Все статьи номера
статья 11 из 22
Не прочитано
7 , Июль 2008
Кадровое делопроизводство / Образцы и комментарии

Зарплата на карту: готовим документы

Трудовой кодекс предусматривает возможность перечисления заработной платы на счет в банке, указанный работником. Удобный и принятый в мировой практике способ денежных выплат привлекает все большее число работодателей. Для специалистов кадровых служб актуальным становится вопрос о документальном оформлении таких взаимоотношений работодателя с работниками и банком.
Наталья ЛИТВИНОВА, эксперт журнала «Кадровое дело»

Карточные интересы

В успешном воплощении в жизнь зарплатного проекта заинтересованы все участвующие стороны – работодатель, работники и банк. Для банков это возможность развития новых технологий и услуг, увеличения клиентской базы, получения прибыли. Для работников – возможность установления долгосрочных взаимоотношений с банком, формирования позитивной кредитной истории, возможность оплаты товаров и услуг пластиковой картой международной платежной системы, участие в программе скидок и льгот, предоставляемых держателям карт1.

Для работодателя перечисление заработной платы на указанный работником счет в банке – это снижение затрат на обеспечение безопасности, доставки и хранения наличных денег, сокращение объемов кассовых операций, отсутствие необходимости депонирования невостребованных денежных средств.

Выбираем банк

Заставить работников получать зарплату на карту нельзя: требуется заключение договора банковского счета, где должна стоять подпись работника (ст. 421 ТК РФ)

Подготовка и оформление документов для зарплатного проекта нередко возлагается на кадровую службу. Начинаем выбор банка. Определите, интересны ли вашей организации и работникам интернет-банкинг и мобильный банкинг (пакет услуг по дистанционному управлению счетом), SMS-банк (сообщения о поступлении или снятии денег со счета на мобильный телефон), возможность использования пластиковой карты в зарубежных поездках, наличие доступной сети банкоматов в вашем регионе, иные банковские продукты и программы, а может быть, достаточно ведения расчетных счетов работников. От этого будет зависеть выбор банка и тип пластиковой карты.

Выбираем карту

Выбрав банк, выбираем пластиковую карту. Для зарплатного проекта банки предлагают выпуск пластиковых карт двух видов:

  • расчетная карта – зарплата переводится на личный банковский счет (пластиковую карту) работника, при этом доступна только сумма заработной платы, перечисленной работодателем;
  • расчетная карта с разрешенным овердрафтом – зарплата переводится на банковский счет, при этом работник может пользоваться суммой сверх перечисленных работодателем средств. В этом случае работодатель выступает гарантом по кредиту (овердрафту) своих работников. Средства предоставляются банком в пределах установленного лимита. Как правило, лимит устанавливается в размере от одного до трех окладов работника (в зависимости от стажа работы в организации и занимаемой должности). Обычно эта услуга не бесплатна: банк списывает проценты за пользование кредитом и плату за ведение кредитного счета.

Из Трудового кодекса РФ

Заработная выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке, на условиях определенных коллективным договором или трудовым договором.

Часть третья статьи 136

Готовим документы

Перечень документов для заключения договора на ведение зарплатного проекта предоставит выбранный вашей организацией банк. Как правило, это учредительные и регистрационные документы (копии, заверенные подписью генерального директора и печатью организации), карточка с образцами подписей генерального директора и главного бухгалтера, письмо на бланке организации о приеме на обслуживание в рамках зарплатного проекта, справка из банка об остатке средств на расчетном счете, карточка сведений об организации.

Форму договора об условиях зарплатного проекта также предоставляет банк. После подписания договора необходимо подготовить документы для открытия банковских счетов работникам. Вот это довольно хлопотная процедура, особенно если в вашей организации трудится не одна сотня сотрудников. Однако усилия в конечном счете себя оправдают. Итак, для открытия банковского счета необходимы:

  • копия документа, удостоверяющего личность работника;
  • анкета-заявление;
  • памятка с персональными данными работников;
  • реестр работников на оформление пластиковых карт;
  • доверенность на получение пластиковых карт и иных документов по зарплатному проекту.

Документ, удостоверяющий личность работника, – как правило, это паспорт.

Форма анкеты-заявления у каждого банка своя и обычно предоставляется в электронном виде. В анкете-заявлении обязательно указываются сведения о работнике, представленные ниже.

Международные платежные системы и карты

В рамках зарплатного проекта банки предлагают несколько типов карт Международных платежных систем MasterCard и Visa:
– MasterCard Cirrus/Maestro, MasterCard Standard, MasterCard Gold;
– Visa Electron, Visa Classic, Visa Gold («Виза Золотая»).

Самые простые пластиковые карты MasterCard Cirrus/Maestro, Visa Electron. Они выпускаются банками при отсутствии кредитной истории у работников, не предусматривают кредитной линии и действуют только на территории Российской Федерации. Самые престижные карты – золотые – Visa Gold и MasterCard Gold – подчеркивают статус своего владельца, дают возможность участия в программах Международных платежных систем по всему миру (однако и обслуживание их обходится дороже). Такие карты в рамках зарплатного проекта банк готов предложить руководителям организации. Большинству работников предлагаются достойные карты – Visa Classic или MasterCard Standart (недорогие в обслуживании и дающие возможность оплачивать покупки не только в России, но за границей).

Международная платежная система MasterCard более популярна в странах Азиатского и Тихоокеанского регионов, международная платежная система Visa – в Европе и Америке. Обе системы совершенно равноценны, просто так «исторически сложилось». Есть и другие международные платежные системы, но они не предлагаются банками в рамках зарплатного проекта.

Имя на карте это важно!

Пожалуйста, будьте внимательны при заполнении анкеты-заявления и особенно графы «Фамилия и имя как в загранпаспорте» на английском языке. Неправильное написание фамилии и имени работника в анкете-заявлении, а значит, и на пластиковой карте, может привести к недоразумениям при оплате покупок в магазинах и использовании карты за пределами России.

Транслитерация – процесс замещения букв русского алфавита на соответствующие буквы или сочетания букв английского алфавита

Если у работника нет загранпаспорта, во избежание ошибок воспользуйтесь правилами транслитерации, приведенными в Приложении № 7 к Инструкции о порядке оформления и выдачи паспортов гражданам Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию (утверждена приказом МВД России от 26 мая 1997 г. № 310 (таблицы).

Таблица транслитерации букв русского алфавита
 

БукваСимволБукваСимволБукваСимвол
А, аaЛ лlЧ чch
Б бbМ мmШ шsh
В вvН нnЩ щshch
Г гgО оoЪ ъ.
Д дdП пpЫ ыy
Е еye2, eР рrЬ ь.
Ё ёye2, eС сsЭ эe
Ж жzhТ тtЮ юyu
З зzУ уuЯ яya
И иiФ фf  
Й йyХ хrh  
К кkЦ цts  

Таблица транслитерации дифтонгов (сочетаний гласной буквы и «й»)
 

ДифтонгСимволДифтонгСимвол
айayыйy (yy)
ейey или yeyэйey
ийiy или yюйyuy
ойoyяйyay
уйuy  

О памятке, реестре, электронной почте и доверенности

Теперь поговорим об оставшихся обязательных документах, необходимых для открытия «зарплатного счета». Памятка с персональными данными работников – это сводная таблица с обязательными сведениями из анкеты-заявления каждого работника. Как правило, это большой файл в программе Excel, где каждый вид сведений вносится в отдельную графу (предоставляется в банк строго в электронном виде).

Реестр работников на оформление пластиковых карт – это перечень работников (фамилия, имя, отчество) с указанием срока работы в организации (на бумажном носителе). Необходим для того, чтобы сотрудникам, проработавшим в организации более шести месяцев, банк мог предоставить более выгодные условия зарплатного проекта.

Обязательным документом для взаимодействия с банком является доверенность на получение готовых пластиковых карт и иных документов по зарплатному проекту. Она выдается уполномоченному сотруднику организации и подписывается работником (форма доверенности также предоставляется банком).

Если работник продолжает пользоваться банковской картой, плата за обслуживание вносится им самостоятельно согласно тарифам банка (в зависимости от типа карты обслуживание обойдется в среднем от 100 до 3000 рублей)

После того как все необходимые документы подготовлены и переданы в банк, в течение установленного срока эмитируются (выпускаются) пластиковые карты. Банк может отказать в выпуске карты тому или иному работнику без объяснения причин. Как правило, это бывает, если у работника кредитные обязательства в другом банке или отсутствует российское гражданство.

Сопровождение зарплатного проекта

Помимо оформления самих зарплатных карт кадровой службе предстоит сопровождать зарплатный проект. Необходимо ознакомить работников с правилами пользования пластиковыми картами, адресами банкоматов (в банке можно получить соответствующие информационные буклеты) и в дальнейшем, при необходимости, оказывать помощь во взаимодействии с банком в рамках зарплатного проекта.

При оформлении на работу новых сотрудников специалист кадровой службы оформляет и предоставляет в банк:

  • анкету-заявление работника с приложением заверенной копии паспорта;
  • памятку с персональными данными (в электронном виде);
  • реестр на оформление карты (на бумажном носителе).

При изменении персональных данных работника в банк направляется соответствующее заявление с приложением копий подтверждающих документов, заверенных работодателем.

При увольнении работнику вручается уведомление об исключении из зарплатного проекта. В банк также направляется уведомление об исключении работника из зарплатного проекта, где указывается его фамилия, имя, отчество и номер банковской карты. Однако картой можно пользоваться и дальше. Если бывший работник принял решение больше не использовать карту, ему необходимо самостоятельно прибыть в банк, написать заявление об отказе от карты, и карта будет закрыта.

Узнавая о радостях и трудностях перечисления заработной платы на пластиковые карты, заключая договор с банком, не забывайте, что прежде чем начать зарплатный проект, необходимо документально оформить переход на новую систему расчетов работодателя и работника. Об этом – в следующем номере журнала.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
Какие проблемы наиболее часто возникают у вас и ваших работников с «зарплатными» карточками?

Ирина, менеджер по персоналу (г. Санкт-Петербург):
– Когда руководство приняло решение перевести зарплату работников на карточки, меня просто охватил ужас. Предстояла титаническая работа по сбору необходимых документов, разъяснению работникам, почему это нужно, проверки сведений, исправления ошибок и так далее. Но, как говорится, глаза боятся, руки делают, справились.

Игорь, заместитель генерального директора (г. Екатеринбург):
– Наряду с большим количеством молодежи, у нас работают и сотрудники в возрасте. Очень трудно было обучить их правильно обращаться с пластиковыми карточками, пользоваться банкоматами да просто научить их не бояться «новомодных штучек».

Петр, директор по персоналу (г. Москва):
– Сотрудники часто допускают ошибки в заполнении необходимых форм. Приходится все тщательно перепроверять. На первых порах мы это не учли, и, бывало, что банк возвращал документы на переоформление.

Светлана, главный бухгалтер (г. Москва):
– Самое неприятное – это то, что сотрудники часто теряют карточки. Приходится снова и снова их переоформлять. Пока идет этот процесс (а также оформление карт новым сотрудникам), зарплату работникам все равно выдаем через кассу. Однако объем выдачи наличных, безусловно, уменьшился, и это облегчает жизнь.

1 Как разрешить проблемы перевода сотрудников на безналичную оплату труда, мы рассказывали в № 5, 2006.
2 После «ь», например: Vasilyev.
Как принять сотрудника на «летние» работы?
№ 7, 2008
Как оформить практику студента