Все статьи номера
статья 13 из 32
Не прочитано
3 , Март 2012
Документооборот / Кадровая служба с нуля

Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене

Всегда ли в трудовую книжку нужно было вносить сведения о работе без сокращений?
– Нет, до 30 апреля 2003 года разрешалось их сокращать.

Нужно ли было в двуязычной трудовой книжке дублировать записи на русском языке?
– Да, нужно.

Что будет, если в трудовой книжке после записи об увольнении нет печати работодателя?
– Период работы не будет засчитан в трудовой (страховой) стаж сотрудника без дополнительных подтверждающих документов.

Продолжение материала1. Читайте начало статьи.

В прошлом номере мы разобрали, как выявить и исправить ошибки на титульном листе трудовой книжки. Теперь мы перейдем к самому важному этапу проверки этих документов:
– разберем основные ошибки при заполнении раздела «Сведения о работе»;
– узнаем, надо ли их исправлять и, если да, как это сделать.

Проверка № 4. Верно ли заполнен раздел «Сведения о работе»

Итак, среди основных ошибок по заполнению трудовых книжек можно выделить следующие:
– записи сделаны с сокращением (с 30 апреля 2003 года);
– данные о работе вписаны в раздел «Сведения о награждениях»;
– в двуязычных трудовых книжках советского периода записи внесены не на языке раздела либо не продублированы на русском языке2;
– запись об увольнении не подтверждена печатью работодателя (отдела кадров) и (или) подписью лица, ее сделавшего, и (или) подписью работника;
– после записи об увольнении стоит печать отдела кадров, а не организации (с 22 марта 2008 года).

Ошибка № 1. Запись внесена с сокращениями. В настоящее время сведения о работе должны вноситься в трудовую книжку полностью. Однако некоторые кадровики продолжают их сокращать, как это было возможно до 30 апреля 2003 года3. Например, недопустимо писать «Пр. № 15-ок»4, «ООО «Медиатор» без полного наименования компании5 и др. Вместо этого указывайте: «Приказ № 15-ок», «Общество с ограниченной ответственностью «Медиатор» ООО «Медиатор»» и т. д. (см. образец ниже). Таким образом, запись «Пр. №15-ок», сделанная после вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек, считается ошибочной6.

Единообразной практики о том, нужно ли исправлять такую ошибку, нет. Однако Пенсионный фонд РФ без дополнительных документов при назначении пенсии может не включить период работы, запись о котором внесена неверно, в трудовой (страховой) стаж сотрудника. Поэтому сначала признайте ее недействительной, а потом внесите запись корректно. Если такую ошибку допустил прошлый работодатель, исправить ее следует ему либо вам на основании официального документа, поступившего от него7.

Если запись внесена с сокращением после 30 апреля 2003 года, работнику следует получить у вас (у прежнего работодателя) дополнительные документы, которыми он смог бы подтвердить свой стаж в Пенсионном фонде РФ или в суде. Среди них8:
– трудовые договоры, заключенные в письменной форме;
– выписки из приказов;
– копии приказов, заверенные печатью организации и подписью руководителя;
– лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
– справки и иные документы.

Ошибка № 2. Сведения внесены не в тот раздел. Записи о работе должны быть внесены именно в одноименный раздел9. Если они сделаны в разделе «Сведения о награждениях», Пенсионный фонд РФ может не учесть их при подсчете трудового (страхового) стажа работника.

Если вы выявили такую ошибку и (или) допустили ее сами, признайте запись недействительной. В частности, она могла быть допущена, когда закончились пустые графы в сведениях о приеме на работу. Заведите работнику вкладыш в трудовую книжку и внесите эту запись по аналогии с трудовой книжкой (см. образец ниже)10.

Если же такая ошибка допущена предыдущим работодателем, она должна быть им же и исправлена (его правопреемником, вышестоящей организацией)11. Если нет возможности обратиться в прежнюю компанию, вы вправе:
– не признавать ошибочную запись недействительной, но и не вносить дальше данные о работе в раздел «Сведения о награждениях». Заведите работнику вкладыш в трудовую книжку;
– на основании подтверждающих документов (трудового договора, выписок из приказов и т. д.) исправить запись самостоятельно11.

Внимание!

В трудовой книжке нужно указывать не только статью Трудового кодекса, но и ее часть, и пункт (ч. пятая ст. 84.1 ТК РФ)

Ошибка № 3. Запись внесена не на языке раздела либо не продублирована на русский. Если работник представил вам двуязычную трудовую книжку, то все записи в ней должны быть сделаны либо только на русском языке, либо и на русском, и на языке союзной республики. При этом сведения должны быть внесены на языке раздела12. Например, в двуязычной трудовой книжке, заведенной в Казахской ССР, нельзя вносить запись на казахском в графы на русском.

Ошибка № 4. После записи об увольнении нет печати работодателя (и (или) подписи специалиста, который ее внес, и (или) подписи самого работника). Запись об увольнении работника в его трудовой книжке должна быть заверена: печатью организации (отдела кадров – до 22 марта 2008 года), подписями лица, который завел трудовую, и самого работника (образец выше)13. Если указанные требования не будут выполнены, велик риск, что Пенсионный фонд РФ не засчитает эти периоды работы в страховой (трудовой) стаж сотрудника.

В трудовой книжке вашего работника после записи об увольнении отсутствует печать либо подпись сотрудника, внесшего эти сведения? Попросите вашего работника обратиться к прежнему работодателю и потребовать проставить печать (а сотрудник отдела кадров должен поставить подпись). Если работник забыл расписаться под записью об увольнении сам, сделать это никогда не поздно. Желательно, чтобы подпись совпадала с той, что стояла в его паспорте, когда указанная запись была внесена.

Ошибка № 5. После записи об увольнении стоит печать отдела кадров, а не организации. Пока Правительство РФ 1 марта 2008 г. не приняло постановление № 13214, в трудовых книжках после записи об увольнении разрешалось ставить печать не только организации, но и отдела кадров. С 22 марта 2008 года при прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудником в его трудовой книжке нужно ставить только печать работодателя, то есть организации (см. образец).

Если вы поставили не ту печать после записи об увольнении, закон не указывает вам, как поступить, поэтому:
– либо признайте запись недействительной, а затем ее продублируйте и поставьте под ней верную печать;
– либо не признавайте запись недействительной и просто поставьте рядом с печатью отдела кадров (филиала) печать организации.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Лариса МАЧАЛИНА
специалист отдела кадров ООО «Мегастафф_МФ» группы компаний «Мегаполис» (г. Новосибирск):

Сокращать записи в трудовой книжке запрещается только с апреля 2003 года – как вступили в силу Правила ведения и хранения трудовых книжек. До этого момента вносить записи о работе с сокращениями разрешалось.

Валентина МИТРОФАНОВА
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

Записи о работе нельзя вносить в раздел «Сведения о награждениях», иначе Пенсионный фонд РФ может не включить эти периоды работы в трудовой (страховой) стаж сотрудника. Тогда работнику придется предоставлять дополнительные документы, подтверждающие его периоды работы, или решать вопрос в суде.

Владимир ПРОНИН
руководитель кадровой службы, ООО «Эйч-Эс-Эй Аттестация» (Москва):

В двуязычной трудовой книжке запись на языке союзной республики должна быть продублирована на русском. Если на предыдущем месте работы сведения были внесены только на иностранном языке, попросите работника представить из этой организации справки на русском, подтверждающие его стаж, и на их основании внесите недостающие данные в его трудовую книжку.

Евгения СИМАКОВА
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

С марта 2008 года в трудовых книжках после записи об увольнении можно ставить только печать организации, но не ее филиала и не кадрового подразделения. В противном случае Пенсионный фонд РФ вправе не включить период работы, заверенный последними печатями, в страховой стаж сотрудника.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» (далее – Приказ № 91)

Узнать, какие документы кроме трудовой книжки могут подтвердить страховой стаж сотрудника

Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек» (далее – Постановление № 1320);

постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (далее – Постановление № 656);

постановление Совмина СССР от 21 апреля 1975 г. № 310 «О трудовых книжках колхозников» (далее – Постановление № 310);

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 (далее – Инструкция № 162);

Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 9 июля 1958 г. № 620 (далее – Инструкция № 620)

Определить, как можно было вносить записи о работе в трудовые книжки советского и российского периода до апреля 2003 года

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек)

Выяснить, правильно ли вы ведете трудовые книжки работников в настоящее время

1 Окончание. Начало в № 12, 2011, продолжение в № 1, 2012.
2 Для трудовых книжек образца 1938 и 1974 года, а также трудовой книжки колхозника. Постановление № 1320, Постановление Совмина СССР, ВЦСПС № 656, Постановление № 310.
3 До принятия Правил ведения и хранения трудовых книжек 16 апреля 2003 года, вступивших в силу 30 апреля 2003 года.
4 Пункт 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
5 Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
6 Пункт 2.3 Инструкции № 162, п. 8, 12 Инструкции № 620.
7 Пункт 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
8 Раздел II Приказа № 91.
9 Раздел 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
10 Пункт 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
11 Пункт 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
12 Пункт 5 Инструкции № 620, п. 2.1 Инструкции № 162, п. 5 Постановления № 1320, п. 12 Постановления № 656.
13 Раздел 5 Инструкции по заполнению трудовых книжек, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
14 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225», вступило в силу 22 марта 2008 года.
Кадровое дело: персональные консультации
№ 3, 2012
Компенсация за использование личного автомобиля: порядок оформления и выплаты