаты. Много времени это не отнимет, а от штрафа и проблем убережет.
Узнайте актуальный МРОТ в вашем регионе

Пример
Компания не меняла штатку с 2013 года и платила сотрудникам оклад 5600 руб. Работница уволилась из компании и пожаловалась в прокуратуру, что ей не выплачивали зарплату уже два месяца и ее оклад меньше, чем указано в соглашении по Нижегородской области с 2017 года.
Прокурор обратился в суд, чтобы помочь бывшей сотруднице получить свои деньги. Судья поддержал прокурора и обязал компанию выплатить сотруднице зарплату в размере, который указан в региональном соглашении, — 9500 руб. и компенсацию за каждый день, когда ей задержали зарплату.
Решение Арзамасского городского суда Нижегородской области от 20.07.2017 по делу № 2-1511/2017.

Если узнали, что региональное соглашение уже действует, а компания платит сотрудникам зарплату ниже новой минималки, сразу скорректируйте штатку текущей датой. Не меняйте документ задним числом, внесите правки в день, когда нашли текст соглашения. Как основание напишите директору служебную записку, в которой укажите, когда и где нашли документ.


Служебную записку о необходимости изменить штатное расписание

скачайте в конце статьи

Есть должности на иностранном языке

Чтобы не получить штраф ГИТ за то, что в названии должности используете иностранные буквы или слова, переименуйте их.

В чем ошибка. Чтобы повысить привлекательность должности, в название добавляют иностранные слова. Например, специалиста по работе с персоналом называют HR-manager, а разработчика сайтов в интернете Java-разработчиком. Однако подобный шаг навстречу кандидату грозит компании штрафом.

В трудовом договоре сотрудника наименование должности нужно указывать в соответствии со штатным расписанием. Так требует ст. 57 ТК. Запись о приеме на работу в трудовую книжку вносят на основании заключенного трудового договора. Значит, и в трудовой книжке наименование должности не должно отличаться от договора и штатки.

Проблема в том, что трудовые книжки кадровик обязан заполнять на русском языке, ч. 1 ст. 68 Конституции, п. 6 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, далее — Правила № 225. Получается, если в соответствии со штатным расписанием впишете в трудовую книжку название должности на иностранном языке, нарушите закон.

Для штатки не ориентируйтесь на название должности, которую специалист по подбору указывает в вакансии. Он выбирает название по ключевым словам, которые кандидаты вбивают в поисковую строку, когда ищут работу.

Даже если вы впишете в трудовую книжку название должности на русском языке, а в штатке и трудовом договоре оно останется на иностранном, инспектор ГИТ все равно оштрафует за несоответствие наименований, письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1. Спорить с проверяющим бесполезно. Придется исправлять штатное расписание, трудовые договоры и трудовые книжки. Креативить с названием должностей не советуем. Это опасно. Роструд считает, что выдуманные должности, которые состоят из бессмысленного набора букв, незаконны.

Как исправить штатку на 2020 год. Проверьте, есть ли в вашем штатном расписании должности с иностранными буквами или словами в названии. Если есть, переименуйте их. Для этого приказом измените штатное расписание. Затем поговорите с сотрудниками и объясните, что модное название должности в их трудовых договорах придется поменять.

Есть вилки окладов

Чтобы ГИТ не оштрафовала на 50 000 руб., уберите вилки окладов из штатного расписания. Можно их указывать в штатке или нет, Минтруд и Роструд договориться не могут. Поэтому устанавливать их в штатке опасно. Хотите ввести зависимость заработка работника от качества и количества работы — используйте другой способ. Какой — узнаете ниже.

В чем ошибка. Сотрудники, которые работают на одинаковых должностях и выполняют один и тот же объем работы, должны получать равную зарплату, ст. 132 ТК. Кодекс допускает разницу в оплате, но при условии, что различается квалификация, сложность работы и количество и качество затраченного труда. Чтобы отстоять вилку окладов, придется доказывать работнику и проверяющим, что разные оклады на одной должности зависят от квалификации сотрудника или объема работы, а не показывают личное отношение директора, письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953.

Как исправить штатку на 2020 год. Вместо вилок окладов установите одинаковый оклад для всех сотрудников по должности. Чтобы отдельные работники получали больше, введите надбавки, например, за стаж или квалификацию. Такие выплаты можете добавить в штатку.

Есть должности с названиями не по закону

Чтобы не ходить в суд по искам работников, которые не получили льготную пенсию, приведите наименования должностей в соответствие с теми, что указаны в квалификационных справочниках или профстандартах. По каким должностям это правило обязательно — узнаете дальше.

В чем ошибка. Если работа по должности связана с компенсациями, льготами или по ней есть ограничения, называть ее по собственному усмотрению нельзя. Например, ПФР откажется назначать сотруднику досрочную пенсию и из льготного периода исключит те месяцы и годы, в которые название должности сотрудника не соответствовало спискам 1 или 2, утв. постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Пример
Работник 12 лет работал электрогазосварщиком. Условия труда у него были вредные, поэтому он мог оформить льготную пенсию. Однако Пенсионный фонд отказался включать в специальный стаж 6 лет работы. Причина — кадровик указал в штатке и в трудовой книжке работника должность «электрогазосварщик», хотя обязанности в должностной инструкции соответствовали должности «газосварщик ручной сварки» в списке льготных профессий № 2, утв. постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10. В итоге судья поддержал работника, но кадровику компании, в которой он трудился в спорный период, пришлось выдавать справки, что работник имеет право на льготную пенсию, решение Красноярского районного суда Астраханской области от 27.02.2019 по делу № 2-83/2019.

Главное в статье СкрытьЕсли инспектор ГИТ узнает, что в компании есть должности, условия труда по которым дают сотруднику право на досрочную пенсию, будет сверять их наименования в штатном расписании, трудовых книжках и договорах. Найдет несоответствие — оштрафует на 50 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. 

* Делайте этот шаг, если меняете в штатке название должностей или структурных подразделений

Как исправить штатку на 2020 год. Переименуйте должности и не затягивайте с правками. В трудовых книжках сотрудников будет видно, когда название должности изменили. Чтобы уменьшить риск визита в суд по вопросам досрочной пенсии работника, оформите справку. Укажите в ней даты, когда он работал в льготной должности и какие обязанности выполнял. Один экземпляр отдайте сотруднику, второй подшейте в папку с исходящими документами.

Есть мужские и женские должности

Чтобы работник не смог обвинить вас в том, что ущемляете его права по половому признаку, исключите привязку названия должности к половому признаку, образец.

В чем ошибка. Работник может обвинить компанию в дискриминации, если должность будет называться, например, «машинистка-стенографистка».

Таблицу скачайте в конце статьи

 
Как исправить штатку на 2020 год. Унифицируйте название должности, чтобы подходило и мужчине, и женщине. Если это сделать невозможно, в графе «Должность» отразите один вариант названия, например «медицинская сестра», а в графе «Примечание» напишите: «Должность “медицинская сестра” при замещении лицом мужского пола называется “медицинский брат”».

В каких случаях поправить штатку можно сейчас, а ввести изменения с 2020-го
Утвердить штатное расписание на 2020 год вы можете даже сегодня. Главное, чтобы все прошло без нарушений. Например, нужно уведомить сотрудников, если из-за изменений в штатке придется менять условия трудовых договоров.
Если хотите переименовать должность работника, узнать об этом он должен минимум за два месяца до изменений, ст. 72, 74 ТК. За тем, чтобы вы соблюдали срок, следит трудовая инспекция. Проверяющий накажет, если штатку поменяете, а документы, которые подтвердят, что сотрудника уведомили о смене названия должности, представить не сможете. Решите схитрить и договориться с сотрудниками, чтобы они подписали уведомления задним числом, инспектор может поймать вас на ошибке, если не найдет уведомлений в журнале регистрации.
Если директор хочет увеличить сотрудникам оклады или установить надбавки, проблем не будет. Такие изменения улучшают положения работников, а ГИТ против этого не возражает. Главное — не забудьте в штатке указать, что действует она с января.

Кто кроме генерального директора имеет право утверждать штатное расписание?Просмотрите устав компании, возможно, утверждать штатку директор не может и право менять что-то в этом документе есть только у учредителей, п. 5 ст. 52 ГК. В уставе также может быть оговорка о том, что руководитель не может передать кому-то из сотрудников право утверждать штатку.
Не нашли таких условий, значит директор имеет право оформить приказ или доверенность и разрешить подписывать и утверждать документы одному из работников, например директору по персоналу.

Можно ли в штатном расписании сократить название отдела, например Отдел ИТ?
В штатке сократить наименование отдела можно, если он не указан в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника. В противном случае так делать нежелательно, нарушите правила заполнения трудовой книжки, так как название отдела будете переносить из штатного расписания, а записи в трудовую нужно вносить без сокращений, п. 11 Правил № 225.
Если отдел или подразделение, в котором работает сотрудник, оставить с полным названием не получается, есть хитрый способ сделать, как удобно кадровику. Название отдела в штатке пишите сокращенным, а в трудовом договоре сотрудника указывайте два варианта его названия — полное и сокращенное. Например: «Принят в отдел интернет-технологий — отдел ИТ на должность программиста». В трудовую все записи будете вносить полностью. Чтобы предотвратить расспросы инспектора про сокращенные наименования, пропишите их в локальном акте организации, отдельный документ для этого создавать не нужно.