Все статьи номера
4 , Апрель 2019
Зарплата, отчетность, пособие
Сложная задача

Работника нет в день увольнения. Когда выдать расчет и трудовую

В статье читайте:
Наталия ПЛАСТИНИНА, юрист ООО «Шелковица» (г. Саратов)

Сотрудник написал заявление об увольнении и в последний рабочий день не пришел. Кадры и бухгалтерия в этом случае должны позаботиться, чтобы он получил окончательный расчет. Ведь иначе компанию оштрафуют и заставят заплатить работнику компенсацию за просрочку выплаты. Как действовать, чтобы исключить риски, — в статье.

Если сотрудника нет на работе в день увольнения, направьте ему уведомление

Когда в день увольнения сотрудника, который получает зарплату в кассе, нет на работе, направьте ему документы по почте (схема ниже). Оформите уведомление о получении трудовой книжки и окончательного расчета (образец ниже). Отправьте ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении по известному вам адресу работника. Эти документы докажут, что вы готовы произвести расчет. Иначе суд решит, что компания неправомерно задержала выплату, и придется заплатить штраф за нарушение статьи 140 Трудового кодекса (ч. 6 ст. 5.27 КоАП).



Скачать и распечатать образец


Ждите от сотрудника требования о расчете. Оно может быть и устным, но лучше получите письменное заявление (образец ниже). Выплатите ему всю сумму максимум на следующий день, как только бывший сотрудник попросил расчет (ст. 140 ТК).



Вы не обязаны выплачивать расчет родственникам работника или другим лицам, если он жив и не выдал никому доверенность на получение денег. Если работник просит передать окончательный расчет другому человеку, запросите доверенность и паспорт представителя вашего бывшего сотрудника. Доверенность должен удостоверить нотариус или начальник того учреждения, где сотрудник находится, например главврач больницы (п. 1 ст. 185, ст. 185.1 ГК, определение Верховного суда от 05.02.2009 № 20-В08-16). В случае смерти работника окончательный расчет нужно выдать члену его семьи (ст. 141 ТК).

Даже если у компании нет средств для окончательного расчета по объективным причинам, или, например, не перечислили бюджетные средства, или возникли проблемы с банком, это не освобождает организацию от материальной ответственности. Если выдадите расчет с опозданием, придется платить бывшему сотруднику компенсацию. Выплачивать компенсацию за задержку расчета при увольнении нужно независимо от того, виноват работодатель или нет.

Если сотрудник не появился на работе и не требует расчет в течение пяти рабочих дней, депонируйте всю сумму. Хранить в кассе остатки наличных денег сверх лимита нельзя. Исключение — дни выдачи зарплаты и других выплат сотрудникам. Наличные деньги нужно передать в банк (п. 2, 6.5 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У, далее — Указание № 3210-У). Такой обязанности нет только у субъектов малого предпринимательства (п. 2 Указания № 3210-У).

Обсудите с бухгалтерией

Если выплатите расчет не вовремя, придется компенсировать каждый день опоздания. За нарушение срока выплаты зарплаты нужно начислить денежную компенсацию. Ее размер должен быть не меньше 1/150 действующей ключевой ставки Центробанка за каждый день задержки. При этом в ЛНА компании можно прописать и больший размер компенсации. Эту выплату рассчитывают за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст. 236 ТК).

При отпуске с последующим увольнением расчет и отпускные платите в разные дни

Когда оформляете отпуск с последующим увольнением, у сотрудника различаются последний день работы и день увольнения. Последним днем работы будет рабочий день перед началом отпуска. Днем увольнения будет последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК). Все расчеты с работником проводите до его ухода в отпуск (письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 и от 25.05.2011 № 1449-6-1, апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.03.2017 по № 33-2828/2017). Если неправильно определите последний день работы, а уволенный обратится в суд, придется выплатить бывшему сотруднику компенсацию за задержку окончательного расчета и моральный вред (апелляционное определение Саратовского областного суда от 29.10.2015 № 33-7170/2015).

Выплачивайте отпускные и окончательный расчет в разные даты. Отпуск оплатите не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК). Расчет — в последний рабочий день до отпуска. Оплата отпускных не входит в заработную плату (ст. 129 ТК). Поэтому работодатель не должен специально выдавать расчетный листок сотруднику при выплате отпускных. Когда проведете окончательный расчет, выдайте расчетный листок, в котором будет информация об общей денежной сумме, в том числе оплате отпуска (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Учитывайте, что премии и другие переменные выплаты начисляют за определенный период работы — месяц, квартал, год и т. д. При этом время болезни или отпуска работника входит в период для расчета премии, если иное не указали в ЛНА. Поэтому, если премию выплачивают за время, когда сотрудник еще работал, начислить ее нужно даже после его увольнения.

Пример

ООО «Агата» своевременно выплатило бывшему сотруднику Игорю Родионову окончательный расчет, но не начислило премию, так как в рабочем периоде для премии сотрудник был в отпуске, а потом уволился. Премию начислили всем работникам уже после того, как выплатили расчет уволенному. Работник, которому предоставили отпуск с последующим увольнением, через суд доказал, что бывший работодатель нарушил его права. Так как день увольнения — это последний день отпуска, то весь отпуск входит в период для расчета премии. Поэтому он имеет право на эту выплату, даже если уволен (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 09.09.2014 по делу № 33-3500-2014).

Предупредите директора

Часть долгов работников можно вернуть при окончательном расчете. Только причина, по которой возник долг, должна быть в перечне из статьи 137 Трудового кодекса. Чаще всего так возвращают деньги за неотработанный отпуск. Получите у сотрудника заявление о том, что он не оспаривает основание и размер удержания денежных средств. Общий размер удержаний не должен превышать 20 процентов от суммы окончательного расчета (ст. 138 ТК). Работнику выдайте расчет за вычетом удержанной суммы. Все суммы выплат и удержаний отразите в расчетном листке.

Когда сотрудник не согласен с расчетом, выплатите неоспариваемую сумму

Работник может требовать выплату, с которой компания не согласна. В этом случае выдайте ту сумму, которую не оспариваете (ч. 2 ст. 140 ТК). Чаще всего споры возникают по компенсациям за отпуска, премиям и другим переменным выплатам. Сразу выдайте зарплату за отработанное время — сумму, по которой у работников обычно нет вопросов. Получите заявление от сотрудника, в котором он укажет, что согласен с размером зарплаты и какие еще суммы требует (образец ниже).



Отправьте сотрудника в бухгалтерию. В большинстве случаев вопросы по начислениям бухгалтер прояснит на личной встрече с работником. Он сможет наглядно объяснить все числа в расчетном листке работника. Независимо от результата разговора сотрудника и бухгалтера, кроме расчетного листка, ничего дополнительно оформлять не нужно. Когда сотрудник получит в кассе сумму, которую не оспаривает, подготовьте расходный кассовый ордер или получите подпись сотрудника в платежной ведомости.

При безналичной оплате труда проведите расчет и перечислите итоговую неоспариваемую сумму на банковский счет сотрудника

Если сотрудник не согласен с расчетом, инициатива спора исходит от него. В этом случае работодателю обращаться в суд не нужно. Но ожидать судебного иска придется в течение одного года со дня, когда должны были выплатить окончательный расчет (ч. 2 ст. 392 ТК).

Нормативная база

ДокументЧем поможет
Статья 140 ТКВ срок рассчитать работника
Статья 138 ТКУзнать, сколько можно удержать из суммы окончательного расчета
Статьи 142, 236 ТКПонять, сколько придется заплатить работнику, если не выплатите окончательный расчет
Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1Выплатить окончательный расчет, если работник взял отпуск с последующим увольнением

Важные выводы

1. Если сотрудника в день увольнения нет на работе, направьте ему по почте уведомление, чтобы получил окончательный расчет. Так вы подтвердите, что готовы произвести расчет и не задерживаете выплату.

2. Расчеты с работником произведите до его ухода в отпуск с последующим увольнением. Если неправильно определите последний день работы, придется выплатить компенсацию сотруднику.

3. Когда есть разногласия с работником по выплатам при увольнении, в любом случае выплатите зарплату за отработанное время.

Как выдать документы при увольнении, если работник грозит судом. Копии документов, которые выдают по заявлению.

Ответ узнаете в обучении «Всероссийская Аттестация Кадровиков — 2019»

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Когда выплачивать отпускные, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением?
вместе с окончательным расчетом
за три дня до начала отпуска
в любой день по заявлению сотрудника
Материалы для скачивания: