Все статьи номера
статья 10 из 26
Не прочитано
10 , Октябрь 2009
Документооборот / Образцы и комментарии

Как защитить информацию: вводим режим коммерческой тайны

Сегодня многим компаниям приходится сталкиваться с проблемой защиты информации, используемой в процессе производственной деятельности, от различного рода конкурентов. Одним из способов охраны ценных сведений становится установление режима коммерческой тайны. Давайте посмотрим, как разработать положение о коммерческой тайне, как оповестить сотрудников, которые будут иметь к ней доступ, об изменении условий труда и как в связи с этим внести поправки в их трудовые договора.
Евгения МАТВЕЕВА, консультант Департамента консультирования по налогообложению и праву Представительства «Делойт и Туш Риджинал Консалтинг Сервисис Лимитед» в Москве

Уточняем понятия

В законе используется два понятия – «коммерческая тайна» и «информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства)». Вначале определимся с тем, что означают эти понятия. Так, под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду1. Информацией же, составляющей коммерческую тайну (секретом производства), следует считать сведения любого характера. Например, производственные, технические, экономические, организационные и другие. При условии, что они имеют коммерческую ценность, и в отношении их введен режим конфиденциальности2.

Работодателю, располагающему сведениями, составляющими коммерческую тайну, необходимо обеспечить их охрану от утечки и разглашения. В том числе и работниками, по долгу своих служебных обязанностей имеющих дело с такой информацией. Именно этой цели и призван отвечать режим коммерческой тайны.

С чего начать?

Для того чтобы надлежащим образом установить в организации режим коммерческой тайны, работодатель должен сделать следующее:
– определить перечень сведений, которые будут составлять коммерческую тайну;
– определить круг лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации;
– разработать и утвердить локальный нормативный акт – Положение о коммерческой тайне.

Для охраны информации, составляющей коммерческую тайну, можно применять средства технической защиты. Например, установить запрет на копирование файлов с рабочего компьютера.

Пример

На швейной фабрике «Рассвет» готовились к выпуску новой линии одежды. Для того чтобы защититься от утечки информации (относительно дизайна и технологии изготовления продукции), директор принял решение ввести на предприятии режим коммерческой тайны. Для этого был утвержден перечень «закрытой» информации, куда вошли сведения о новом оборудовании, эскизы одежды, договоры поставки тканей, планы поставок и т. д. Также был определен перечень должностей работников, которые будут обладать доступом к этой информации. Это дизайнеры, швеи, работники финансового отдела и отдела сбыта. Затем было разработано и утверждено Положение о коммерческой тайне, с которым сотрудники, имеющие доступ к секретной информации, были ознакомлены под роспись.

Совет

Нанесите гриф «Коммерческая тайна» с указанием наименования организации или индивидуального предпринимателя – обладателя информации на все печатные документы и электронные носители информации, в которых содержится секрет производства, то есть сведения, составляющие коммерческую тайну.

Остановимся на создании локального нормативного акта. На практике режим конфиденциальности в отношении определенной информации, как правило, закрепляется единым документом. Разработку проекта документа лучше поручить юридической службе организации, так как при составлении Положения о коммерческой тайне необходимо учитывать нормы как трудового, так и гражданского права. При этом следует помнить, что существует определенный законом перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (см. вставку «Цитируем закон»).

Цитируем закон

Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Статья 5 Закона о коммерческой тайне

В Положение о коммерческой тайне целесообразно включить следующие разделы:
– Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
– Порядок определения информации, составляющей коммерческую тайну;
– Порядок допуска к информации, составляющей коммерческую тайну;
– Порядок учета, хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну;
– Ответственность за разглашение информации, составляющей коммерческую тайну.

Работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ст. 68 ТК РФ).

В качестве приложения к Положению о коммерческой тайне можно включить инструкции по работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» и лист ознакомления.

Как оформить доступ?

Возникает вопрос, как при установлении режима коммерческой тайны вменить в обязанности сотрудников неразглашение конфиденциальной информации, и что делать, если какая-то часть работников не согласятся на подобное изменение условий труда. Для ответа обратимся к статье 74 Трудового кодекса3.

Из нормы данной статьи следует, что об изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Если работник согласен работать в изменившихся условиях, необходимо внести соответствующие изменения в его трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения. При этом необходимо упомянуть не только об обязанности сотрудника выполнять установленный работодателем порядок защиты информации, но и об обязанности не разглашать составляющие тайну сведения партнеров, если работником используется принадлежащий им секрет производства. А также без согласия работодателя не использовать такую информацию в личных целях (см. образец ниже).

Часто на практике помимо дополнительного соглашения к трудовому договору работнику предлагают подписать обязательство о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну. Этот документ не противоречит действующему законодательству при условии, что только конкретизирует те или иные положения, включенные в дополнительное соглашение, но не устанавливает новые.

Если работник против...

Вполне вероятно, что при введении режима коммерческой тайны отдельные сотрудники не захотят взять на себя дополнительные обязательства по обеспечению конфиденциальности информации, с которой работали и раньше, усматривая в этом подвох со стороны руководства или считая это по тем или иным причинам обременительным для себя. В этом случае опять же следует руководствоваться нормами статьи 74 Трудового кодекса. То есть необходимо в письменной форме предложить сотруднику другую работу4, имеющуюся у работодателя, которую он может выполнять с учетом состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать работу в другой местности работодатель должен только в особых случаях. А именно: если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В том случае, если работник откажется перейти на другую работу или у работодателя не будет для него подходящей вакансии, трудовой договор с ним должен быть прекращен по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

В следующий раз мы поговорим о том, как определить вину работника в рассекречивании конфиденциальной информации (в частности, что следует считать разглашением коммерческой тайны), а также о том, как привлечь сотрудника (в том числе и бывшего) к ответственности за нарушение ранее принятых на себя обязательств.

1 Пункт 1 ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Далее – Закон «О коммерческой тайне».
2 Пункт 2 ст. 3 Закона «О коммерческой тайне».
3 Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных и технологических условий труда.
4 Речь идет как о вакантной должности или работе соответствующей квалификации работника, так и о вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работе.
Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы
№ 10, 2009
Оформляем процедуру внесения изменений в локальные акты