Все статьи номера
статья 8 из 25
Не прочитано
7 , Июль 2017
Специфика
Ситуация

За персональные данные теперь штрафуют строже. Что важно проверить

В статье читайте:
Юлия ДЕВЯТКОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

С 1 июля 2017 года за неправильную работу с персональными данными работодателя будут штрафовать на 75 000 рублей. У Роскомнадзора теперь есть семь оснований для этого. Кроме того, ведомство получило право самостоятельно наказывать работодателей (ст. 13.11, п. 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Раньше штрафы применяла прокуратура. Чтобы у директора не было нареканий к кадрам по поводу сохранности персональных данных, проверьте себя на предмет ошибок в работе с помощью нашего теста. Ваши ответы покажут, какими суммами может рисковать компания. 

Когда нужно получать у работников согласие на обработку персональных данных

Проверяющие выяснят, получала ли кадровая служба согласие работника на обработку данных в случаях, когда оно требуется. Не всем понятно, когда согласие предполагается по умолчанию, а когда нужен письменный документ.

Пояснения. Поскольку сотрудник выступает стороной трудового договора, получать у него согласие на обработку персональных данных не обязательно. Но собирать информацию о сотруднике работодатель может строго в ситуациях, указанных в законе, коллективном договоре и локальных актах (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ, абз. 1, 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г., далее – Разъяснения). Например, работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать персональные данные, которые получил: 
– по результатам обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений);
– из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ);
– от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений);
– из резюме кандидата, размещенного в сети Интернет и доступного неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений).

Не требуется согласие и на обработку данных в объеме, предусмотренном личной карточкой формы № Т-2. В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Чтобы узнать дополнительную информацию о работнике, например, номер его мобильного телефона или адрес личной электронной почты, потребуется согласие. Ведь если такие сведения отсутствуют, это не мешает исполнять трудовой договор. Поэтому, чтобы исключить спорные ситуации, рекомендуем все же при приеме на работу получить у сотрудника письменное согласие на обработку данных и включить в него информацию, которая нужна для эффективного взаимодействия с работодателем.

Пояснения. Чтобы изготовить пропуск, получите письменное согласие работника использовать его фотографию. В этом случае фото нужно, чтобы идентифицировать человека, а значит, оно относится к биометрическим персональным данным. Их можно обрабатывать только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ). Поэтому, если организация применяет пропускную систему и оформляет электронные пропуска, по которым можно установить личность, она должна заручиться письменным согласием каждого сотрудника на обработку фотографии1.

Если письменное согласие не получить, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/2013). За обработку биометрических персональных данных без письменного согласия работодателю как минимум сделают предупреждение или оштрафуют. Для должностных лиц штраф может составить от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций – от 15 000 до 75 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Как хранить в кадровой службе документы, содержащие персональные данные

Много вопросов вызывает хранение личных документов работников в кадровой службе организации. Разберемся, какие есть ограничения и нужно ли проставлять на документах с персональными данными специальные грифы.

Пояснения. Работодатель нарушает закон, если собирает и хранит лишние данные о сотрудниках. Роскомнадзор может обязать компанию устранить нарушение, а с 1 июля 2017 года – объявить предупреждение или оштрафовать. За это нарушение закон предусматривает наказание в виде предупреждения или штрафа. Для должностных лиц штраф может составить от 5000 до 10 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ). Чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки или личную карточку, достаточно попросить работника показать свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка, военный билет и т. п.

Только из оригиналов паспорта, военного билета, иных документов кадровик может получить актуальную информацию. Рискованно хранить в компании и использовать копии документов, которые получили у сотрудника при приеме на работу, ведь сведения в них могли устареть (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/2013).

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. Если кадровая служба хранит копии паспорта, страниц военного билета, свидетельств, то Роскомнадзор признает, что она обрабатывает избыточные персональные данные и нарушает права сотрудника. Суды в таких спорах поддерживают надзорный орган (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Чтобы избежать претензий Роскомнадзора, уничтожьте копии паспортов и иных документов сотрудников, хранить которые в компании закон не требует. Если понадобится уточнить какие-то сведения, попросите сотрудника показать оригинал документа.

Пояснения. Проставлять на папках с документами, которые содержат персональные данные, гриф ограничения доступа к документу не обязательно. Закон не устанавливает такого требования.

Работодатель должен исключить неправомерный или случайный доступ к персональным данным, в том числе к тем, которые хранятся на материальных носителях, то есть личным делам, трудовым книжкам, приказам и прочей кадровой документации (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Конкретные меры защиты и требования к местам хранения носителей персональных данных компания определяет самостоятельно в положении о защите персональных данных (п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Обычно документы на бумажных носителях хранят в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками либо специально оборудованных помещениях. Доступ к документам должны иметь только сотрудники, включенные в перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ.

Кого можно привлечь к ответственности за разглашение персональных данных

Все кадровики имеют дело с персональными данными. Но доступ к ним могут иметь и другие сотрудники организации. Выясним, как утвердить список таких работников и кого можно уволить за разглашение персональных данных.

Скачать и распечатать образец

Пояснения. Работодатель должен приказом утвердить перечень сотрудников, которым в связи с исполнением должностных обязанностей могут понадобиться персональные данные2 (образец выше). Обычно в перечень входят генеральный директор, его заместители, сотрудники кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности, юридического отдела и т. д.

В перечне нужно указать Ф.И.О. конкретных работников, а не список должностей. Если сотрудник уволится, в перечень вносят изменения. Если перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные, отсутствует или в нем указаны не Ф.И.О. работников, а должности, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21 января 2013 г. по делу № А44-5910/2012).

Пояснения. Уборщицу нельзя уволить по инициативе работодателя за разглашение персональных данных других сотрудников, так как о размере зарплат она узнала не в связи со своими обязанностями. Функционал уборщицы не предполагает работы с персональными данными, и она не подписывает обязательство их не разглашать.

Сотрудника, который разгласил персональные данные другого работника, можно уволить по инициативе работодателя (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Но это допустимо, если одновременно выполняются два условия (п. 7 ст. 86 ТК РФ, п. 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2):
– такие сведения работник получил в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
– сотрудник подписал обязательство о неразглашении персональных данных (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

ДокументПоможет вам
Статьи 2, 5, ч. 1 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, абз. 1, 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.Выяснить, в каких случаях работодатель может обрабатывать персональные данные сотрудников без их согласия
Статья 13.11 КоАП РФУзнать, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными
Разъяснения Роскомнадзора «О вопросах отнесения фото- и видеоизображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»Уточнить, как обрабатывать биометрические данные работников

Важные выводы

1. Если вы обрабатываете только те данные, которые нужны для исполнения трудового договора, это законно и без согласия сотрудника. Однако возможны споры о составе таких данных, поэтому безопаснее заручиться согласием сотрудника в письменном виде.

2. Не храните в кадровой службе копии паспортов и иных документов сотрудников. Чтобы уточнить какую-то информацию, просите сотрудника показать необходимый документ.

3. Утвердите перечень работников, которые обрабатывают персональные данные, и получите у них обязательство не разглашать такую информацию. Иначе вы не сможете привлечь их к ответственности за утечку персональных данных.

Материалы для скачивания:
Год с профстандартами. В чем заблуждались кадровики и эксперты
№ 7, 2017
Временный перевод как альтернатива испытанию и другие нетипичные ситуации