Все статьи номера
статья 16 из 30
Не прочитано
7 , Июль 2013
Документооборот / Идеальный документ

Отзываем сотрудника из отпуска

Случается, что сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске, срочно понадобился на работе. Такая необходимость может возникнуть по разным причинам. Например, если в организации проводится выездная проверка государственной инспекции труда, в течение которой кадровику нужно быть на рабочем месте, или инвентаризация, на которой обязательно должен присутствовать материально ответственный работник. Как правильно отозвать сотрудника из отпуска по производственной необходимости?

Служебная записка

Совет

Составляйте служебные, докладные записки, чтобы зафиксировать возникающие проблемы и ознакомить с ними вышестоящее руководство

Для чего нужен документ

Чтобы начать процедуру отзыва из отпуска, как правило, начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю компании. Тот ее визирует и в резолюции дает указание отделу кадров подготовить необходимые документы.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Внимание!

Если вы принудительно отзовете сотрудника из отпуска и он пожалуется в государственную инспекцию труда, организацию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Описание текущей производственной ситуации, просьба отозвать сотрудника из отпуска, желаемая дата его выхода на работу, объяснение причин, почему это необходимо, подпись руководителя подразделения и день составления служебной записки.

Частая ошибка

Многие руководители подразделений подают служебную записку об отзыве из отпуска, не выяснив у отпускника, согласен ли он досрочно выйти на работу. Предварительный разговор поможет сэкономить время, если окажется, что сотрудник не готов прервать отдых.

Уведомление об отзыве из отпуска

Совет

В законе не сказано, по каким причинам работодатель может отозвать сотрудника из отпуска. Таким образом, основания для отзыва вы вправе определять самостоятельно

Для чего нужен документ

После того как работодатель примет решение об отзыве сотрудника из отпуска, он должен сообщить ему об этом, направив соответствующее уведомление.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, которому вручается уведомление, номер и дата составления документа, просьба выйти из отпуска досрочно, причины, требующие присутствия сотрудника в офисе, период, на который такой отзыв необходим, подпись и расшифровка руководителя организации.

Внимание!

Не допускается отзыв из отпуска даже при наличии их согласия сотрудников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда (ч. третья ст. 125 ТК РФ)

Частая ошибка

Часто в уведомлении об отзыве работодатели ограничиваются краткой формулировкой: «в связи с производственной необходимостью». Чтобы убедить сотрудника выйти из отпуска досрочно, укажите конкретную причину, почему необходимо его присутствие в офисе.

Письменное согласие работника на досрочный выход из отпуска

Совет

Договоритесь с сотрудником, что он вернет излишне выплаченную сумму отпускных в кассу, либо с его согласия (по его заявлению) оформите сумму за неиспользованные дни отпуска в счет аванса или будущего отдыха

Для чего нужен документ

Отзыв из отпуска допускается лишь с письменного согласия сотрудника (ч. вторая ст. 125 ТК РФ), которое обычно оформляется в день его выхода на работу.

В каком виде составляется

В виде отдельного заявления в произвольной письменной форме либо собственноручной отметки работника на экземпляре уведомления об отзыве из отпуска.

Что обязательно должно быть в документе

Должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, его согласие прервать отпуск, даты, когда он желает использовать оставшуюся часть отпуска, подпись работника и дата.

Внимание!

Компания не вправе удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе (ст. 137 ТК РФ)

Частая ошибка

Многие работодатели считают отказ сотрудника от досрочного выхода на работу нарушением трудовой дисциплины. Это не так. Никаких взысканий в этом случае применять нельзя (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Приказ об отзыве из отпуска

Совет

По соглашению с сотрудником вы можете делить часть ежегодного отпуска, превышающую 14 календарных дней, на периоды любой продолжительности (ч. первая ст. 125 ТК РФ)

Для чего нужен документ

Получив от сотрудника согласие об отзыве из отпуска, руководитель должен издать соответствующий приказ к моменту его выхода на работу. На основании этого документа бухгалтер начислит заработную плату с учетом выплаченных отпускных.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, номер и дата составления, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, который отзывается из отпуска, причина и дата досрочного выхода на работу, порядок перерасчета выплаченных отпускных, время предоставления неиспользованной части отпуска, подписи и их расшифровка руководителя организации и работника.

Внимание!

При отзыве сотрудника из отпуска нужно обязательно отразить эту информацию в графике отпусков

Частая ошибка

Многие работодатели полагают, что если сотрудника вызывают из отпуска на неполный день, то дополнительный отдых полагается лишь за отработанные часы. В этой ситуации за работником сохраняется полный день отпуска.

Личная карточка

Совет

Вносите в личную карточку работника сведения об отпуске после его возвращения. Тогда вам не придется зачеркивать даты и количество дней, если период отдыха изменится

Для чего нужен документ

Все виды отпусков, которые использовал работник, а также сведения об отзыве из отпуска фиксируются в его личной карточке.

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Вид отпуска, его период в календарных днях, даты его начала и окончания, реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен.

Внимание!

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. первая ст. 120 ТК РФ)

Частая ошибка

Многие работодатели рассматривают дни работы в отпуске как сверхурочный труд. Эти дни оплачивают как обычно в соответствии с действующей в вашей организации системой оплаты труда.

 
Звезда
за правильный ответ
Неправильно
Правильно!
Может ли работодатель сам указать причину досрочного отзыва из отпуска сотрудника?
да, может
нет, не может
да, может, если есть согласие кадровика

Как уведомить работников о ликвидации компании?
№ 7, 2013
Порядок приема на работу несовершеннолетнего