Все статьи номера
статья 17 из 26
Не прочитано
1 , Январь 2016
Документооборот
Идеальный документ

Опломбируем кадровые документы

Закон требует скреплять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сургучной печатью или опломбировать (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила № 225). Если это правило организация не соблюдает, ее могут оштрафовать (ст. 5.27 КоАП РФ). Многих работодателей волнует вопрос: что лучше использовать для скрепления – сургучную печать или пломбу? Есть ли какие-то требования к их реквизитам? Какие еще кадровые документы стоит опломбировать?

Приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками

Важные детали

1. Проверьте, что обязанности по учету, ведению и хранению трудовых книжек закреплены в должностной инструкции ответственного сотрудника

2. В приказе обозначьте, кто исполняет обязанности уполномоченного лица, если тот отсутствует. Тогда не придется издавать соответствующие приказы каждый раз, когда сотрудник в отпуске, командировке или на больничном

3. Новому работнику, ответственному за трудовые книжки, их передают по акту. Этот документ должны заверить своими подписями оба сотрудника – принявший и сдавший трудовые книжки

Для чего нужен документ. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе издать приказ о назначении специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками. Учет этих документов предполагает оформление и ведение книги учета движения трудовых книжек.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации и документа, дата составления приказа, Ф.И.О. и должность работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, подписи (с расшифровкой) руководителя организации и ответственного сотрудника.


Скачать и распечатать образец

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств

Важные детали

1.  Каким именно способом опломбировать книгу учета, законом в деталях не урегулировано. Поэтому организация вправе сама решить, какого способа придерживаться

2.  Сургучной печатью обычно скрепляют документы, которые не требуют длительного хранения, так как сургуч со временем рассыпается, а пломба держится дольше

3.  Пломбировочные устройства изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем. Главное, чтобы устройство, которым будут скреплять книги учета бланков строгой отчетности, отвечало требованиям ГОСТ 31282-2004 

Для чего нужен документ. В крупных организациях целесообразно закрепить порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, вид документа, гриф утверждения документа, содержащий наименование должности, подпись (и ее расшифровку) руководителя организации, дату утверждения документа, порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств.


Скачать и распечатать образец

Служебная записка

Важные детали

1. Отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета движения трудовых книжек – одно из самых распространенных нарушений, за которое трудовая инспекция выносит предписание

2. На практике пломбировочные устройства можно использовать и в других, не предусмотренных законом случаях. Например, при опломбировании журналов учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел и др.

3. Главное назначение пломбы – обеспечивать целостность документа (п. 3.5 ГОСТ 31282-2004)

Для чего нужен документ. Работник должен написать служебную записку о выдаче пломбировочного устройства для скрепления учетного журнала, если такой порядок предусмотрен в локальном акте.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Просьба выдать пломбировочное устройство, обоснование причин, почему это необходимо, подпись составителя служебной записки и дата.

Журнал учета движения пломбировочных устройств

Важные детали

1. Многие работодатели выбирают для скрепления книги учета пленочную пломбу, потому что она плоская, плотно приклеивается на нитки и не мешает вести записи в журнале

2. Журналы учета выдачи печатей и штампов следует хранить три года (ст. 777 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558)

3. Как правило, пленочные пломбы имеют уникальный номер. Его вписывают на внутренней стороне задней обложки учетного журнала под заверительной надписью о количестве листов 

Для чего нужен документ. Пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004). Чтобы снизить риск несанкционированного доступа к опломбированным документам, стоит регистрировать движение пломб в специальном журнале.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Порядковый номер записи, дата выдачи пломбы, номер выданного устройства и место его установки, подписи сотрудников, выдавшего и получившего пломбировочное устройство.


Скачать и распечатать образец

Книга учета движения трудовых книжек (скрепление с помощью пломбы)

Важные детали

1.
Количество листов в книге учета должен заверить своей подписью непосредственный руководитель организации, а не сотрудник отдела кадров (п. 41 Правил № 225)

2. О вскрытии пленочной пломбы-наклейки будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на ней при попытке ее отклеить (п. 3.16 ГОСТ 31282-2004)

3. Пленочную пломбу приклеивают таким образом, чтобы она захватывала концы нити, выступающие из-под бумаги с записью о количестве листов

Для чего нужен документ. Если в организации нет сургучной печати, книгу по учету движения трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил № 225).

В каком виде составляется. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, фактическая дата начала ведения книги (на титульном листе), пронумерованные и прошитые суровой нитью листы, надпись на последней странице о количестве листов, подпись (с расшифровкой) руководителя организации, его должность, фамилия и инициалы, текущая дата, пломбировочное устройство или сургучная печать.

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Кто должен заверить своей подписью количество листов в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:
сотрудник отдела кадров;
бухгалтер;
руководитель организации.
Какие сведения для формы 4-ФСС запросят у отдела кадров
№ 1, 2016
Обзоры, тенденции, исследования