Все статьи номера
5 , Май 2012
Документооборот / Образцы и комментарии

Трудовые книжки, штатное расписание и табель учета рабочего времени: отвечаем на сигналы SOS

Горячие вопросы:
  • Что указать в титульном листе трудовой книжки магистра?
  • Можно ли оформлять новую трудовую книжку по тем же правилам, что и дубликат?
  • Каким документом руководствоваться при выборе должности для штатного расписания?
  • Как удобнее внести исправления в табель учета рабочего времени?
  • Как быть, если в личной карточке работника допущена ошибка еще в 1978 году?

Что указать в графе «профессия, специальность» трудовой книжки магистра?

Подскажите, пожалуйста, как правильно заполнить графу «профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки, если работник представил диплом с присуждением степени магистра техники и технологии по направлению «Строительство»?

Степени бакалавра и магистра в нашей стране стали присуждаться выпускникам учебных заведений не так давно, и пока закон однозначно не отвечает на ваш вопрос. Рекомендуем заполнять графу «профессия, специальность» титульного листа трудовой книжки в точном соответствии с формулировкой диплома (по п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Поскольку в дипломах магистров указывается направление подготовки, а не специальность, как это было в дипломах специалистов, вам нужно на титульном листе трудовой книжки прописать «техника и технология по направлению «Строительство»» (см. образец)1. Степень «магистр» – одна из ступеней высшего образования, поэтому ее не нужно указывать в графе «профессия, специальность»2.

Некоторые эксперты предлагают вместо степени указывать профессию, которая наиболее точно отражает трудовые обязанности сотрудника по Классификационному справочнику3.

Внимание!

Если вы выдаете будущему работнику новую трудовую книжку в связи с утерей прошлой либо бывшему сотруднику – дубликат трудовой книжки, получите от него заявление с просьбой оформить ему такой документ

Например, для вашего случая инженер-технолог4. Однако такая точка зрения спорна, поскольку на титульном листе трудовой книжки образца 2003 года5 нужно указывать именно специальность работника, а не его квалификацию.

Можно ли оформлять новую трудовую книжку по тем же правилам, что и дубликат?

На титульном листе трудовой книжки нашего работника мы обнаружили ошибку, которую нельзя исправить, и решили завести ему новую книжку. Как в ней отразить период работы сотрудника у прежнего работодателя?

В новой трудовой книжке периоды работы у прежних работодателей не указываются (ч. пятая ст. 65 ТК РФ). Первая запись в этом документе будет о приеме на работу в вашу организацию. Важно не путать понятия новая трудовая книжка и дубликат трудовой книжки.

Дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы. В таком документе отражается период работы в указанной компании, а также страховой стаж на момент трудоустройства в нее, если он у работника был6. Для того чтобы оформить дубликат, недостаточно только заявления бывшего работника. Нужны определенные основания: утрата трудовой книжки, признание в ней недействительной записи об увольнении или переводе к другому работодателю, непригодность этого документа для дальнейшего использования, его утрата работодателем при чрезвычайной ситуации7.

Вы же можете оформить сотруднику новую трудовую книжку, в которой первой будет запись о приеме его на работу в вашу организацию (ч. пятая ст. 65 ТК РФ). О том, как доказать страховой стаж по старой трудовой книжке, читайте в комментарии эксперта.

Комментарий HR-a

Мария ВЕЛИЧКО,
заместитель директора по персоналу ГУП СО «Распорядительная дирекция МУГИСО» (г. Екатеринбург):

Если у работника на руках нет трудовой книжки либо в ней указаны неправильные (неточные) сведения или отсутствуют записи о некоторых периодах работы, сотрудник может подтвердить свой страховой стаж по другим документам. К ним относятся письменные трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др.*
Если сотрудник не может представить и перечисленные выше документы, то по его заявлению вы можете запросить сведения о его стаже в территориальном органе Пенсионного Фонда РФ**.

* Раздел II приказа Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам».
** Часть 7.2 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Каким документом руководствоваться при выборе должности для штатного расписания?

Какую должность указать в штатном расписании нашего учреждения: инструктор-методист спортивной школы (инструктор-методист физкультурно-спортивной организации) или тренер-преподаватель (тренер-преподаватель по спорту). Какой документ изучить, чтобы сделать правильный выбор?

Совет

Если ваши работники трудятся в образовательном учреждении, не принимайте их на должности, которые не предусмотрены Квалификационным справочником. Так они могут лишиться положенных им по закону гарантий и льгот

Вы должны решить сами, какую именно должность ввести в штатное расписание (ст. 15, ч. вторая ст. 57 ТК РФ). Для этого проанализируйте трудовые обязанности, которые ваш сотрудник будет выполнять, и обратитесь к разделу «Квалификационные характеристики должностей работников образования» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих8.

Например, указанный документ предлагает вам штатные единицы: «инструктор-методист» и «тренер-преподаватель» (раздел III). Вам остается только сделать выбор в пользу одной из них в зависимости от обязанностей вашего работника (см. образец). Если он будет организовывать и координировать учебно-тренировочный и воспитательный процесс, ему подойдет должность инструктора-методиста. Если же сотрудник будет отбирать детей в группы и непосредственно проводить учебно-тренировочную и воспитательную работу, а не разрабатывать для нее правила, то вам нужно ввести в штатное расписание должность тренера-преподавателя.

Как удобнее внести исправление в табель учета рабочего времени?

Наш сотрудник неделю отсутствовал на работе, и за эти дни мы проставляли ему в табеле учета рабочего времени буквенный код «НН». Сегодня он вернулся и принес в отдел кадров листок временной нетрудоспособности. Как нам изменить ему в табеле буквенный код «НН» на «Б»?

Закон не указывает, как именно внести изменение в табель учета рабочего времени9, однако и не запрещает это делать. На практике существует два способа. Первый – зачеркнуть одной чертой неверный буквенный (цифровой) код и вписать сверху (сбоку) верный. Рядом с исправлением нужно указать «Исправлено» поставить дату, когда внесено изменение, а также заверить новую запись подписями лиц, ответственных за ведение и согласование этого документа: например, секретаря, специалиста по кадрам и начальника экономического отдела. Однако на практике удобнее внести исправления, составив к основному табелю корректирующий для конкретного работника (образцы ниже). Его также должны подписать ответственные сотрудники. После чего корректирующий табель следует приложить к основному.

Как быть, если личная карточка неверно ведется с 1978 года?

В нашей организации некоторые сотрудники работают уже несколько десятков лет. Одна сотрудница трудится у нас с 1963. В 1977 году она была уволена и в 1978 году принята обратно. У этой сотрудницы всего одна личная карточка, в которой указаны два приема на работу и одно увольнение между ними. Я создала ей вторую личную карточку с 1978 года. Однако работница отказывается ее подписывать. Как мне поступить в такой ситуации?

Оставить первую личную карточку вашей работницы без изменений и не оформлять новую. Скорее всего вашей сотруднице завели личную карточку по типовой межведомственной форме № Т-210. Последняя графа в нем – «Дата и причина увольнения». Следовательно, в 1977 году личная карточка вашей работницы должна была быть закрыта, и в 1978 году ей следовало оформить новую. По закону вы не вправе создавать документы задним числом. Поэтому сейчас вы не можете завести вторую личную карточку по типовой межведомственной форме № Т-2 от 1978 года.

Закон не запрещает вам создать этот документ по форме № Т-211 текущей датой. Если работница откажется его подписать, об этом можно составить акт. Однако такой способ применяется на практике, когда личной карточки у сотрудника нет вовсе. В вашем случае она есть и выполняет свою основную функцию – отражает необходимые сведения о сотруднике и периодах его работы. Поэтому руководствуйтесь принципом целесообразности и оставьте личную карточку вашей работницы без изменений.

Можно ли установить одинаковые оклады, но различные надбавки работникам разной квалификации?

У нас работают три эксперта дорожного хозяйства: первой, второй и третьей категории. Мы установили им в кадровых документах одинаковый оклад, но разные надбавки. Нарушили ли мы закон?

Нет, не нарушили, поскольку надбавки отражены документально: в их трудовом договоре либо положении об оплате труда, в штатном расписании. Равную оплату труда должны получать сотрудники, выполняющие работу равной ценности (ст. 22 и 132 ТК РФ). При этом в заработную плату входит оклад, компенсационные и стимулирующие доплаты и надбавки (ст. 129 ТК РФ). С юридической точки зрения ваши сотрудники получают разную оплату труда, поэтому закона вы не нарушаете.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Статьи 65, 66 ТК РФ,

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек),

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»

Узнать, как правильно вести трудовые книжки, а также как оформить их дубликат

Постановление Госкомвуза России от 30 ноября 1994 г. № 9 «Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании» (далее – постановление Госкомвуза России № 9),

приказ Минобрнауки России от 2 марта 2012 г. № 163 «Об утверждении форм документов государственного образца о высшем профессиональном образовании и технических требований к ним» (далее – Приказ Минобрнауки России № 163)

Установить различия между бланками дипломов специалиста и магистра

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление Госкомстата России № 1)

Найти унифицированную форму табеля учета рабочего времени и личной карточки

Материал подготовила Евгения СИМАКОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

1 Приложение № 2 и 4 к Постановлению Госкомвуза России № 9, Приложение № 3 к Приказу Минобрнауки России № 163.
2 Часть 2 ст. 6 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».
3 Утвержденному постановлением Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787.
4 Глава 4.2 раздела «Квалификационные характеристики должностей специалистов архитектуры и градостроительной деятельности» Единого квалификационного справочника, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 апреля 2008 г. № 188.
5 Утверждена постановлением Правительства РФ № 225.
6 Пункт 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
7 Пункты 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
8 Утвержденного приказом Минздравсоцразвития России № 761н.
9 Форма № T-12 или Т-13 (утверждены постановлением Госкомстата России № 1).
10 Утвержденной ЦСУ СССР 14 декабря 1972 г. № 816.
11 Утвержденной постановлением Госкомстата России № 1.