Все статьи номера
статья 18 из 24
Не прочитано
2 , Февраль 2017
Эффективность на работе
Организуем работу отдела кадров

Какие необязательные по закону документы выручат кадровика

В статье читайте:
Наталья УЛАНОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Не все документы, которые ведет отдел кадров, обязательны по закону. Но не стоит от них сразу отказываться. Они могут быть полезными кадровику и решать сразу несколько вопросов. Например, приказ об объявлении праздничных дней нерабочими по закону издавать не требуется. Но он спасет от споров с работниками и освободит вас от однотипных уточнений коллег. В статье мы раскроем скрытые на первый взгляд преимущества необязательных по закону документов.

Приказ о праздничных днях

В средних и крупных компаниях руководитель часто просит кадровика подготовить приказ, в котором объявляет в организации праздничные нерабочие дни. Трудовой кодекс не предусматривает приказ о праздничных выходных днях и их переносах. Поэтому инспектор не оштрафует за отсутствие документа.

Что говорит закон. Вопрос о том, когда работники отдыхают в связи с праздниками, решает законодатель. Трудовой кодекс устанавливает 14 нерабочих праздничных дней, которые распространяются на всех работников (ст. 112 ТК РФ). Дополнительных распоряжений работодатель давать не должен.

Чем полезен кадровику. Приказ об объявлении праздничных дней снимет многие вопросы коллег о режиме работы (образец ниже). Также он напомнит тем, кто заработался, что в привычный рабочий день не нужно приходить в офис. Если издавать приказ заранее, например за один-два месяца, начальники отделов запланируют необходимые дела и командировки. А еще приказ может содержать напоминание, что продолжительность рабочего дня в предпраздничный день уменьшается на час (ст. 95 ТК РФ). Это норма распространяется и на совместителей, и на основных работников с неполным рабочим днем. Содержание приказа остается на усмотрение работодателя.

Скачать и распечатать образец

Информировать сотрудников о нерабочих праздничных днях важно, когда в компании введены различные режимы работы и есть случаи, когда часть подразделений или работников трудятся в праздники (ст. 113 ТК РФ). Это могут быть непрерывно действующие организации или работы по обслуживанию населения. Поэтому работников стоит предупредить об их режиме работы, чтобы предотвратить ситуацию, когда некоторые сотрудники не вышли в рабочую смену в праздник.

Приказ о праздничных днях – не единственный способ сообщить сотрудникам о режиме работы компании. Вы вправе довести до коллектива информацию любым удобным способом: информационным письмом, рассылкой по электронной почте или через непосредственных руководителей.

Заявление на отпуск по графику

Работодатели закрепляют в локальных актах, что перед началом запланированного ежегодного отпуска работник пишет заявление с просьбой его предоставить. Когда есть заявление с визой руководителя «согласовано», это добавляет сотруднику уверенности, что отпуск состоится и его не перенесут.

Что говорит закон. Как только работодатель утвердит график отпусков, документ становится обязательным для обеих сторон трудового договора (ст. 123 ТК РФ). По этой причине не требуется получать от сотрудника заявление или согласие на отдых в указанные в графике даты. Заявление понадобится кадровику, если работник захочет уйти в отпуск в другие дни.

Чем полезен кадровику. Даже если отпуск по графику, безопаснее получить заявление от работника. С момента, когда сотрудник письменно выразил желание уйти в отпуск, кадровик оформляет приказ, передает его в бухгалтерию для оплаты, решает вопрос о временном выполнении работы отсутствующего сотрудника и т. д. Таким образом, вы последовательно готовите все документы. Если после возникнет спор о периоде отдыха, вы сможете подтвердить, что работник сам выбрал эти даты.

Командировочные удостоверения

Сейчас даты служебной поездки работодатель смотрит по проездным билетам. Но компании продолжают использовать командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты об их выполнении.

Что говорит закон. Чтобы направить работника в служебную поездку, работодателю больше не нужно командировочное удостоверение (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Оно не подтверждает срок служебной поездки, но для внутреннего порядка документ не будет лишним.

Чем полезен кадровику. Основное значение командировочного удостоверения было в отметках о выбытии и прибытии в место командирования и обратно. Без командировочного удостоверения сложнее подтвердить, что работник фактически находился там, куда его направил работодатель. Например, если цель служебной поездки сотрудника – прослушать семинар по профессиональной теме, сотрудник может провести этот день, гуляя по городу. А обязанность предоставить работодателю документ с печатями дисциплинирует недобросовестного работника.

Командировочное удостоверение с датами поездки понадобится и для табелирования сотрудников, особенно если в организации часто командируют работников. В положение о командировках работодатель может включить пункт, что после окончания служебной поездки работник предоставляет командировочное удостоверение ответственному за ведение табеля (образец ниже). В этом случае риск неправильного фактического учета рабочего времени сотрудника будет сведен к нулю, что уменьшит споры и конфликты по оплате труда.

Скачать и распечатать образец

Приказ о начислении выплат в связи с отпуском по уходу за ребенком

Бухгалтерия всегда просит приказ, чтобы начислять выплаты на основании отдельного документа. Но его требуют составлять, даже если есть приказ об отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. И хотя такой документ не обязателен по закону, издавать его есть смысл.

Что говорит закон. Трудовой кодекс называет отпуск по уходу за ребенком именно до достижения им возраста трех лет (ч. первая ст. 256 ТК РФ). Поэтому корректнее оформлять отпуск до того дня, когда ребенку исполнится три года. Приказ издают по унифицированной форме № Т-6 или по форме, которую разработали в компании самостоятельно. Это приказ по личному составу, поэтому в него не включают условие о выплате работнику пособия по уходу за ребенком.

Чем полезен кадровику. Для своевременных выплат целесообразно составлять отдельный приказ по основной деятельности (образец ниже). Приказ о начислении выплат в связи с отпуском по уходу за ребенком снижает риск трудового спора с работником, если ему задержат пособие по уходу за ребенком. Это происходит, если бухгалтерия поздно узнает об отпуске работника. Чтобы это исключить, подготовьте приказ о начислении выплат за подписью руководителя. Начальник даст распоряжение другому отделу начислять и выплачивать работнику соответствующие пособия и компенсации. Благодаря приказу все обязательства компании перед работницей в части выплат будут сопровождаться письменным документом.

Скачать и распечатать образец

Приказ обратит внимание руководителя и на размеры гарантированных выплат. Также руководитель из приказа получит информацию, что работник на определенный период исключен из трудового процесса и требуется его временная замена.

Приказ на сверхурочную работу

В унифицированных формах документов нет приказа о привлечении к сверхурочной работе. Но кадровики, которые сами разработали форму приказа и используют ее, не называют ни одного минуса этого документа.

Что говорит закон. Чтобы сотрудник отработал сверхурочно, необходимо распоряжение работодателя. Но в статье 99 Трудового кодекса или в других нормах не указано, что такое решение должно быть обязательно в письменной форме. Тем не менее приказ о привлечении к сверхурочной работе будет завершать эту процедуру и в дальнейшем поможет оптимизировать рабочие процессы.

Чем полезен кадровику. Приказ о привлечении к сверхурочной работе станет основанием для бухгалтерии оплатить переработки. Если включить в локальный акт, например ПВТР, условие, что работодатель привлекает к сверхурочной работе только соответствующим приказом, то потом кадровик обоснует, почему компания не должна платить сотруднику за сверхурочную работу по его инициативе. Кроме этого, анализ приказов на сверхурочную работу в конце года выявит отделы, которые чаще всего перерабатывали, и причины этого.

Приказы о привлечении к сверхурочной работе станут сигналом, что в отделах есть проблемы. Если сверхурочная работа вызвана неоднократными перебоями с оборудованием, то следует обратить внимание на техническое оснащение подразделения. Если потребность в работе сверх нормы обосновывали соблюдением сроков, то либо отделу требуется расширение, либо стоит обратить внимание на режим рабочего времени и дисциплину труда. Таким образом, компания в новом году сможет сократить расходы на оплату сверхурочных часов.

Документы, от которых кадровик может отказаться

Что можно не вестиПочему документ необязателен
Заявление о приеме на работуТрудовой кодекс не требует получать заявление от работника. Первоочередным документом при приеме выступает трудовой договор (ст. 56, 68 ТК РФ)
Журнал регистрации приказов и трудовых договоровЖурналы регистрации необязательны и за их отсутствие ГИТ не оштрафует. Если необходим учет номеров документов, делайте это в таблице в электронном виде
Заявление на отпуск генерального директора – единственного учредителяСогласовывать генеральному директору самому себе отпуск нет смысла. Он отдыхает по графику или в удобный период. Для этого руководитель может дать распоряжение отделу кадров подготовить приказ на его отпуск
Согласие на удержание из зарплаты алиментов по исполнительному листуУдерживать из зарплаты алименты и переводить их получателю алиментов – обязанность компании (ст. 109 СК РФ, ст. 137 ТК РФ). Согласие работника для этого не требуется. Размер удержаний сотрудник увидит в расчетном листке (ст. 136 ТК РФ)
Уведомление о прохождении испытательного срокаЕсли работодатель продолжил трудовые отношения после срока испытания, это автоматически считается прохождением испытательного срока (ст. 71 ТК РФ)

Важные выводы

1. В приказ об объявлении праздничных дней включите пункт о режиме работы накануне. Это снимет вопросы руководителей и работников, когда они могут уйти домой.

2. Не отказывайтесь от командировочных удостоверений. Этот документ дополнительно подтвердит, что работник находился в месте служебной поездки.

3. Разработайте приказ о привлечении к сверхурочной работе. На основании него бухгалтерия будет в срок оплачивать эту работу, и не будет споров, почему часы сверх нормы по инициативе сотрудника не являются переработкой.

Материалы для скачивания:
Как организовать работу, если отделу кадров поручили подбор
№ 2, 2017
Что мешает выполнять задачи в срок. Оцените рабочий день по пяти критериям