Какая нагрузка должна быть у кадровика и когда требовать доплаты
На одного специалиста по кадрам в среднем приходится 230 сотрудников. Так показал наш опрос. На эту цифру влияют дополнительные обязанности и текучесть персонала. Статья поможет вам спланировать нагрузку и потребовать прибавку к зарплате либо людей в штат.
Выберите способ и рассчитайте нагрузку
Определить количество кадровиков в организации можно двумя способами: из среднего норматива или своих трудозатрат. Первый способ подходит, если вы хотите узнать нормативы для организации вашей сферы деятельности без привязки к ситуации в компании.
Второй способ основан на ваших трудозатратах и не зависит от численности персонала в организации. Он подходит для тех, кто точно может определить свой объем работы за год по основным кадровым процедурам. Способ трудоемкий, но зато отражает ситуацию в компании.
Расчет нагрузки из среднего норматива и численности персонала. Воспользуйтесь расчетчиком, который мы разработали на основе данных нашего опроса. В него заложен средний норматив на одного кадровика с учетом дополнительной работы – 230 человек1 и коэффициент текучести по сферам2. Укажите фактическую численность персонала и выберите сферу деятельности компании, нажмите кнопку «Рассчитать». Вы получите рекомендуемое количество специалистов по кадрам исходя из численности компании. Главное в статье Скрыть
Расчетчик численности кадровиков в компании
Расчетчик численности кадровиков в компанииВведите свои данные и узнайте, сколько рекомендовано специалистов
Пример
Кадровик трудится в компании розничной сферы. На нее приходится 300 человек. Она указала эти данные в расчетчике. Получилось, что она перерабатывает, так как в ее компании должны быть два кадровика. 300 : 230 × 1,65 = 2,15, где:
300 – фактическая численность сотрудников;
230 – средний норматив на кадровика;
1,65 – коэффициент текучести в розничной сфере.
Кадровик из компании с такой же численностью, но из сферы фармацевтики ввела данные в расчетчик. У нее получилась нормальная нагрузка, потому что в сфере фармацевтики текучесть персонала ниже, чем в рознице. Поэтому для компании с численностью 300 сотрудников достаточно одного кадрового специалиста. 300 : 230 × 1,02 = 1,33.
Расчет нагрузки из трудозатрат. Посмотрите, сколько времени у вас уходит на одну кадровую процедуру на человека. Не используйте нормативы для кадровых процедур, разработанные в 1991 году (постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78). Они не учитывают автоматизацию, и некоторые из них завышены. Единственное, что можно из них взять, это нормативы для заполнения трудовой книжки.
С помощью опроса мы выяснили, сколько времени тратят кадровики на основные процедуры (таблица ниже). Эксперты подтвердили, что это тот ориентир, который можно принимать как стандарт отрасли. Главное в статье Скрыть
Если вы начальник отдела кадров, то можете закрепить средние значения на выполнение кадровых процедур в инструкции по кадровому делопроизводству. Это поможет определять нагрузку на подразделение. Специалисту отдела или единственному кадровику в компании таблица послужит шпаргалкой, чтобы определить среднее время на одну кадровую процедуру для расчета трудозатрат. Также по ней вы сможете оценить свою скорость работы.
Среднее время на выполнение кадровых процедур с минимумом ошибок*
| № п/п | Процедура / на одного человека | Время (мин) | Чел/час |
|---|---|---|---|
| 1 | Внесение записи в трудовую книжку | 4,2 | 0,07 |
| 2 | Выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша в нее | 6,6 | 0,11 |
| 3 | Выписка дубликата трудовой книжки | 16,2 | 0,27 |
| 4 | Оформление приема | 30 | 0,50 |
| 5 | Оформление увольнения | 20 | 0,33 |
| 6 | Оформление отпуска | 5 | 0,08 |
| 7 | Оформление перевода | 15 | 0,25 |
| 8 | Составление трудового договора | 15 | 0,25 |
| 9 | Заполнение табеля | 5 | 0,08 |
| 10 | Заполнение больничного | 7 | 0,12 |
| 11 | Составление и корректировка графика отпусков | 6 | 0,1 |
| 12 | Внесение изменений в трудовую книжку | 6 | 0,10 |
| * Данные получены на основе опроса, который проводил журнал «Кадровое дело» в июле 2017 года. | |||
Посмотрите, в каком объеме за месяц вы выполняли каждую кадровую процедуру, и умножьте его на затраченное время. Не забудьте перевести минуты в человеко-часы. Для этого минуты разделите на 60. Сумму трудозатрат умножьте на 12, чтобы узнать объем работы за год. Полученную цифру поделите на 1973 – полезный фонд рабочего времени в 2017 году при 40-часовой неделе (по формуле).
Вы можете сразу посчитать объем каждой процедуры за год, если у вас есть такие данные. Тогда при расчете сумму трудозатрат не умножайте на 12, а сразу разделите на 1973.
Пример
Кадровик определила, что в месяц ее трудозатраты составляют 21 030 минут. Она перевела это в человеко-часы: 21 030 : 60 = 350,5.
Чтобы посчитать, сколько нужно кадровиков с такой нагрузкой, она воспользовалась формулой: 350,5 × 12 : 1973 = 2,13.
Получилось, что с такой нагрузкой, как у нее, нужны два кадровых специалиста в компании.
Количество кадровиков зависит от численности и текучести кадров
С учетом автоматизации в большинстве компаний до 300 человек нанимают одного кадровика. Так ответили 67 процентов опрошенных. Причем он занимается не только делопроизводством, но и смежными задачами (диаграмма ниже). И только 18 процентов кадровиков ничего, кроме оформления документов, не делают.
Для небольших компаний одного кадровика с дополнительными обязанностями, действительно, достаточно. Но не всегда численность отдела кадров зависит от количества сотрудников в компании. Важный фактор – текучесть персонала. Она влияет на конечный результат. Например, в бюджетном учреждении с текучестью кадров 5 процентов кадровик будет справляться с обязанностями. А в розничной компании он будет перерабатывать.
Главное в статье СкрытьЕсли у вас повышенная нагрузка, попросите директора ее уменьшить или поднять зарплату
Получать удовлетворение от работы и все успевать можно двумя способами: взять в штат нового сотрудника либо добиваться повышения зарплаты.
Вы решили попросить доплату. Если вы хотите повышения зарплаты, то сначала узнайте среднюю зарплату в вашем регионе. Это можно сделать с помощью нашего расчетчика. Вам нужно указать должность, отрасль и город.
Расчетчик средней зарплаты по регионам
Введите свои данные и узнайте среднюю зарплату
Руководитель не будет платить зарплату выше, чем в регионе, и не повысит ее больше чем на 15–20 процентов. Учитывайте этот момент. Но есть небольшая хитрость, как увеличить сумму больше чем на 20 процентов.
Посмотрите по средней зарплате, сколько потратит компания, если возьмет человека на полную ставку. Предложите начальнику экономный вариант – свою кандидатуру на полставки. Например, ваша компания находится в Новосибирске. Средняя зарплата кадровика – 28 000 рублей. Скажите руководителю, что готовы работать еще и на полставке за 14 000 рублей. Если он согласится, то вы получите прибавку больше чем 20 процентов. Используйте этот прием, только если уверены, что справитесь с увеличенной нагрузкой.
Руководитель может спросить, почему вы раньше работали за эту зарплату, а сейчас вдруг решили попросить прибавку. Объясните, что раньше было меньше работы. Например, в компании начались сокращения или открылся новый проект, на который нужно срочно найти узких специалистов, и т. д.
Многие руководители считают кадровую службу отделом, который не приносит дохода. Поэтому и зарплаты в отделе бывают меньше, чем в других. Подготовьте аргументы в защиту кадровой работы. Важно показать, что она важна и что от правильной работы с документами зависит многое.
Пример
Руководитель не понимает, почему он должен повышать вам оклад, если, например, у бухгалтерии более ответственная работа. Они зарплату считают, отчеты в налоговую составляют и т. д. Вы можете ответить так. Многое в работе бухгалтерии, в том числе правильность расчета зарплаты, зависит от кадров: как табель подадут, больничный заполнят, приказ составят. Кроме этого, большую часть бухгалтерских документов хранят не более пяти лет. А кадровые документы – 75 (50) лет, и от того, насколько грамотно кадровик ведет документацию, зависит спокойствие руководителя компании.
Вы хотите, чтобы вам снизили нагрузку. Составьте перечень работ, которые вы выполняете. Сравните его с должностной инструкцией. Покажите данные, полученные с помощью расчетчика. Объясните, что физически не справляетесь, а это чревато ошибками в документах, которые приведут к штрафам и судебным спорам. Затем предложите руководителю решение проблемы.
Попросите добавить в штат человека. Если начальник не соглашается на полную ставку, предложите взять сотрудника на полставки. Можно не брать человека в штат, а заключить договор на оказание услуг. Например, когда нужно массово найти сотрудников, можно привлечь к работе рекрутера-фрилансера. Подумайте, что еще отдать фрилансерам. Может быть, ваши знакомые согласятся вам помочь и подработать.
Часть задач передайте в бухгалтерию. Возможно, кто-то из коллег захочет совмещать с основной работой кадровые задачи смежные с бухгалтерией, например, расчет премий, оформление командировок, отчет в Пенсионный фонд, отчет СЗВ-М.
Подумайте, какие операции автоматизировать, чтобы освободить время для важных задач. Например, можно сократить время на сбор информации по отпускам, если каждый сотрудник сам поставит себе даты отпуска в личном кабинете на корпоративном портале, а они автоматически подтянутся в общий график.
Если начальник отказался повышать вам зарплату или снижать нагрузку, то спросите, при каких условиях это будет возможно и когда. Поблагодарите за то, что руководитель уделил вам время и выслушал просьбу.
Важные выводы
1. В большинстве компаний до 300 человек трудится один кадровик. И почти все выполняют, помимо кадрового делопроизводства, дополнительную работу.
2. Рассчитать количество кадровиков в компании можно с помощью расчетчика, который мы разработали на основе опроса, либо определить нагрузку самостоятельно, посчитав свои трудозатраты за год.
3. Если вы просите повышения зарплаты, то сначала посмотрите среднюю зарплату в вашем регионе и подготовьте аргументы на возражения начальника.
2 Коэффициент текучести выведен на основе данных исследования рекрутингового агентства Antal Russia, проведенного в марте 2017 года.
за правильный ответ
