Все статьи номера
статья 11 из 23
Не прочитано
5 , Май 2010
Кадровое делопроизводство / Внимание: ошибка!

Как именно неверные записи в трудовой книжке могут помешать назначению пенсии?

Правильное оформление трудовых книжек и достоверность содержащихся в них сведений – вот основные критерии, по которым оценивают работу кадровиков сотрудники Пенсионного фонда. К сожалению, большое количество трудовых заполняется не просто с погрешностями, а с серьезными нарушениями, которые влияют и на размер пенсии, и на сроки ее назначения. Какие же неточности выявляются при проверке трудовых книжек потенциальных пенсионеров1?
Шабашова Ирина , юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Что делать, если запись о работе внесли в «Сведения о награждениях»?

Кадровик внес сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях», объясняя это тем, что на момент внесения очередной записи в отделе кадров не оказалось вкладышей в трудовую книжку2.

При проверке все записи, которые не соответствуют заполняемому разделу, сотрудник Пенсионного фонда может признать недействительными. А это в свою очередь грозит работнику уменьшением страхового стажа и существенным снижением размера пенсии. В «Сведения о награждениях» нельзя вносить записи о работе. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который надо оформлять и вести в том же порядке, что и трудовую книжку (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила))3.

Если такую запись внес предыдущий работодатель, посоветуйте работнику обратиться в организацию, где она была сделана, за исправлением. Если же ее допустили в вашей организации, откройте вкладыш в трудовую книжку (если его нет, заведите) и в разделе «Сведения о работе» вкладыша под порядковым номером, следующим за номером последней записи, повторите ту запись, которая ошибочно попала в раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки. Затем откройте раздел «Сведения о награждениях» и внесите туда исправительную запись. Для этого под порядковым номером, следующим за номером последней записи, напишите: «Запись под номером таким-то недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция))4.

 

Как Пенсионный фонд относится к допискам?

Кадровик при внесении записи о приеме сотрудника на работу указал неполное название организации, а позже, заметив свою ошибку, просто приписал сверху недостающие сведения. В итоге название организации в разделе «Сведения о работе» написано разными авторучками и с видимой разницей в почерке.

Такое исправление ошибок недопустимо. Согласно пункту 3.1 Инструкции, наименование организации-работодателя указывается полностью и сокращенно, если сокращенное название предусмотрено учредительными документами этой организации. Дописки, подчистки и прочие, не предусмотренные законом, методы коррекции могут расцениваться как признаки подлога или подделки документа. Пенсионный фонд может не зачесть гражданину срок работы в данной организации в стаж для назначения пенсии, что опять же уменьшит ее размер.

Пункт 30 Правил и пункт 1.2 Инструкции говорят о том, что ошибочную запись следует признать недействительной и сделать правильную. Ответ на вопрос, как исправить ошибку в наименовании организации, если оно вносится в книжку в виде заголовка, без порядкового номера, не дают ни Правила, ни Инструкция. Некоторые кадровики, исправляя ошибку, допущенную в названии организации, вместе с неправильной записью отменяют все записи, относящиеся к данному работодателю. Это метод нерациональный и неправильный. Ведь ошибочно написано только название организации, а остальные записи верны, поэтому отменять их нет оснований.

Так как пунктом 1.2 Инструкции предусмотрено исправление только неправильных и неточных записей, то следует исправить только неточную запись о наименовании организации. Как мы уже сказали, эта запись не нумеруется, следовательно, при признании ее недействительной, номер также ставить не нужно. После последней записи в разделе «Сведения о работе» необходимо просто внести отметку: «В наименовании организации допущена ошибка» и далее написать правильное название организации5.

 

Что произойдет, если вместо дубликата оформить новую трудовую?

Работник, имеющий пятилетний стаж в организации, которая была его единственным местом работы, после увольнения из нее потерял трудовую книжку. Кадровик выдает не дубликат, а заново оформленную книжку. При этом датой заполнения трудовой книжки указывает дату первичного приема на работу.
Чем чревата такая ошибка? Бланки трудовых книжек, даже одинакового образца, выпускались в разные годы6. В данном случае год выпуска трудовой книжки имеет принципиальное значение. Ведь скорее всего новый бланк окажется выпущенным позже той даты, когда сотрудник был принят на работу. И если серия и номер документа будут иметь более позднюю дату выпуска, то при проверке Пенсионный фонд может поставить под сомнение подлинность такой трудовой книжки. А значит, возникнут проблемы с подтверждением стажа. Поэтому если сотрудник заявляет о том, что потерял трудовую книжку, необходимо оформить ему дубликат. Чтобы правильно его заполнить, руководствуйтесь пунктами 31–32 Правил и разделом 7 Инструкции.

Как быть, если запись исправлена неверно?

При исправлении ошибочной записи кадровик зачеркнул эту запись и использовал пометку «Исправленному верить».

Такая ситуация часто встречается на практике. Это касается и записей, внесенных в трудовую книжку, когда уже существовали четкие инструкции по исправлению неточностей. Многие кадровики, обнаружив подобные правки, уверены, что они не правомочны исправлять уже исправленное. Но эта позиция не верна. Ведь владельцы таких трудовых книжек порой не догадываются, чем эта ошибка может обернуться для них при назначении пенсии. Есть риск, что отработанный период, относящийся к неверно исправленной записи, не зачтется в стаж для начисления пенсионных выплат.

Поэтому если работник с такой трудовой книжкой еще не оформлен в вашу организацию, посоветуйте ему обратиться к бывшему работодателю, который сделал неправильную запись и последующее неверное исправление, чтобы записи в книжке привели в порядок на прежнем месте работы. Если же вы обнаружили такую ошибку в книжке сотрудника, уже работающего у вас, исправьте ее сами на основании документов работодателя, допустившего ошибку (он должен предоставить их по запросу работника)7. Зачеркнутую запись нужно признать недействительной и внести правильную запись, как предписывают пункты 27–29 Правил и пункт 1.2 Инструкции. При необходимости окажите помощь сотруднику в поиске архива, в котором могут находиться нужные документы.

 
1 Другие вопросы по оформлению трудовых книжек были рассмотрены на онлайн-семинаре Ларисы САНКИНОЙ «Трудовые книжки: скрытые ловушки оформления» 20 апреля на сайте www.kdelo.ru.
2 Образцы исправления неверных записей в трудовых книжках.
3 Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
4 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
5 Пункт 3.1 Инструкции.Читайте об этом также в № 7, 2009.
6 Подробнее об этом мы рассказывали в № 9, 2007.
7 Такими документами служат, например, оформленные в установленном порядке копии приказов, карточка формы № Т-2 и др.
Что нужно знать кадровику до начала отпускного сезона?
№ 5, 2010
Какими документами оформить привлечение работника к полной материальной ответственности?