Все статьи номера
4 , Апрель 2017
Документооборот
Объясните коллегам

Как обходной лист защитит вас от конфликта. Правила использования

Евгения РИВКИНА, начальник отдела кадров ООО «КОРИС ассистанс» (Санкт-Петербург)
В статье читайте:

Обходной лист подтвердит, что за работником нет служебного имущества и задолженности перед компанией на дату увольнения. А в спорной ситуации поможет доказать, что работник уволился добровольно, так как сам обошел все подразделения и мирно сдал дела. В этом материале разберем, как составить такой документ, чтобы он защищал компанию, и имеет ли право работодатель не выдавать трудовую книжку, если работник не сдал подписанный обходной лист в кадры.

Зачем нужен обходной лист

Обходной лист – это внутренний документ, который работник заполняет при увольнении, чтобы подтвердить отсутствие задолженностей перед работодателем и передачу дел. Сотруднику обходной лист напоминает, кому и что он должен вернуть.

Трудовой кодекс не упоминает об обходном листе, и, по общему правилу, этот документ не является обязательным. Однако отдельные нормативные акты, которые касаются госслужбы, требуют его заполнять. Например, Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденная приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372.

Если работодатель решил применять обходной лист, порядок его использования прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном акте. Например, в положении о персонале или инструкции по кадровому делопроизводству. При этом нельзя закреплять норму, что трудовую книжку и окончательный расчет выдадут сотруднику только после того, как он получит все подписи в обходном листе. Это будет ухудшать положение работников по сравнению с законом (ст. 8, 84.1 ТК РФ).

Какие реквизиты включить в обходной лист

Форму обходного листа можно закрепить в приложении к локальному акту, на основе которого его применяют. В бланк включите наименование организации (1), фамилию, имя, отчество (2), табельный номер сотрудника (3), его должность (4), структурное подразделение (при наличии) (5) и дату увольнения (6) (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

В основной части обходного листа укажите подразделения, которые работник обойдет перед увольнением. Ее удобно оформить в виде таблицы. В первом столбце указывают название структурного подразделения (7), во втором делают отметку об отсутствии задолженности, передаче дел (8). В третьем столбце ответственный сотрудник пишет свою фамилию и инициалы (9), в четвертом расписывается и проставляет дату (10). Пятый столбец оставляют для примечаний (11).

Включите в перечень только подразделения, обойти которые при увольнении действительно важно. Обычно это бухгалтерия, административно-хозяйственный отдел, отдел технической поддержки, подразделение, где непосредственно трудился сотрудник, отдел кадров. В зависимости от должности сотрудника может понадобиться зайти и в другие отделы. Например, в отдел охраны труда, если работнику выдавали спецодежду, и т. д.

Иногда имеет значение порядок сбора подписей. Например, сдав электронный пропуск, работник не попадет в остальные отделы. Поэтому расположите подразделения в обходном листе в том порядке, в каком их следует обходить работнику.

Как учитывать выданные обходные листы

Фиксируйте, когда и кому выдали обходной лист. Удобно это делать в журнале (образец ниже). Его форму утверждают в приложении к локальному акту.

Скачать и распечатать образец

В журнале предусмотрите графы, чтобы указать номер записи (12), дату выдачи обходного листа (13), Ф.И.О. увольняемого работника (14) и его структурное подразделение (15). Кроме того, нужно отразить Ф.И.О. сотрудника, который выдал обходной лист (16), его подпись (17).

Внесите графу, где работник распишется, что получил обходной лист (18), и оставьте графу для примечаний (19). В ней делайте отметки об отказе работника получить бланк обходного листа.

Что делать, если работник при увольнении не заполнил обходной лист

Поскольку Трудовой кодекс не требует применять обходной лист, работник не несет ответственности за то, что не успел или отказался его заполнить. В любом случае работодатель обязан в последний день работы выдать трудовую книжку (если работа была основной) и выплатить все причитающиеся сотруднику денежные суммы (ч. пятая ст. 80, ст. 84.1 ТК РФ).

Если работодатель не выдаст трудовую книжку, ему грозит материальная ответственность. Придется возместить работнику неполученный заработок в связи с незаконным лишением возможности трудиться (абз. 4 ст. 234 ТК РФ). Если компания нарушит срок расчета, сотруднику будет причитаться компенсация за задержку зарплаты (ст. 236 ТК). За эти нарушения работодателя могут привлечь и к административной ответственности в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вместе с тем обходной лист может свидетельствовать в пользу работодателя в трудовых спорах. По делам о принуждении к увольнению он поможет доказать, что давления на сотрудника со стороны работодателя не было. Ведь работник добровольно обошел подразделения организации и получил визы в обходном листе (апелляционное определение Свердловского областного суда от 8 ноября 2016 г. по делу № 33-19939/2016). В спорах о взыскании материального ущерба обходной лист станет дополнительным доказательством, которое подтвердит, что работник не вернул вверенное имущество. При этом важно правильно оформить как выдачу сотруднику материальных ценностей, так и получение обходного листа или попытку его вручить.

Закрепляем на практике

Скачайте бланк обходного листа. Заполните бланк, используя следующие условия.

Ведущий специалист отдела обучения ООО «Ребекка» Леонова Ирина Петровна (табельный номер 36) увольняется 27 апреля 2017 года. 24 апреля она получила в отделе кадров обходной лист. Сотруднице нужно обойти структурные подразделения: бухгалтерию, хозяйственный отдел, службу безопасности, отдел технической поддержки, отдел кадров, а также проставить отметку у своего непосредственного руководителя.

Нормативная база

ДокументПоможет вам
Статья 8 ТК РФУзнать, что работодатель вправе предусмотреть в локальном акте применение обходных листов
Статья 84.1 ТК РФПонять, что отказ работника заполнить обходной лист – это не причина переносить дату увольнения
Статьи 234, 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФВыяснить, какая ответственность грозит работодателю за несвоевременную выдачу трудовой книжки, нарушение срока окончательного расчета
Материалы для скачивания: