Восемь граф приказа об увольнении, в которых непонятно, что писать

Инспектор посчитает, что приказ об увольнении оформили неверно, если ошиблись в дате его издания или указали не тот документ в графе «основание». Еще одна проблема – отсутствие подписи работника на документе. По закону нужно сделать отметку, что содержание приказа до сотрудника не довели, но что конкретно писать и нужно ли дополнительно составлять акт – неясно. Мы разобрали все спорные графы формы № Т-8 и показали, как их заполнять. 

Графы «дата составления» и «с приказом ознакомлен»

Чтобы не ошибиться в дате увольнения и хранить приказы в соответствии с очередностью ухода из компании, приказ издают в последний день работы. Но можно отойти от этого правила. Главное – ознакомить сотрудника с документом. А если работника нет на месте, то поставить на приказе отметку.

Оформлять приказ в день увольнения не обязательно. Издать приказ можно как в последний рабочий день сотрудника, так и заранее. Трудовой кодекс не ограничивает работодателя в этом вопросе (ч. первая, вторая ст. 84.1 ТК РФ). Если приказ составили ранее даты увольнения, это не делает документ недействительным (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 26 ноября 2013 г. № 33-9680/2013). Но для кадровика удобнее издавать приказ день в день с увольнением. Тогда не придется его отменять, если сотрудник отзовет заявление или в день сокращения заболеет. Также будет удобнее ориентироваться в документах, когда по дате издания нужно понять, когда уволили сотрудника. Готовить приказы заблаговременно лучше, если в один период кадровик должен оформить много документов.

Знакомить с приказом заранее – не нарушение. Работник ставит подпись в приказе об увольнении, как правило, в последний рабочий день. Ведь без приказа нельзя внести записи в трудовую книжку и личную карточку работника, производить окончательный расчет. Если увольнение – это мера дисциплинарного взыскания, то давайте сотруднику приказ на подпись в течение трех дней с момента его издания (ст. 193 ТК РФ).

Просить работника подписать приказ заранее не запрещено. Кадровик может ознакомить сотрудника с приказом до фактического прекращения трудового договора (письмо Роструда от 22 августа 2017 г. № ТЗ/4546-6-1). Но в спорных ситуациях суд может оценить это как дополнительное доказательство, что на работника оказали давление и ограничили его право отозвать заявление об увольнении.

Если в день увольнения работника нет на месте, нужна отметка на приказе. Если сотрудник не пришел в день увольнения или отказался подписывать приказ, вы оставляете строчку «с приказом ознакомлен» пустой. Но на самом документе сделайте отметку, почему нет подписи и даты ознакомления (ч. вторая ст. 84 ТК РФ). Пишите об этом в произвольной форме. Под отметкой отразите свою должность, фамилию и инициалы, поставьте дату и подпись (образец ниже).

Трудовой кодекс не говорит, составлять или нет акты об отсутствии на рабочем месте или об отказе подписать приказ об увольнении. Последний обязателен только в случае, если увольнение – это дисциплинарное взыскание (ч. шестая ст. 193 ТК РФ). В остальных случаях работодатель вправе доказывать отказ сотрудника или его отсутствие другими способами. Но акт будет более надежным доказательством в суде. Если вы составите такой документ, его реквизиты не обязательно указывать в приказе.

Графа «прекратить действие трудового договора… уволить (ненужное зачеркнуть)»

Унифицированная форма приказа содержит два глагола: прекратить действие трудового договора и уволить. Госкомстат предлагает ненужное зачеркнуть. Но фактически компания прекращает с работником трудовой договор, то есть увольняет сотрудника. Поэтому допускается оставлять оба слова.

В приказе используют термин «уволить». Слова «уволить» и «прекратить действие трудового договора» встречаются как в Трудовом кодексе, так и в других нормативных актах, например Инструкции по заполнению трудовых книжек. Толкуют их так: прекращение трудового договора является родовым понятием и включает в себя более узкие термины – расторжение договора и увольнение. Расторжение означает, что именно работодатель проявил инициативу закончить действие договора с работником. Увольнение – это последствие окончания действия трудового договора. Для кадрового учета особой разницы между этими терминами нет. Трудовой кодекс использует их часто без какой-либо привязки к процедуре. Так, например, в части шестой статьи 81 Трудового кодекса говорится о том, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя во время отпуска и болезни. Хотя инициатива компании подразумевает расторжение договора, что следует из названия этой статьи. Таким образом, данные понятия для кадрового учета равнозначны.

В приказе можно ничего не зачеркивать. Мнений на этот счет много, в том числе и то, что приписка в форме «ненужное зачеркнуть» – это ошибка разработчиков. Чаще всего ничего зачеркивать не нужно. Но есть два исключения. Первый – это когда трудовой договор не заключали, а значит, и прекращать нечего. В этом случае оставляют только слово «уволить». Но такая ситуация встречалась до 6 октября 1992 года, когда трудовые договоры не были обязательными. Второй случай – это если сотрудник умер или суд признал его умершим, пропавшим без вести (образец ниже). Тут зачеркивают слово «уволить», поскольку увольнять некого (ст. 83 ТК РФ). Во всех остальных случаях нужны обе строки.

Дата составления приказа об увольнении по форме № Т-8 и фактическая дата увольнения после слова «уволить» могут не совпадать, если приказ составили раньше. А дата и номер трудового договора нужны, чтобы юридически не возникали сомнения, какой именно договор прекратили, потому что у сотрудника может быть еще договор по совместительству.

Графы «фамилия, имя, отчество», «структурное подразделение», «должность»

Есть два варианта, как писать фамилию – в родительном или винительном падеже. Мужские фамилии одинаково склоняются в обоих случаях, а женские нет. Чаще пишут фамилию в винительном падеже. Если использовать оба варианта, это не ошибка.

Если читать приказ целиком, то фамилия сотрудника идет после заголовка «прекратить действие трудового договора <…> уволить…». Значит, фамилия должна быть согласована по смыслу с предыдущими фразами. Если мы зачеркнули «уволить», фамилия читается после «прекратить действие трудового договора». Задаем вопрос: трудового договора кого, чьего? Ответ должен быть в родительном падеже – Абрамкиной Елены Витальевны. Если ненужным кадровик посчитал фразу «прекратить действие трудового договора <…>», то задаем вопрос к «уволить» – кого, что? Пишем в винительном падеже – Абрамкину Елену Витальевну.

Инспекторы не обращают внимание, зачеркнул ли кадровик в приказах «уволить» или «прекратить». И в ситуации, когда ничего не зачеркнуто, вписывайте фамилию, как произносим распоряжение: «Уволить Абрамкину Елену Витальевну». Даже если программа отразит в этой строчке все в именительном падеже, компанию не смогут оштрафовать.

Логично, что структурное подразделение и должность тоже нужно склонять, если читать основной текст приказа как одно предложение. Но для этого потребуются лишние слова, например, «принятой в администрацию, на должность методиста по обучению». Связующие слова будут затруднять прочтение документа. Не склоняют подразделение и должность еще и в связи с тем, что приказ оформляют в специальных программах, в которые занесли информацию в именительном падеже. И технически программа указывает слова так, как их сохранили. Поэтому указывайте эти данные в именительном падеже. Нарушением это не будет.

Графы «основание увольнения» и «документ-основание»

Если ошибиться в формулировке увольнения в приказе или сослаться не на тот документ, увольнение признают незаконным. Поэтому на эти графы обратите особое внимание.  

Основание увольнения должно быть точно как в кодексе и со ссылкой на статью. Госкомстат подробно не раскрывает, что отражать в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора». Но указывает, что запись нужно сделать в точном соответствии с формулировкой законодательства и со ссылкой на статью. Поэтому сначала в приказ перепишите формулировку из статьи Трудового кодекса. Основание прекращения трудового договора может быть как в именительном падеже, так и с предлогами «за» или «в связи с». Далее через запятую сделайте ссылку на статью, часть статьи, пункт и подпункт. Название Трудового кодекса или федерального закона пишите полностью. Не сокращайте до «РФ», на основании приказа вы будете вносить запись в трудовую книжку. В ней сокращать ничего нельзя.

Если в строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» написать только статью или сократить основание и не переписать как в Трудовом кодексе, то компания нарушит часть пятую статьи 84.1 Трудового кодекса. Например, если в приказе будет только «однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, ст. 81 Трудового кодекса», то нельзя определить, за что именно уволили сотрудника. Инспекторы ГИТ могут отразить это как отдельное нарушение. А в судебном споре есть риск, что судья истолкует это как ненадлежащее основание увольнения и восстановит работника. Поэтому если вы формируете приказ в программе, то проверьте, как в ней завели все основания увольнения. Из-за неточных программ в приказе об увольнении основание значилось как «ст. 80 ТК РФ» или вовсе «по желанию работника». Когда выявите ошибку в формулировке из программы, сделайте заявку на ее настройку. 

Документов-оснований для увольнения может быть несколько. В строке «Основание (документ, номер и дата)» Госкомстат рекомендует указать ссылку на документ, на основании которого прекращают трудовой договор. Но кроме названия документа должны быть его дата и номер. Если справка или заявление без номера, не пишите словами «без номера» или «№ б/н». Документов может быть несколько, в зависимости от того, в связи с чем прекращают трудовые отношения с сотрудником (таблица ниже). Например, если увольняют сотрудника за виновные действия, максимально полно отразите, что именно нарушил работник и чем это подтверждается – докладную записку, акт, объяснительную или акт об отсутствии объяснений. Если увольняете за неоднократное нарушение, приведите реквизиты приказов о предыдущих проступках. При увольнении по соглашению сторон основанием будет соглашение, при увольнении за несоответствие занимаемой должности – протокол аттестационной комиссии.

Какие документы-основания указывать в приказе об увольнении