Все статьи номера
4 , Апрель 2017
Документооборот
Ответы на вопросы

Как заполнить трудовую книжку без единой ошибки


Алена ШЕВЧЕНКО,  
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»
 

Как исправить ошибку бывшего работодателя в сведениях о работе, если ее обнаружили спустя несколько лет?

Кадровик вносил запись о переводе и заметил, что один из прошлых работодателей сделал две ошибки в трудовой книжке сотрудника: не указал сокращенное название организации и ошибся в записи об увольнении. Как поступить? Выдать трудовую работнику, чтобы бывший работодатель исправил записи, или исправлять самим?
Оксана Ульянова, менеджер по персоналу (г. Белгород)

Исправлять эти ошибки придется вам (п. 27, 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Трудовую книжку на руки работнику можно выдать, только когда он оформляет пенсию (ч. первая ст. 62 ТК РФ). Поэтому пусть сотрудник обратится к бывшему работодателю за справкой, копией приказа или другим подтверждающим документом (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Когда получите его, после своей последней записи поставьте следующий порядковый номер, текущую дату и признайте ошибочные записи бывшего работодателя недействительными. Затем внесите правильные сведения. В графе 4 сделайте ссылку на документ предыдущего работодателя (образец ниже). Дальше продолжайте свои записи.

Нужно ли оформить дубликат трудовой книжки, если в ней много ошибок?

Провели аудит трудовых книжек и выяснили, что почти у всех сотрудников организации работодатель допустил по пять-шесть ошибок. Обязаны ли мы оформить дубликаты трудовых книжек в этом случае?
Анна Селиверстова, инспектор по кадрам (г. Астрахань)

Нет, не обязаны. Работодатель должен завести дубликат трудовой книжки сотруднику только в случаях, которые определяет закон. Например, если работник потерял трудовую книжку или кадровик внес в нее недействительные записи о переводе или увольнении (п. 31, 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила № 225).

Если в трудовой книжке другие нарушения, то оформлять дубликат вы не обязаны. Но некорректные записи нужно исправить. Сделать это может работодатель, который совершил ошибки в записях, либо новый работодатель. Для этого сотрудник приносит справку или другой официальный документ с предыдущего места работы (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Как в трудовой книжке исправить ошибку в фамилии?

Обнаружили ошибку в фамилии работника в трудовой книжке. На титульном листе написано «Сафронов», а нужно «Софронов». Трудовая книжка ведется уже много лет. За это время работник фамилию не менял. Можем ли мы исправить ошибку в фамилии? Если да, то достаточно ли для этого паспорта работника?
Мария Иванова, специалист по персоналу (г. Нижний Новгород)

Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите изменения в записи о фамилии, имени и отчестве (п. 2.3 Инструкции № 69, п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите правильную. На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки внесите заверяющую запись и реквизиты паспорта. Ниже должна быть подпись руководителя организации или специально уполномоченного лица и печать компании или кадровой службы (образец ниже).

Указывать ли структурное подразделение в записи о переводе?

Переводим работника из головного офиса в Москве в обособленное структурное подразделение в Московской области. Должность не меняется. Нужно ли в записи о переводе уточнять обособленное подразделение?
Николай Красавин, инспектор по кадрам (Москва)

Ответ на ваш вопрос зависит от того, указано ли в трудовом договоре структурное подразделение. Если да, то уточните его в записи о переводе. Например, укажите: «Переведен в бухгалтерию филиала ООО „Парус“ в г. Видное Московской области на должность бухгалтера». Дело в том, что запись в трудовой книжке должна точно отражать формулировки трудового договора и приказа (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если в договоре не указано структурное подразделение, а должность не меняется, то запись в трудовую книжку не нужно вносить.

Нужно ли выносить реквизиты диплома на обложку трудовой книжки?

Приняли на работу сотрудника после колледжа. Заочно он учился в вузе. Через несколько лет закончил вуз и принес в отдел кадров диплом. Мы внесли запись о высшем образовании по специальности «юриспруденция». Нужно ли на обложке указывать реквизиты диплома?
Анастасия Коркина, специалист по кадрам (г. Нижневартовск)

Нет, не нужно. Этого требования нет ни в Правилах № 225, ни в Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). Реквизиты документа об образовании достаточно зафиксировать в личной карточке сотрудника. Такая запись подтвердит уровень образования, который указан в трудовой книжке.

Если вы указали реквизиты диплома на обложке трудовой книжки, то вносить какие-либо исправления и признавать такую запись недействительной не нужно. Она является избыточной, но не ошибочной.

Как внести запись об увольнении, если суд лишил работника специального права?

Сотрудник работает у нас столяром. Как физическое лицо на своем автомобиле он совершил наезд на пешехода. По приговору суда его лишили прав на два года. Работник от нас увольняется, два года еще не прошли. Должны ли мы отражать лишение прав в трудовой книжке, ведь он не работает водителем?
Надежда Грачева, специалист по кадрам (г. Ростов-на-Дону)

Да, должны. Поскольку сотрудник увольняется до окончания срока наказания, вы обязаны внести в трудовую книжку запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность работник лишен права занимать (п. «г» ч. 2 ст. 34 УИК РФ, п. 19 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Перед тем как внести запись об увольнении, внесите запись о лишении права. В графе 3 напишите «Лишен права на управление транспортным средством на два года». В графе 4 укажите реквизиты приговора суда. Вам не обязательно писать о том, сколько времени осталось до конца срока исполнения наказания. Начало срока будущий работодатель будет отсчитывать с того момента, когда вступил в силу приговор суда (ч. 1 ст. 36 УИК РФ).

Получите бесплатную консультацию по кадровому вопросу по телефону 8 (495) 795-03-79. Чтобы задать вопрос, Вам потребуется назвать Ваш код доступа подписчика электронного журнала.