Все статьи номера
статья 6 из 24
Не прочитано
11 , Ноябрь 2009
Право и практика / Зарплата и социальное страхование

Служебные командировки: отвечаем на наболевшие вопросы

У работников кадровых служб и бухгалтерии на практике возникает множество вопросов, связанных с направлением сотрудников в командировки. Как оформить документы для служебной поездки? Можно ли отправить в командировку совместителя или работника по гражданскому договору? Как рассчитывать командировочные при служебных поездках в местность, где действует районный коэффициент? Можно ли установить другой порядок выплаты суточных?
Анна ГРИБАНОВА, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Все же нужно ли издавать приказ при направлении в командировку или нет?

Я недавно возглавила отдел кадров региональной сети аптек. Оказалось, что моя предшественница не оформляла приказы о направлении в командировку, только служебное задание и удостоверение. Скажите, пожалуйста, обязательно ли оформлять еще и приказ.

Несмотря на то, что для подтверждения командировочных расходов (в целях налогообложения прибыли) предоставление приказа о направлении сотрудника в командировку не требуется1, и обязанность работодателя издавать такой документ законодательно не закреплена, сделать это все же стоит.

Судите сами. Если приказ не оформлен, могут возникнуть сложности, например, с привлечением работника к дисциплинарной ответственности за отказ от командировки. Или у бухгалтерии могут возникнуть трудности с выдачей денег работнику под отчет. Обратите внимание, что приказ должен быть не только издан, но и доведен до сведения работника под роспись.

Кроме приказа оформляется также служебное задание, в котором подробно описывается цель командировки, и командировочное удостоверение2. В удостоверении должно быть прописано время прибытия работника к месту назначения и время возвращения. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке, а значит и размеры денежной компенсации. Командировочное удостоверение выдается работнику на руки, а в организации ведется специальный журнал, в котором регистрируются все командировки.

Словарь кадровика

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Командировками не признаются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Можно ли направлять в командировки совместителей и контрактников?

В нашей компании в основном работают совместители и сотрудники по гражданским договорам. Можно ли их направлять в командировки?

Трудовым законодательством четко определены категории сотрудников, не подлежащих командированию ни при каких условиях. См. таблицу ниже.

Категории работников, направление которых в командировку запрещено или ограничено

Не могут быть направлены в командировкуДля направления в командировку требуется письменное согласие работника
– сотрудники, с которыми заключен ученический договор, в случае если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ)
– беременные женщины (ст. 259 ТК РФ)
– работники в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и исполнении произведений (ст. 268 ТК РФ)
– женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет
– матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет
– работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением
– работники, имеющие детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ)

Гражданско-правовой договор, фактически регулирующий трудовые отношения, может быть признан трудовым договором по итогам проверки.

Лица, занятые по договорам гражданско-правового характера, не могут быть отправлены в командировку по правилам, предусмотренным трудовым законодательством. В этом случае, по поездкам, связанным с выполнением работ или оказанием услуг, возможность компенсации расходов следует предусматривать при заключении договора гражданско-правового характера.

Направлять в командировку совместителей можно только в те периоды, когда они не заняты на основной работе, например, в период нахождения в отпуске по основному месту работы.

Может ли организация сама установить размер возмещения суточных?

Руководитель компании хочет принять локальный акт, который будет устанавливать повышенный размер возмещения командировочных расходов. Не будет ли такой акт противоречить действующему законодательству?

Для заграничных командировок сумма суточных устанавливается в долларах США для каждой страны отдельно. Законодательно установленный минимум составляет сумма, эквивалентная 2500 руб.

Нет, не будет. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса и пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки3 размеры расходов, связанных с командировкой, должны определяться коллективным договором или локальным нормативным актом.

Сейчас во многих компаниях действуют такие локальные акты. Например, Положения о командировках, устанавливающие фиксированный размер суточных или особые условия оплаты и возмещения расходов по командировке сотрудникам. Главное условие легитимности такого акта – улучшение, но не ухудшение положения работника по сравнению с действующими правовыми нормами. Иначе локальный акт будет признан противоречащим законодательству о налогообложении суточных (см. комментарий ниже).

Комментарий бухгалтера

Татьяна ВУКОЛОВА,
главный бухгалтер ООО «Копир-Сервис» (г. Санкт-Петербург):

– В соответствии со статьей 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые работникам в пределах до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Что касается ЕСН, то тут ситуация такая. ЕСН не нужно начислять на суточные в пределах норм, которые закреплены в коллективном договоре или ином локальном акте организации. Основание – статья 168 Трудового кодекса. Минфин России подтвердил это в письме от 23 марта 2009 г. № 03-04-06-02/20. Также отметим, что с будущего года вместо ЕСН компании будут платить страховые взносы. Но суточные по-прежнему облагаться ими не будут (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ)*.

* В 2010 году общая сумма страховых платежей будет составлять 26% от фонда оплаты труда. Из них 20% – обязательный пенсионный взнос, 3,1% – в Фонд обязательного медицинского страхования, а 2,9% – в Фонд социального страхования.

Пример

В ЗАО «Метеор» был принят локальный акт – Положение о командировках. Этим актом установлена минимальная сумма суточных выплат (вне зависимости от оклада) 1000 руб. Для сотрудников, проработавших в компании более пяти лет, сумма оплаты в сутки увеличивалась на 10% за каждый год работы. Юрист Михаил К. находился в командировке два дня, 29 и 30 сентября. Так как Михаил работал в компании семь лет, сумма суточных соответственно увеличилась на 200 руб. (20%).

Таким образом, за два дня, проведенные в командировке, Михаил получит 2400 руб. = (1000 руб. + 200 руб.) x 2.

Как рассчитывать зарплату за период командировки?

Скажите, пожалуйста, имеет ли значение при выплате среднего заработка за время нахождения в командировке тот факт, что в расчетный период сотрудница получала доплату за замещение временно отсутствующего работника.

Да, имеет. Расчет среднего заработка работника производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом в соответствии с пунктом 2 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы4, учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от источников этих выплат.

Таким образом, если в расчетном периоде работнику начислялись дополнительные выплаты, то эти суммы также учитываются при расчете.

Пример

Менеджер по продажам ОАО «Телеком» Алена П. с 21 по 24 сентября находилась в служебной командировке в городе Пскове. Должностной оклад Алены составляет 20 000 руб. В мае она выполняла обязанности временно отсутствующего секретаря отдела, и ей была установлена доплата 40% к должностному окладу. Заработная плата за май составила 28 000 руб. = (20 000 руб. + 40%).

В течение расчетного периода сентябрь 2008 г. – август 2009 г. сотрудница не находилась в ежегодном оплачиваемом отпуске или на больничном, в расчетном периоде Алена отработала 249 дней.

Таким образом, сумма выплат, учитываемых за расчетный период, составит: (20 000 руб. x 11 месяцев) + 28 000 руб. = 248 000 руб.

Средний дневной заработок будет равен: 995,98 руб., (248 000 руб. : 249 дней), где 249 количество отработанных в расчетном периоде дней.

Таким образом, за дни командировки Алене будет начислено 3983,92 руб.

Начислять ли на командировочные северный коэффициент?

Мы отправляем сотрудника в командировку в район, приравненный к Крайнему Северу. Следует ли увеличивать размер его командировочных с учетом коэффициентов?

В соответствии со статьей 316 Трудового кодекса, гарантии и компенсации, установленные для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не распространяются на работников, находящихся в командировке в таких районах. Таким образом, работникам, на любой срок командированным на Крайний Север и приравненные к нему местности, не выплачивается районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате и не предоставляется дополнительный отпуск за работу в районах Севера.

Также, если работника, проживающего в районе Крайнего Севера, отправляют в местности, для которых районный коэффициент выше, чем коэффициент местности, где он проживает, разница ему не выплачивается. Так регулирует этот вопрос федеральное законодательство. Однако необходимо учитывать, что на уровне субъекта Федерации могут действовать дополнительные нормативные акты регионального значения, улучшающие положение работников.

Например, в Мурманской области при командировании служащего в организации, расположенные в местности, где к заработной плате установлены районные коэффициенты, суточные за исключением нахождения в пути, выплачиваются с учетом действующего в местности, куда командирован служащий, районного коэффициента5.

Пример

Евгений С., сотрудник аппарата администрации Мурманской области, из города Мурманска, где районный коэффициент составляет 1,40, направляется в командировку на пять дней в город Мурманск-140, где районный коэффициент выше и составляет 1,80. В соответствии с законодательством Мурманской области он будет получать суточные с учетом коэффициента 1,80.

Установленный размер возмещения суточных для работников организаций, финансируемых из бюджета Мурманской области, составляет 100 руб.6. Таким образом, Евгений за пять дней командировки получит 900 руб. = (5 x (100 x 1,80)).

Такой же порядок может устанавливаться и администрациями муниципальных округов для муниципальных служащих и работников организаций, финансируемых за счет соответствующих бюджетов7.

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку следует учитывать, что общая сумма расходов, которые работодатель должен возместить работнику, зависит не только от федерального, но и регионального законодательства, а также от локальных актов, действующих в организации.

1 Письмо Минфина России от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169.
2 Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
3 Утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
4 Утверждено постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
5 Постановление губернатора Мурманской области от 15 декабря 2005 г. № 189?ПГ «Об утверждении положения о порядке и условиях командирования государственных гражданских служащих Мурманской области».
6 Постановление Правительства Мурманской области от 27 марта 2003 г. № 82?ПП «О размерах возмещения расходов, связанных с командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств областного бюджета».
7 Пункт 15 постановления администрации МО Кольский район от 28 ноября 2007 г. № 872 «Об утверждении Положения о порядке и условиях возмещения расходов, связанных со служебными командировками, муниципальным служащим и работникам организаций (учреждений), финансируемых за счет средств бюджета муниципального образования Кольский район Мурманской области».
Как долго оплачивать больничный и можно ли вернуть переплаты?
№ 11, 2009
Отпуск по уходу за ребенком: предоставляем без нарушений