Все статьи номера
статья 10 из 28
Не прочитано
1 , Январь 2012
Документооборот / Кадровая служба с нуля

Аудит трудовых книжек. Готовимся к их отмене

Нужно ли что-то делать в преддверии отмены трудовых книжек?
– Желательно провести аудит и проверить, правильно ли вы ведете эти документы.

Если планируется отмена трудовых книжек, так ли важно продолжать их вести?
– Очень важно, чтобы потом не пришлось дополнительно подтверждать стаж.

Что нужно сделать, если трудовая книжка работника поддельная?
– Вернуть ее сотруднику и оформить новую.

Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся уже не первый год. И вот новая волна дискуссий не утихает с августа прошлого года, после того как заместитель главы Минздравсоцразвития России Александр САФОНОВ снова вернулся к этой теме.

Теоретически с отменой трудовых книжек работа кадровика должна стать проще: не нужно будет определенным образом закупать бланки этих документов, а также их учитывать, хранить, уничтожать, разбираться с тонкостями оформления. Однако фактически кадровый документооборот вряд ли упростится. Во-первых, как и прежде, нужно будет оформлять большое количество других документов: трудовые договоры, письменные соглашения, приказы и проч. Во-вторых, их количество может увеличиться, поскольку, помимо трудовой, именно они будут подтверждать стаж сотрудника.

Вопрос отмены трудовых книжек волнует многих, однако тревожиться не стоит. «Предупрежден – значит вооружен» – так гласит народная пословица. Поэтому новый 2012 год мы начнем с подготовки к возможной отмене трудовых книжек. Для этого нужно:
– разобраться, являются ли бланки трудовых книжек ваших сотрудников действующими;
– проверить, в правильном ли порядке компания приобретала бланки и как велся учет их движения;
– собрать документы, которые подтверждают страховой стаж ваших работников, и определить, верно ли вы его рассчитываете с учетом новых требований;
– уточнить, правильно ли вы и предыдущие работодатели заполняли трудовые книжки;
– выявить ошибки и, самое главное, их исправить.

Документы, которые могут подтвердить страховой стаж работника1:
– трудовые договоры с прошлыми работодателями, заключенные в письменной форме;
– справки, выдаваемые работодателями или государственными (муниципальными) органами;
– выписки из приказов, заверенные в установленном порядке;
– лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
– документы территориального органа ФСС России об уплате платежей на социальное страхование;
– иные документы (например, военные билеты).

Объявляем о проверке трудовых книжек

Для проведения проверки трудовых книжек издайте приказ (образец см. ниже). Унифицированной формы этого документа нет, поэтому разработайте его в произвольном виде.

Проверка № 1. Действителен ли бланк трудовой книжки вашего работника

Нередко работодатели просят молодых специалистов приобрести трудовую книжку самостоятельно. На практике бланки трудовой книжки и вкладыша к ней продаются в книжных магазинах, в киосках прессы, в интернет-магазинах, на лотках.

По закону трудовые книжки должен закупать работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) и затем оформлять их сотрудникам, которые впервые поступают на работу (а также в случае утери, повреждения и т. д.) (ч. четвертая ст. 65 ТК РФ)2.

Когда сотрудник сам приобретает трудовую книжку, велик риск, что он принесет вам поддельный документ. Также неизвестно, какую книжку представит вам работник, у которого вы – не первый работодатель. Поэтому рекомендуем вам проверить бланки трудовой книжки и вкладышей к ним3.

Совет

Если ответственных за проверку трудовых книжек в вашей организации несколько, то по ее результатам может быть составлен протокол, а не отчет. Протокол принимается только по результатам работы комиссии. В ней должно быть несколько человек

Сделать это можно следующим образом:
– проверить форму бланка. Она должна соответствовать той, которая действовала на момент оформления трудовой книжки работнику;
– проверить, напечатан ли бланк в типографии «Гознак»;
– проверить серию и номер. Они должны соответствовать тем, что присваивались на момент выпуска бланка (см. таблицы ниже);
– проверить все страницы документа. Серия и номер внутри одной трудовой книжки должны быть одинаковыми на каждой странице, нумерация страниц должна быть последовательной.

Подробно об особенностях разных бланков см. ниже «Формы трудовых книжек».

Серии трудовых книжек по годам

Серия трудовой книжки

Год выпуска

Серия трудовой книжки

Год выпуска

АТ-I

1974–1976

АТ-VIII

1997–2000

АТ-II

1977–1979

АТ-IX

2001–2003

АТ-III

1980–1982

АТ-X

2003

АТ-IV

1984–1985

ТК

2004–2005

АТ-V

1986–1989

ТК-I

2006–2007

АТ-VI

1990–1992

TK-II

2008–2009

АТ-VII

1993–1997

TK-III

2010


Серии вкладышей по годам

Серия вкладыша к трудовой книжке

Год выпуска

АТ-I

1974–1980

АТ-II

1981–1987

АТ-III

1988–1994

АТ-IV

1995–2003

ВТ

2004


Что делать, если вы обнаружили поддельную трудовую книжку?

Если вы заметили явные признаки подделки, например, у трудовой книжки нет степеней защиты (кроме образца 1938 г.), верните ее работнику. Объясните ему ситуацию и оформите новую трудовую на основании его заявления (образец ниже) (ч. пятая ст. 65 ТК РФ). В таком случае нельзя оформлять дубликат трудовой, так как исходный документ заполнен на поддельном бланке.

Рекомендуем в тексте заявления указать, что бланк представленной при устройстве на работу трудовой книжки – неустановленной формы. При оформлении пенсии работник сможет доказать свой стаж, представив документы, его подтверждающие4, либо в судебном порядке.

Формы трудовых книжек

Трудовая книжка образца 1938 года (утверждена Постановлением № 1320)

Внимание!

Трудовые книжки образца 1938 года практически не подделывались

Обложка: Цвет: темно-фиолетовый. Материал: заменитель кожи.

Кому оформлялась: Рабочим и служащим.

Защитные знаки: Нет.

Примечание: Бланки двуязычные: на русском языке и на языке республики. Упрощенный титульный лист (нет герба, серии, номера; в дате рождения указывается только год, не ставится печать работодателя и подпись лица, выдавшего трудовую книжку, большие пробелы между строками), сведения о работе вносятся в обратном порядке (год, месяц, число).

Трудовая книжка образца 1973 года (утверждена Постановлением № 656)

Совет

Тщательно проверяйте трудовые книжки и вкладыши к ним образца 1973 года голубого цвета с картонной обложкой, а также все бланки (как с зеленой, так и с голубой обложкой), которые были заведены в конце 1980-х годов и позднее. Среди них больше всего подделок

Обложка: Цвет: зеленый. Материал: заменитель кожи.

Цвет: голубой. Материал: картон.

Кому оформлялась: Рабочим и служащим.

Защитные знаки: Есть: на просвете по всей странице видны «косички» – змеевидно изогнутые линии.

Примечание: Бланки двуязычные: на русском языке и на языке республики. В ней больше страниц, чем в других трудовых книжках. На титульном листе – Герб РСФСР. Имеет серию и номер, три строки для внесения фамилии. На последней странице отметка «Гознак».

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года (утверждена Постановлением № 310)

Внимание!

Если трудовая книжка велась на языке союзной республики, записи должны были быть продублированы на русском

Обложка: Цвет: зеленый.

Материал: заменитель кожи.

Кому оформлялась: Колхозникам.

Защитные знаки: Есть: на просвете по всей странице видны «косички» – змеевидно изогнутые линии.

Примечание: В ней указывались трудодни. Бланки были двуязычные: на русском и на языке республики. Продолжать записи в этой трудовой книжке не нужно. Заведите этому работнику новую трудовую.

Трудовая книжка образца 2003 года (утверждена Постановлением № 225)

Внимание!

Постоянные представительства иностранных организаций в России также ведут трудовые книжки работников

Обложка: Цвет: серый.

Материал: заменитель кожи.

Кому оформляется: Всем сотрудникам, работающим в российских организациях.

Защитные знаки: Есть: светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, исключающий возможность замены листов, водяные знаки в виде аббревиатуры «ТК».

Примечание: На титульном листе – герб России. Имеет серию и номер. На последней странице отметка «Гознак».

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Валентина МИТРОФАНОВА,
кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика (Москва):

Отмена трудовых книжек имеет для кадровика как свои плюсы, так и минусы. С одной стороны, его работа должна стать проще: не нужно будет закупать бланки этих документов, а также их учитывать, хранить, уничтожать, разбираться с тонкостями оформления. С другой стороны, может увеличиться количество других кадровых документов, которые будут подтверждать стаж сотрудника: справки, выписки из приказов и проч.

Екатерина ШЕСТАКОВА,
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент» (Москва):

Бланки трудовых книжек, за исключением образца 1938 года, имеют степени защиты от подделок. Сложность в определении поддельного бланка заключается в том, что в законе нет четких правил, по которым это можно было бы сделать.

Евгения СИМАКОВА,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

Рекомендуем вам проверить, является ли бланк трудовой книжки вашего сотрудника подлинным по следующим признакам: он должна быть отпечатан в типографии, серия и номер должны соответствовать тем, что присваивались на момент его оформления, серия и номер внутри одной книжки должны совпадать на каждой странице, нумерация страниц должна быть последовательной.

Документы в тему

ДокументПоможет вам

Приказ Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам» (далее – Приказ № 91)

Узнать, какие документы, кроме трудовой книжки, могут подтвердить страховой стаж сотрудника

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок, утвержденный приказом № 117н)

Уточнить, у кого работодатель может приобрести трудовые книжки

Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320 «О введении трудовых книжек» (далее – Постановление № 1320)

Определить, какие бланки трудовых книжек действуют на территории России

Постановление Совмина СССР, ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» (далее – Постановление № 656)

Постановление Совмина СССР от 21 апреля 1975 г. № 310 «О трудовых книжках колхозников» (далее – Постановление № 310)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225)

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)

Выяснить, правильно ли вы ведете трудовые книжки работников

Читайте продолжение статьи.

1 Раздел II Приказа № 91.
2 Через распространителей (п. 3 Порядка, утвержденного Приказом № 117н).
3 Кроме формы трудовой книжки, утвержденной в 1938 году. Этот бланк не содержал степеней защиты, потому что его, как правило, не подделывали.
4 Раздел II Приказа № 91.
Кадровое дело: персональные консультации
№ 1, 2012
Конвенция МОТ и Трудовой кодекс: как предоставить отпуск сотруднику