Все статьи номера
статья 12 из 26
Не прочитано
4 , Апрель 2018
Документооборот
Исправьте ошибку

Пять ошибок предшественников, которые кадровику нужно исправить

Татьяна СОРОКИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»
В статье читайте:

Если вы недавно работаете в компании, проведите аудит кадровых документов. Вряд ли ваш предшественник оставил дела в идеальном порядке. Мы подскажем, где скрываются самые каверзные ошибки, которые вам нужно исправить.

Ошибка 1. Сотруднику оформили два трудовых договора

В компании до вашего прихода не сформировали кадровый учет. И вы столкнулись с тем, что у одного, а может быть, нескольких сотрудников два трудовых договора на одну должность. При этом в кадровой программе есть сведения о трудовом договоре на дату приема сотрудника, но в отделе кадров хранится только экземпляр более позднего трудового договора.

Как правильно. Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранит работник, другой — работодатель (ч. 1 ст. 67 ТК). Изменение любых условий трудового договора возможно только по соглашению работника и работодателя (ст. 72 ТК). Таким образом, нельзя исправлять трудовой договор без ведома и согласия сотрудника.

Почему нельзя оставить ошибку без внимания. Если организация оформит трудовой договор ненадлежащим образом, ей грозит штраф до 100 000 руб., а кадровик может заплатить штраф до 20 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП). Трудовой договор необходимо оформить не позднее трех рабочих дней со дня, когда сотрудник начал работать (ч. 2 ст. 67 ТК). Если проверяющие увидят, что договор составлен позднее, они отметят это нарушение. 

Что исправить. Если первый вариант трудового договора вы в кадровых документах не нашли, подготовьте докладную записку на имя генерального директора. Оформите акт об утрате экземпляра трудового договора. Затем составьте приказ о восстановлении и оформите экземпляр работодателя. Подготовьте письменное соглашение с работником о восстановлении вашего экземпляра (образец здесь). Отметьте в соглашении, что экземпляр работодателя был восстановлен по экземпляру работника. Соглашение подписывают работник и генеральный директор.

В шапке восстановленного экземпляра трудового договора укажите дату восстановления, номер первого трудового договора и укажите действительную дату начала работы сотрудника. Если работник откажется подписывать соглашение или восстановленный экземпляр трудового договора, составьте акт об отказе от подписи. Если работник откажется предоставить свой экземпляр трудового договора, восстановите договор по сведениям из кадровой программы.

Самое простое решение — попросить сотрудника вернуть второй, более поздний трудовой договор и уничтожить оба экземпляра повторного трудового договора. Если сотрудник не хочет возвращать, не расстраивайтесь. Повторный трудовой договор не имеет юридической силы, ведь первый, более ранний договор не был расторгнут, а значит, продолжает действовать. Поскольку во втором трудовом договоре нет никаких изменений, его нельзя считать и дополнительным соглашением. Так что, если работник обратится в ГИТ с двумя вариантами трудового договора, вы сможете защитить себя. Обратите внимание инспектора на докладную записку, акт об утрате и восстановленный экземпляр первого трудового договора. Эти документы докажут, что ошибку вы исправили.

Ошибка 2. Не внесли запись в трудовую книжку

Предыдущий кадровик забыл сделать запись в трудовой книжке сотрудника, например, о переводе на вышестоящую должность. Ситуация осложняется тем, что прошло время и у компании поменялось название. Запись об изменении названия в трудовую книжку внесли, а сведения о переводе на другую должность — нет. Теперь же сотрудник попросил копию своей трудовой книжки и обнаружил, что в трудовой нет записи о его переводе. Он требует исправить ошибку.

Как правильно. Если вам нужно внести запись о переводе, оформляйте ее в действующей трудовой книжке сотрудника. Дубликат трудовой книжки оформляют, только если в ней есть недействительная запись об увольнении или переводе, трудовая пришла в негодность или работодатель ее утратил (п. 33 и 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Правила, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, далее — Инструкция). В этих случаях дубликат трудовой книжки компания оформляет за свой счет (п. 48 Правил).

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. Инспекторы ГИТ обращают внимание на трудовые книжки сотрудников в первую очередь. Они обязательно заметят ошибку и накажут организацию и кадровика (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Запись о переименовании компании нужна, чтобы сведения о приеме и увольнении в трудовой книжке соответствовали друг другу. В ПФР при назначении пенсии заметят расхождения в наименованиях и могут не засчитать сотруднику стаж в вашей компании. 

Что исправить. Если вы обнаружили ошибку в трудовой книжке, которую допустил ваш предшественник, напишите докладную на имя генерального директора. Вас нельзя наказать за ошибки, которые не вы совершали (ч. 1 ст. 192 ТК). Докладная записка докажет, что вы обнаружили ошибку предшественника и сообщили о ней руководству. В докладной подробно опишите ошибку, укажите, к каким последствиям она приведет и что вы намерены предпринять. Когда руководитель согласует ваши действия, внесите исправления в трудовую книжку.

Пример

ООО «Сорт» 04.04.2018 переименовано в ПАО «Сорт». Бывший сотрудник отдела кадров внес запись об изменении наименования компании в трудовую книжку менеджера отдела рекламы. С 01.09.2017 работник переведен на должность старшего менеджера отдела рекламы, записи о переводе в трудовой книжке нет.

Чтобы исправить ошибку, нынешний кадровик внес исправления в трудовую книжку сотрудника. Сначала он написал, что запись о переименовании организации недействительна. На следующей строке он внес сведения о переводе сотрудника. На строке ниже без номера записи повторно внес информацию о переименовании компании (образец ниже).

Ошибка 3. Не прописали сведения о зарплате в ПВТР

Вы обнаружили, что в ПВТР не указаны сроки выплаты зарплаты. Поскольку документ оформлен уже давно и подписан сотрудниками, многие из которых уже уволены, не рекомендуем самостоятельно вносить поправки в текст.

Как правильно. Зарплату сотрудников нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Точные даты выплат устанавливают в ПВТР (ч. 6 ст. 136 ТК). Другие сведения о зарплате, например порядок выдачи расчетных листков, можно указать в локальном акте, определяющем форму расчетного листка, или в положении о зарплате (письмо Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1). 

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. В ПВТР или другом ЛНА подробно прописывают систему оплаты труда работников (ч. 2 ст. 135 ТК). Если условия выплаты заработной платы не прописать, компания заплатит штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Что исправить. Сведения о зарплате записывают в трудовой договор или в ПВТР (ст. 136 ТК). Если в трудовых договорах сотрудников этих сведений нет, внесите их в ПВТР. Издайте приказ о внесении изменений или об утверждении новой редакции ПВТР. Так вы решите сразу две задачи. Во-первых, ознакомите с изменениями всех сотрудников, которые сейчас работают в вашей компании. Во-вторых, избежите внимания проверяющих к старым неправильным документам. Ведь при проверке инспекторы обратят внимание только на реквизиты старых ЛНА, а не на их содержание.

Ошибка 4. В штатном расписании указаны неверные должности

Вы заметили путаницу в штатном расписании. Не указаны должности уже принятых работников или после перевода сотрудников в штатном расписании должности не изменены.

Как правильно. В кадровых документах вы указываете должность сотрудника в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК). Если сотрудник обнаружит, что в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании у него разные должности, он может обратиться в суд (определение Верховного суда Республики Коми от 12.07.2012 по делу № 33-2715/2012).

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. Если ошибку в штатном расписании вовремя не исправить, она станет длящейся, а значит, ГИТ накажет вас и компанию, несмотря на сроки давности (ст. 4.5 КоАП). Кроме того, бухгалтерия неправильно начислит зарплату сотрудникам и сошлется на ошибки в штатке. Например, если сотрудника повысили, а в штатном расписании вы не указали его новую должность, бухгалтерия может начислить ему меньшую зарплату. Если вовремя не исправите ошибки, будете виноваты уже вы.

Что исправить. Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и утверждает генеральный директор. Поэтому не исправляйте документ сами. Подготовьте приказ о внесении изменений в штатное расписание и докладную записку. Перечислите в ней ошибки, которые вы обнаружили. Если в штатке много ошибок, оформите исправленное штатное расписание и подготовьте приказ об утверждении нового штатного расписания.

Комментарий эксперта
Елена КОЖЕМЯКИНА, управляющий партнер юридической фирмы BLS (Москва)

Проведите комплексную проверку документов

Если в кадровом учете ваши предшественники допустили ошибки, их придется исправить. Ведь при проверке или конфликтной ситуации с сотрудником выслушивать претензии и решать проблемы все равно будете вы.

Проведите комплексную проверку трудовых договоров и внутренних документов компании. Для каждого вида документов подготовьте акт об обнаруженнии ошибок и план, как будете их исправлять.

Если обнаружили, что в трудовых договорах нет обязательных сведений или условий, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам, укажите в них недостающие данные. Подготовьте шаблон трудового договора, обозначьте в нем все необходимые сведения, чтобы в будущем снова не допустить ошибок. Если обнаружили неточности в локальном нормативном акте, издайте новый нормативный акт и обязательно ознакомьте всех сотрудников с ним под подпись.

Ошибка 5. Дата отпуска сотрудника не соответствует графику отпусков

Сотрудник недоволен тем, что в график по ошибке записали не те даты отпуска, которые он хотел. В доказательство своей правоты он даже может предъявить вам копию составленного им графика с отметкой о получении от предыдущего кадровика.

Как правильно. Работник может напомнить вам, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудника (ч. 2 ст. 123 ТК). Но смысл в том, что график обязателен, когда он утвержден работодателем. А индивидуальные предпочтения сотрудника, даже оформленные в виде графика, не имеют никакой юридической силы. Подпись вашего предшественника свидетельствует лишь о том, что он лично ознакомился с предполагаемыми датами отпуска сотрудника. Но для работодателя это значения не имеет. 

Почему нельзя оставлять ошибку без внимания. В данном случае речь, скорее, о возможном конфликте с работником. Изменение дат в графике отпусков нельзя считать ошибкой. Поэтому объясните сотруднику, когда работодатель обязан учитывать его пожелания, а когда — нет. Если есть возможность, идите навстречу сотруднику и предоставляйте отпуск в удобное для него время. Если нет, то это не будет нарушением.

Что исправить. Некоторым сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск нужно предоставлять в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК). Например, несовершеннолетним работникам, женщинам до и после отпуска по беременности и родам и после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260, 267 ТК). Оформите на основании заявления сотрудника с льготами приказ об отпуске. Исправлять график отпусков не нужно, ведь в этом случае вы предоставляете отпуск по заявлению сотрудника, а не по графику отпусков. Если сотрудник не имеет привилегий, скажите, что работодатель не обязан указывать в графике отпусков именно те даты, которые хочет сотрудник, он только принимает во внимание его пожелания. Таким образом, не вносите изменения в график отпусков, если сотрудник не согласен с датами отпуска по графику.

Важные выводы

1. Составьте письменное соглашение с работником, чтобы восстановить экземпляр первого трудового договора по экземпляру работника.

2. Если в штатном расписании вы нашли много ошибок, подготовьте исправленное штатное расписание и утвердите его с новой даты.

3. Чтобы не вносить исправления в график отпусков, подготовьте на основании заявления сотрудника приказ об отпуске.

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Нужно ли предоставлять сотруднику отпуск, если дата отпуска не соответствует графику:
не нужно в любом случае
если у сотрудника есть льготы, оформите на основании его заявления приказ об отпуске и не исправляйте график отпусков
нужно исправить график по желанию любого сотрудника
Материалы для скачивания:
Печати и штампы отдела кадров: когда использовать, что указать на оттиске, как хранить
№ 4, 2018
Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца