Все статьи номера
статья 12 из 30
Не прочитано
2 , Февраль 2014
Документооборот / Кадровая служба с нуля

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Когда сдавать документы в архив организации?

– Не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве.

Обязана ли организация выделять отдельное помещение для архива?

– Нет, можно отвести часть помещения. Главное – соблюдать режим хранения.

Что работодатель обязан передавать в госархив при ликвидации организации?

– Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также c неистекшими сроками временного хранения.

В прошлом номере мы рассказали, что все организации обязаны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в процессе их деятельности, в течение установленных сроков. Подробно разобрали распространенные ошибки в оформлении документов и в формировании их в дела. Давайте продолжим тему архивного законодательства и рассмотрим другие нарушения, которые допускают коммерческие организации.

Нарушение 3. Не соблюдаются сроки упорядочения1 архивных документов

Из практики проверок

Нарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.

Что можно исправить?

Совет

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая проставлена в Перечне № 558 к отдельным видам документов, означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне. Окончательное решение принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией организации

Так как в ООО «У…» не разработана номенклатура дел, для упорядочения документов по личному составу необходимо: систематизировать их в хронологическом порядке, провести экспертизу их ценности, руководствуясь при этом Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558) или отраслевым (ведомственным) перечнем. При проведении экспертизы ценности уточните: правильность формирования дел (например, приказы по личному составу должны быть сгруппированы отдельно от приказов по основной деятельности), срок хранения документов (5 лет или 5 лет ЭПК).

После экспертизы ценности ООО «У…» нужно систематизировать дела. В зависимости от сроков хранения провести полное или частичное (упрощенное) оформление дел (п. 3.6.3 Правил работы архивов). Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу (дела подшиваются на четыре прокола, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка) (п. 3.6.18 Правил работы архивов). На упорядоченные дела составьте описи.

Возьмите за правило группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой на стадии делопроизводства после их исполнения. Документ считается исполненным после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечайте на документе (п. 3.3.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее – ГСДОУ)).

Пример

Сотрудник отдела кадров Ирина Г. подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело. Для этого она открыла номенклатуру дел, нашла
заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения. Приказ о приеме на работу хранится 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Поэтому Ирина подшила приказ о приеме на работу в дело приказов по личному составу со сроками хранения 75 лет. Затем она завела личное дело на нового сотрудника. Проставила на обложке скоросшивателя присвоенный делу порядковый номер, под которым она его зарегистрировала в журнале учета личных дел (п. «б» ст. 695 Перечня № 558). Поместила в личное дело копию приказа о приеме на работу и другие документы, сопровождавшие процедуру приема сотрудника на должность. Сделала запись во внутренней описи документов дела.


Нарушение 4. Результаты экспертизы ценности документов оформляются с ошибками

Из практики проверок

Установлено, что в компании ООО «Н…» отсутствует постоянно действующая экспертная комиссия для проведения экспертизы ценности документов. Не проводится архивная обработка документов. В описи по личному составу не внесены личные карточки формы № Т-2 и личные дела уволенных сотрудников.

Что можно исправить?

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные дела в делопроизводстве (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу), прошедшие экспертизу ценности, должны составляться архивные описи (п. 2.4.1 Правил работы архивов) (образец ниже).

Оформлением дел занимаются работники службы документационного управления или других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (п. 3.6.1 Правил работы архивов). Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив ООО «Н…» (п. 3.7.2 Правил работы архивов).

В организации должна быть создана экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя (п. 2.2.2 Правил работы архивов). Как правило, в нее входят представители службы делопроизводства, бухгалтерии, кадровой службы, архива (п. 3.4.1 ГСДОУ). Экспертная комиссия организации рассматривает перечисленные выше описи дел одновременно с актами о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Описи, согласованные протоколом экспертной комиссии организации, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в акты. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.

 

Внимание!

Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне № 558. Например, в отделе кадров могут быть следующие заголовки: «Личные карточки формы № Т-2 сотрудников, уволенных в 2013 году», «Приказы по личному составу», «Трудовые договоры, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении трудового договора» и др.

Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельную опись. Эти документы вносятся в годовой раздел описи по году увольнения сотрудника, на которого заведено дело, и систематизируются в алфавитном порядке.

После согласования описей с архивным учреждением они утверждаются руководителем организации.

Закон против практики
На практике
Во многих крупных организациях, которые были приватизированы в 90-е годы, документы по личному составу, образовавшиеся до приватизации, оказались вне контроля государства. Новые собственники не приняли мер по упорядочению и сохранению документов, относящихся к Архивному фонду РФ. Это приводит к тому, что бывшие сотрудники предприятий не могут получить подтверждение стажа работы или начисленной заработной платы.
В законе
По заключению государственного или муниципального архива документы приватизируемой организации передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение организации-правопреемнику, а при отсутствии таковой принимаются в соответствующий государственный или муниципальный архив (ст. 6, ч. 3 ст. 10 Закона об архивном деле). При этом государственная собственность на архивные документы сохраняется (ч. 4 ст. 10 Закона об архивном деле).
Что будет, если…
Если собственник охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности по их хранению, учету и использованию, что может привести к их утрате, они по решению суда могут быть у него изъяты (ст. 240 ГК РФ).

Нарушение 5. Не соблюдаются условия и режим хранения архивных документов


Из практики проверок

При проведении плановой выездной проверки ФГКОУ «К…» выявлено, что не созданы надлежащие условия для сохранности архивных документов. Помещение для архива, которое отгородили от мастерских училища досками, не соответствует установленным правилам: открытые светильники, магистральные трубы, ненадежная крыша, незашторенные окна, деревянная дверь, отсутствуют средства пожаротушения. Вследствие этого не обеспечена защита документов от прямого солнечного света и пожара. Это является нарушением части 1 статьи 15, статьи 17 Закона об архивном деле. По результатам проверки специалист-инспектор выдал руководителю ФГКОУ «К…» предписание, в котором установлены сроки для устранения замечаний.

Что можно исправить?

Для того чтобы устранить нарушения, необходимо создать оптимальные условия хранения архивных документов в организации (разд. 4.3 Правил работы архивов). Коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов, созданных только в результате деятельности коммерческой организации (абз. 6 введения к Правилам работы архивов). Если коммерческая организация хранит документы Архивного фонда РФ, она обязана создать условия хранения документов с соблюдением норм, установленных Законом об архивном деле (ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле). 

Единственное установленное законом требование для акционерных обществ – хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Обратите внимание, что дела постоянного и долговременного хранения следует передавать в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Правил работы архивов). Это достаточный период, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. При этом закон позволяет доверить сбережение документов государственным или муниципальным учреждениям по договору (ст. 11, ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона об архивном деле).

Где хранить электронные документы, должен определить руководитель организации. Они могут храниться, например, в архиве компании или в специализированном подразделении – IT-отделе. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов). Чтобы допускать меньше нарушений архивного законодательства, назначьте ответственного за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов.

Нарушение 6. Кадровые документы ликвидированных организаций не сдаются в архив и теряются

Из практики проверок

ООО «Р…» объявила о своей ликвидации. Ликвидационная комиссия, которая была создана, не собирается заниматься упорядочением архивных документов ликвидируемой организации и передачей их в архив, полагая, что это должны делать только бюджетные организации. Это является нарушением части 10 статьи 23 Закона об архивном деле.

Что можно исправить?

Совет

Гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности (ст. 62 ТК РФ). Предоставить копии таких документов ему вы обязаны в трехдневный срок

Ликвидируемые организации, у которых отсутствует правопреемник, обязаны передать документы, срок хранения которых не истек, в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия – в соответствующий государственный (муниципальный) архив по договору (ч. 810 ст. 23 Закона об архивном деле, п. 9.7–9.7.2 Правил работы архивов). Эту обязанность закон возлагает на ликвидационную комиссию или конкурсного управляющего.

В разделе «Банк должностных инструкций»

вы найдете образцы: должностная инструкция главного хранителя фондов архива, должностная инструкция директора архива (центра хранения документации)

В архив передаются документы:
постоянного хранения (например, распорядительные акты о создании, реорганизации, ликвидации организации, утвержденное штатное расписание, коллективные договоры, годовые отчеты по основной деятельности, личные дела руководителей организации и др.);
по личному составу со сроком хранения 75 лет (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки и др.);
временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли (например, табели и журналы учета рабочего времени, переписка о проверке выполнения условий коллективного договора и др.).

Часть документов может быть передана в электронном виде (например, журнал регистрации трудовых договоров, если вы его вели в электронной форме)2.

Подготовка архивных документов к передаче в архив происходит за счет средств ликвидируемой организации. Прежде чем сдавать документы в архив, систематизируйте их, пронумеруйте и подшейте (разд. 3.6 Правил работы архивов). К документам долговременного срока хранения составьте внутреннюю опись (п. 3.6.17 Правил работы архивов). Оформите передачу дел в архив актом (п. 6.4.1.1 Правил работы архивов).

Если ликвидируемая организация не сдаст документы по личному составу в архив, у бывших работников могут возникнуть проблемы с подтверждением сведений об их прежних местах работы, например, при выходе на пенсию.

Комментарий директора государственного архива
Мария ПОЛЯКОВА,
директор ГКУ АО «Государственный архив Астраханской области» (г. Астрахань):

– Так называемый брошенный архив является болью для всей архивной отрасли, когда при ликвидации коммерческой организации ее документы в лучшем случае в необработанном состоянии остаются бесхозными в помещениях, где ранее она размещалась. В худшем случае уничтожаются, несмотря на действие части 10 статьи 23 Закона об архивном деле. Эта норма обязывает конкурсного управляющего передать документы постоянного хранения и временного хранения, сроки хранения которых не истекли, в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Попустительское отношение к ведению архива связано в первую очередь с пробелами в действующем законодательстве. До сих пор не приняты правила работы архивов организаций, а существующие «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., не обязательны для исполнения коммерческими организациями. При этом Закон об архивном деле не всегда дает исчерпывающий ответ, что делать в той или иной ситуации.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Ирина ПЕЧЕНКИНА,
директор ГКУ Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (г. Нижний Новгород):

– Введите должность ответственного за учет, хранение, комплектование и использование архивных документов в организации. Отсутствие такого сотрудника, как правило, приводит к бесконтрольному пользованию архивными документами и к их частой утрате.

Иван ПЕНЬКОВОЙ,
генеральный директор компании «Проект-Архив» (Москва):

– Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. При этом законодательство позволяет передавать архивные документы организации на сохранение государственным или муниципальным архивным учреждениям по договору.

Инна МАТВЕЙЦЕВА,
начальник отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» (г. Белгород):

– Запрещено уничтожать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу. После ликвидации организации часть этих документов в результате отбора (экспертизы ценности), проведенного работниками государственного или муниципального архива, могут стать собственностью государства и храниться в указанных архивах.

Документы в тему

ДокументПоможет вам
Пункты 2.1.1–2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила работы архивов)Провести экспертизу ценности документов
Пункты 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле)Узнать, куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации
Пункт 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.№ 03-33/пс, п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 4.4.2.4 Правил работы архивовУточнить требования к условиям хранения документов в бумажном и электронном виде

Материал подготовила Светлана НИКУЛИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»

1 Под упорядочиванием архивных документов понимается комплекс работ по формированию их в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (п. 17 ст. 3 Закона об архивном деле).
2 О том, какие документы можно составлять и хранить в электронном виде, читайте в № 8, 2013.
 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Как часто нужно проводить экспертизу ценности документов?
раз в год
один раз в пять лет
это не регламентировано
Кадровое дело: персональные консультации
№ 2, 2014
Готовимся к проверке военкомата