Новые документы при увольнении. Что выдают кадры, а что бухгалтерия
Кроме трудовой книжки и бухгалтерских документов работодатель теперь обязан выдать уволенному форму СЗВ-СТАЖ и выписку из расчета по страховым взносам. Но кто будет это делать, кадровик или бухгалтер, неясно. Важно распределить новые обязанности так, чтобы избежать штрафов. Решить, кому поручить новые выписки, помогут краткие характеристики документов. Также в статье вы найдете три способа, как подтвердить, что сотрудник все получил при увольнении.
Документ № 1. Выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам
Раньше работодатель не оформлял сотруднику в день увольнения выписку из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам. Теперь это обязательный документ (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Налоговая служба объединила в одну две формы – РСВ-1 ПФР и 4-ФСС, в которой следует отражать доходы и взносы по увольняемому.
Как выдавать. Форму выписки возьмите из приказа ФНС России от 10 октября 2016 г. № ММВ-7-11/551@. Укажите в расчете по страховым взносам сведения о зарплате, начисленных взносах и паспортные данные работника.
Кто оформляет. Выписку готовит бухгалтерия. Документ следует подавать в налоговые органы, поэтому ответственным за это будет бухгалтер, а не кадровик. В день увольнения работник подписывает в бухгалтерии справку о получении расчета. Ее формы нет, компания вправе подготовить шаблоны, в которых сотрудник будет только указывать фамилию, имя, отчество, должность и ставить дату, подпись, что получил документы (образец ниже).
Что важно помнить. Бухгалтер может заполнять поля формы чернилами только черного, синего или фиолетового цвета. Нельзя использовать штрих-корректор. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10 октября 2016 г. № ММВ-7-11/551@).
Как заполнять раздел 3, ФНС России дополнительно разъяснила в письме от 17 марта 2017 г. № БС-4-11/4859. В связи с тем что к застрахованным лицам относятся те, на кого распространяется обязательное пенсионное страхование, выписку следует выдавать и гражданам, с кем компания подписала договоры гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.
Документ № 2. Форма СЗВ-СТАЖ
Второй новый документ, который компания выдает сотруднику при увольнении, – сведения о страховом стаже по новой форме СЗВ-СТАЖ (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Форма СЗВ-СТАЖ – это сведения персонифицированного учета, которые подтверждают страховой стаж и сумму страховых взносов. Это новый отчет с 2017 года. Сдавать его необходимо ежегодно в Пенсионный фонд не позднее 1 марта. Первый раз компании отчитаются за 2017 год до 1 марта 2018 года.
Как выдавать. Ежегодно до 1 марта текущего года увольняющимся работникам выдавайте справки СЗВ-СТАЖ. После этой даты готовьте выписку из формы, которую сдаете в Пенсионный фонд.
Пример
25 сентября 2017 года из компании увольняется сотрудник, который работал с 1 апреля 2014 года. Компания обязана выдать выписку из формы СЗВ-СТАЖ, в которой отражает страховой страж и начислены ли суммы страховых взносов с 1 января 2017 года по 25 сентября 2017 года.
Форму СЗВ-СТАЖ выдавайте работнику под подпись. Для этого заведите отдельный журнал или делайте копию документа, на которой сотрудник распишется, поставит свою фамилию и дату. Безопаснее использовать второй вариант, чтобы в компании осталась копия документа. Это защитит работодателя, если будет спор, что компания не выдала документ, оформила его с ошибками или не полностью.
Предоставляйте работнику форму СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке. Если сотрудник отказывается получить документ, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях.
Кто оформляет. Форму СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» логичнее готовить тому, кто сдает и другие отчеты в Пенсионный фонд. Поэтому чаще этот документ выдает бухгалтер. Вы можете установить в компании свой порядок. Кадровик направляет в бухгалтерию запрос на форму СЗВ-СТАЖ по конкретному работнику, бухгалтер готовит документ и передает его кадровику. Тот выдаст сотруднику форму СЗВ-СТАЖ и получит от увольняемого подпись на копии, что сотрудник получил документ.
Что важно помнить. Форму используйте из постановления Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. В этом же документе есть и порядок, как ее заполнять. В форме указывайте сведения о страховом стаже увольняемого с 1 января 2017 года, регистрационный номер работодателя в Пенсионном фонде, ИНН, КПП, фамилию, имя, отчество увольняемого, СНИЛС, период работы, исчисление страхового стажа, а также другие сведения. Вносите информацию в бланк на компьютере или ручкой. Если будете это делать вручную, пишите печатными буквами и не используйте красные и зеленые чернила.
Документ № 3. Форма СЗВ-М
Сотрудник подтверждает страховой стаж выпиской из формы СЗВ-М. Этот документ не заменяет форму СЗВ-СТАЖ. В форме указывайте наименование и реквизиты компании, отчетный период, данные о работнике, его СНИЛС и ИНН.
Как выдавать. Подготовьте выписку из СЗВ-М только по увольняемому сотруднику за периоды работы в 2017 году (п. 4 ст. 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Форму СЗВ-М используйте из постановления Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п. Заполняйте все разделы, как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в Пенсионный фонд. В раздел 4 включите только сведения по увольняемому работнику. Копировать весь отчет СЗВ-М нельзя, иначе вы раскроете персональные данные других работников.
Кто оформляет. Закон не закрепляет, кто формирует выписку – кадры или бухгалтерия. Этот вопрос компания должна решить самостоятельно. Можно установить алгоритм аналогичный форме СЗВ-СТАЖ, когда бухгалтерия передает выписку кадровику, он выдает ее работнику и берет подтверждение, что увольняемый получил документ. Сделать это можно тремя способами: попросить работника сделать отметку на копии СЗВ-М, написать справку-подтверждение или расписаться в отдельном журнале о выдаче сотруднику документов при увольнении.
Что важно помнить. Каких-либо пояснений или инструкций, как заполнять форму СЗВ-М, Пенсионный фонд не издавал. Как оформлять документ, помогут пояснения в тексте самой формы.
Что при увольнении выдать обязательно, а что – по заявлению работника
| Вид документа | Название документа |
|---|---|
| Обязательный | – Трудовая книжка; – справка о сумме заработка за два года; – форма СЗВ-М; – форма СЗВ-СТАЖ; – расчетный листок; – выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» формы расчета по страховым взносам; – выписка из реестра застрахованных лиц, если за работника платили дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы работодателя |
| По заявлению сотрудника | – Копии приказов о приеме, переводе, увольнении, награждениях, отпусках и др.; – справка о периоде работы в компании; – копия личной карточки формы № Т-2; – копия трудового договора и дополнительных соглашений к нему; – справка о доходах по форме 2-НДФЛ; – справка о среднем заработке за последние три месяца; – справка о заработке для обращения в службу занятости за пособием по безработице |
Документ № 4. Трудовая книжка
Всем работникам в день увольнения работодатель выдает трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ). Исключение есть только для совместителей и сотрудников, которые проработали в компании меньше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Трудовая книжка подтверждает стаж работы сотрудника, поэтому в ней отражают прием на работу, постоянные переводы и основания увольнения. Также компания вносит сведения о награждениях, переименовании работодателя и другие записи (п. 10, 21 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Как выдавать. Когда сотрудник получит трудовую книжку, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Журнал ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое оформляет прием и увольнение работников.
Если в день увольнения сотрудник отсутствует, направьте ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. После того как сотрудник пришлет свое согласие и вы направите трудовую книжку по почте, внесите дату отправки в книгу учета движения трудовых книжек и сохраните документы, которые подтвердят отправку трудовой книжки.
Кто оформляет. Компания назначает ответственного за трудовые книжки работника из отдела, который занимается кадровым делопроизводством. Это может быть отдел по работе с персоналом, отдел кадров, юридический департамент или бухгалтерия, если она ведет документы по кадрам. Проверьте, чтобы работодатель заверил подписью и печатью записи в трудовой книжке.
Что важно помнить. Если компания вовремя не выдаст трудовую книжку, внесет запись с ошибкой или укажет неверное основание увольнения, работодатель обязан возместить сотруднику не полученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ, п. 35 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Также работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки, если обнаружит в ней запись об увольнении или переводе, которую копания признала недействительной (п. 33 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Важные выводы
1. Распределите, кто в компании оформляет и выдает уволенным форму СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.
2. Подтверждайте, что выдали сотруднику в день увольнения обязательные документы. Для этого вы можете завести журнал, получить письменную расписку или подпись работника на копиях документов.
3. Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях.
за правильный ответ
