Как подготовиться к внеплановой проверке ГИТ

1. Составьте план подготовки, распределите работу

О внеплановой проверке контролеры уведомляют не раньше чем за 24 часа (ч. 16 ст. 10 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Провести полноценный кадровый аудит вы не успеете, но закрыть явные недочеты можно. Распределите работу между сотрудниками отдела и в первую очередь проверьте документы по предмету проверки

2. Привлеките другие подразделения организации

Воспользуйтесь помощью других отделов. Попросите их руководителей помочь в подготовке документов. Специалисты помогут проверить актуальность редакции каждого документа, удостовериться, что нет противоречий с действующими нормами

Документы, которые помогут подготовить к проверке другие подразделения

Документы	Подразделение, ответственное за подготовку к проверке
Учредительные документы, доверенности, приказы, которые подтверждают полномочия должностных лиц	Руководитель или юридическая служба организации
Форма расчетного листка	Бухгалтерия
Ведомости, записки-расчеты и иные документы по начислению и выплате заработной платы
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них
Документы по специальной оценке условий труда	Служба охраны труда¹
Программы и журналы регистрации инструктажей
Инструкции по охране труда
Журналы учета инструкций по охране труда
Документация по расследованию несчастных случаев на производстве и др.

3. Установите комплектность документов, запрошенных ГИТ

Сверьте перечень документов, указанный в приказе о проверке, с теми, которые есть в организации. Определите, какие документы можно не предоставлять (распоряжение Правительства РФ от 19 апреля 2016 г. № 724-р). Удостоверьтесь, что контролеры смогут получить все запрошенные документы, в том числе и приложения

4. Проверьте визы утверждения

Если оформление документа требует визы руководителя организации или ответственного лица, убедитесь в ее наличии. При необходимости обратитесь за ней. За нарушение законодательства о труде, в том числе за неправильное ведение обязательной кадровой документации, предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ)

5. Ознакомьте работников с документами

Для документов, которые не содержат отметки, что работники с ними ознакомлены, нужно получить их подписи. Чтобы сэкономить время, соберите тех сотрудников, которые на местах, или ознакомьте по подразделениям. Не страшно, если подписи будут идти вразнобой. Подписи работников требуются в:
– локальных нормативных актах;
– трудовых договорах;
– приказах по основной деятельности и личному составу;
– графике отпусков;
– графике смен;
– личных карточках;
– журналах учета и др.

6. Исправьте недочеты в кадровых документах

Сделайте недостающие записи в трудовых книжках, личных карточках и журналах учета. В табеле учета рабочего времени замените буквенный код «НН» (неявки по невыясненным причинам), если работники обосновали причину отсутствия

7. Оформите недостающие документы

В ходе подготовки к проверке вы можете выяснить, что ряд документов не оформили в срок. Поэтому, если позволит время, заключите договоры и дополнительные соглашения к ним; издайте приказы; заведите трудовые книжки, вкладыши в них, журналы учета

¹ Если численность работников превышает 50 человек, работодатель должен создать службу охраны труда или ввести должность специалиста по охране труда (ч. первая ст. 217 ТК РФ).