Все статьи номера
статья 10 из 29
Не прочитано
2 , Февраль 2012
Документооборот / Кадровая служба с нуля

Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене (продолжение)

Можно ли хранить бланки трудовых книжек в ящике рабочего стола?
– Нет, это документы строгой отчетности, которые нужно хранить в сейфе.

Кто отвечает за учет, хранение и ведение трудовых книжек?
– Руководитель организации или уполномоченный им работник.

Как быть, если прежний работодатель не указал в трудовой книжке образование работника?
– Вписать эти сведения на основании его документа об образовании.

В прошлом номере1 мы начали обсуждать непростую тему: как организовать проверку трудовых книжек перед их возможной отменой. Мы узнали, как нужно объявить об этой процедуре в компании: назначить ответственного за проверку, установить ее сроки, а также оформить ее результаты.

Потом мы обсудили очень важный вопрос: какие виды трудовых книжек бывают, как отличить оригинал от подделки и что делать, если вы обнаружили фальшивку.

Теперь, когда вы убедились, что в компании остались только подлинные трудовые книжки, давайте разберем, правильно ли вы их учитываете и храните и, самое главное, ведете.

Проверка № 2. Правильно ли вы храните и учитываете трудовые книжки

Приобретая бланк трудовой книжки, работодатель должен организовать его хранение и учет2. Также он отвечает за трудовые книжки, которые работники принесли в компанию при трудоустройстве (см. схему ниже).

Инструкция по заполнению трудовых книжек не говорит нам, в какой форме нужно вести книги учета трудовых книжек – в электронной или на бумажном носителе. При этом Правила ведения и хранения трудовых книжек (п. 41) требуют, чтобы книги учета трудовых книжек быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы3. Кроме того, в указанных документах должны ставить свою подпись специалист, ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек, а также сами работники, которым она отдавалась на руки (см. образцы ниже). Поэтому книги учета трудовых книжек нужно вести на бумажном носителе, а не в электронном виде.

Внимание!

Книги должны заполняться без пропусков, зачеркиваний, исправлений и проч.

Сами бланки трудовых книжек следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность4. Чистые (незаполненные) бланки трудовой книжки и вкладыши – документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Их нельзя хранить в отделе кадров в столе менеджера по персоналу.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (директора или генерального директора). Он в свою очередь может передать такое право на основании приказа другому работнику, например сотруднику отдела кадров5.

Проверка № 3. Верно ли заполнены титульные листы трудовых книжек ваших работников

Ошибки в трудовой книжке – вечная головная боль кадровика. Они вдвойне осложняют жизнь, если неправильно заполнен титульный лист этого документа. Закон разъясняет, как изменять верные данные на титульном листе трудовой книжки, но не исправлять ошибочные.

Мы многократно писали, как нужно заполнить этот документ.Теперь давайте разберем, как же поступить в ситуациях, когда вы обнаружили ошибку, а закон не дает конкретных рекомендаций для ее исправления.

Ошибка № 1. Отсутствует печать работодателя (кроме трудовой книжки образца 1938 года6).

Внимание!

Если работодатель, который забыл поставить печать на титульном листе трудовой книжки, ликвидирован, вышестоящая организация не может поставить вместо нее свою печать

Если работник принес вам трудовую книжку, в которой на титульном листе не проставлена печать работодателя, вы не должны ее принимать. Поскольку время уже ушло и нужно как-то исправить не замеченную вовремя ошибку, попросите работодателя, который завел трудовую, поставить печать на ее титульном листе. Если такая организация уже не существует, заведите сотруднику новую трудовую книжку.

При назначении пенсии ваш работник сможет подтвердить свой стаж по прежней трудовой книжке в судебном порядке. Среди документов, которые ему при этом помогут7:
– трудовые договоры с прошлыми работодателями, заключенные в письменной форме;
– справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
– выписки из приказов;
– лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
– документы территориального органа ФСС России об уплате платежей на социальное страхование;
– иные документы (например, военные билеты, заверенные копии приказов).

Ошибка № 2. Отсутствует подпись лица, который завел трудовую книжку.

Если на титульном листе нет подписи сотрудника, который завел трудовую книжку, пусть ваш работник (вы) попросит этого специалиста ее поставить. Если такой сотрудник уже уволился из прежней организации и найти его невозможно, заведите своему работнику новую трудовую книжку. При начислении пенсии он сможет подтвердить свой стаж по прежней трудовой в судебном порядке.

Ошибка № 3. Отсутствует подпись работника, которому заведена трудовая книжка.

Такую ошибку в титульном листе трудовой книжки исправить просто. Попросите работника расписаться в этом документе. Обратите внимание, что подпись работника должна совпадать с той, что стояла в его паспорте, когда трудовая книжка была ему заведена. При подписании этого документа работник должен проверить, правильно ли в него внесены личные данные.

Ошибка № 4. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника не совпадают с его паспортными данными.

Указанный тип ошибок можно разделить на два вида:
– работник изменил фамилию (имя, отчество), а прежний работодатель это не отразил;
– в фамилии (имени, отчестве) работника, дате (годе) его рождения была допущена ошибка при заполнении трудовой книжки.

В первом случае прежний работодатель (его правопреемник, вышестоящая организация) должен внести изменение8. Если указанных компаний уже не существует, изменить запись можете вы на основании подтверждающих документов (например, свидетельства о заключении брака, свидетельства о перемене имени, и др.)9 (см. образец ниже).

Внимание!

Если ваш работник получил два образования и более, все они должны быть указаны на титульном листе его трудовой книжки в хронологическом порядке

Во втором случае с правовой точки зрения прежняя трудовая книжка действительна, но не принадлежит вашему сотруднику. Если вы выявили эту ошибку, заведите ему новую. При назначении пенсии ваш сотрудник сможет подтвердить свой стаж по старой трудовой книжке в судебном порядке.

Ошибка № 5. Не указаны образование и специальность работника.

Часто люди в первый раз устраиваются на работу, еще не имея специального образования. При этом, когда им уже вручен диплом, кадровики забывают вписать в его трудовую книжку данные об образовании и специальности. Эти сведения может указать работодатель, у которого сотрудник работал, когда закончил учиться, его правопреемник либо вы на основании подтверждающих документов (например, диплома о высшем образовании)10.

Ошибка № 6. В трудовой книжке вместо специальности указана квалификация работника (например, «юрист» вместо «юриспруденция»)

Закон не говорит нам, нужно ли исправлять эту ошибку или нет и каким образом это сделать (см. образец ниже). Рекомендуем не изменять запись. Если при назначении пенсии возникнут сложности, работник сможет подтвердить свой стаж по этой трудовой книжке в судебном порядке.


Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина ШЕСТАКОВА,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент» (Москва):

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Они должны лежать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их сохранность.

Лариса МАЧАЛИНА,
специалист отдела кадров ООО «Мегастафф_МФ» Группы компаний «Мегаполис» (г. Новосибирск):

С целью учета трудовых книжек в организации должны вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственность за учет, хранение и ведение этих документов несет руководитель либо уполномоченный им работник.

Валентина МИТРОФАНОВА,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

Если на титульном листе трудовой книжки фамилия (имя, отчество) работника, дата (год) его рождения указаны с ошибкой, верните ее работнику. И оформите ему новую трудовую книжку.

Евгения СИМАКОВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

Если прежний работодатель на титульном листе трудовой книжки вместо специальности работника указал его квалификацию, не исправляйте эту запись. Такая ошибка негрубая – только из-за нее трудовая книжка не будет признана недействительной.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)

Узнать, кто и как должен хранить, учитывать и вести бланки трудовых книжек

Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек)

Уточнить, как нужно изменять записи в трудовой книжке

Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» (далее – Приказ № 91)

Найти перечень документов, которые могут подтвердить стаж работника, помимо его трудовой книжки

Читайте продолжение статьи.

1 Продолжение. Начало в № 1, 2012.
2 Инструкция по заполнению трудовых книжек.
3 О том, как прошить книги учета трудовых книжек, смотрите шпаргалку-алгоритм «Подготовка к работе Книг учета трудовых книжек».
4 Пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
5 Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
6 Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек».
7 Раздел II Приказа № 91.
8 Пункты 26 и 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
9 Пункт 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
10 Пункты 26, 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Кадровое дело: персональные консультации
№ 2, 2012
Как взыскать с работника материальный ущерб