Проверяем эффективность должностных инструкций

Редкая проверка организации обходится без вопроса: «А где ваши должностные инструкции?». Возможно, именно поэтому большинство руководителей уверены в том, что должностные инструкции обязательны, но при этом смутно представляют их истинное назначение. Вот зачем так важно выяснить, что делает должностные инструкции по-настоящему эффективными и почему к их составлению нельзя подходить формально.

Принципы составления должностной инструкции

В должностной инструкции прописываются трудовая функция работника, перечень его обязанностей, пределы ответственности, совокупность знаний и профессионального опыта, которыми он должен обладать, и др. (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6). Порядок составления должностной инструкции не урегулирован нормативными правовыми актами. Это значит, что работодатель вправе сам определить соответствующий порядок и закрепить его в локальном акте, например, в Положении о должностных инструкциях или в Инструкции по кадровому делопроизводству.

В идеале, прежде чем разработать должностные инструкции, желательно создать положения о структурных подразделениях (ст. 8 ТК РФ). Другими словами, все функции, необходимые для успешной деятельности организации, нужно прописать и закрепить за соответствующими отделами, и только затем между работниками (абз. 5 письма Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

 
скачать образец

Распространено мнение, что должностные инструкции должны создавать исключительно кадровики. Однако к этой работе следует привлекать и руководителей подразделений. Они знают, какие задачи стоят перед их подчиненными, какие операции фактически выполняет каждый из них (суть, срок, периодичность), какой квалификацией должны обладать сотрудники.

Задача кадровика состоит в том, чтобы разработать форму должностной инструкции, помочь руководителям подразделений грамотно сформулировать обязанности специалистов и квалификационные требования к ним. А также проконтролировать грамотность документа, в том числе юридическую (если в организации нет юриста) (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ).

Специалисты рекомендуют разрабатывать должностные инструкции по каждой штатной должности (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Работа над созданием должностных инструкций начинается с издания соответствующего приказа (образец ниже).

скачать образец

На что обратить внимание в действующей инструкции

Мало распределить трудовые функции между работниками с помощью должностных инструкций. Нужно добиться, чтобы эти документы стали действительно полезными инструментами. Рассмотрим, как это сделать.

Соответствие фактически выполняемым функциям. Проверьте, насколько фактически выполняемые сотрудниками функции соответствуют их должностным инструкциям. Последние должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). В том числе порядок замещения других сотрудников во время их отсутствия, взаимодействия специалиста с другими отделами, его руководителем и подчиненными. Следите за соблюдением инструкций в работе. При необходимости вносите в них коррективы.

Разный функционал. Избегайте ненужного дублирования функций – это приводит к путанице в работе, ненужной конкуренции и конфликтам между сотрудниками, что в итоге снижает эффективность работы. В то же время помните о том, что должностные обязанности сотрудников, которые трудятся на одноименных должностях, должны совпадать (ст. 3, 132 ТК РФ). В противном случае их должности лучше переименовать. Следите за тем, чтобы обязанности между схожими должностями были распределены равномерно.

Простой язык изложения. Положения инструкции должны быть понятными и не допускать разночтений. Вместо иностранных терминов, с которыми сотрудник может быть не знаком, используйте их русские аналоги. Работника нужно ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора и выяснить, понятны ли ему его функции (ч. третья ст. 68 ТК РФ).

Соответствие профессиональному стандарту. До появления профстандартов организации при разработке должностных инструкций ориентировались на квалификационные справочники, многие положения которых устарели (письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1). Теперь можно учитывать требования принятых профстандартов. Отметим, что пока профстандарты не стали обязательными.

Критерии эффективности. Есть несколько вариантов того, как подвигнуть сотрудников к исполнению обязанностей на максимальном уровне. Многие организации оплачивают труд персонала на основании ключевых показателей эффективности (KPI), используют принципы формирования эффективного контракта и др. (ст. 9, 57 ТК РФ). При этом в трудовом договоре оговаривается, что выплата бонусной или премиальной части зарплаты зависит от выполнения работником тех или иных критериев, которые прописаны в соответствующем локальном акте. Эти критерии должны быть измеримыми и объективными. Традиционно основанием для невыплаты бонуса, премии является нарушение должностной инструкции, трудовой дисциплины и др.

Периодичность пересмотра. Как правило, должностные инструкции пересматривают каждые пять лет или при существенных изменениях в рабочем процессе. В Положении о должностных инструкциях лучше указать:
– события, которые влекут за собой пересмотр должностной инструкции. Например, дополнение обязанностей сотрудника в связи с утверждением профстандарта по должности, изменение штатного расписания, новые задачи структурного подразделения, появление иных видов работы;
– сотрудников, которые вправе выступать с предложением о корректировке должностной инструкции. Например, это могут быть руководитель подразделения, начальник отдела кадров, юрист организации.

Совет эксперта

Юлия АЛЕКСЕЕВА, начальник отдела управления кадрами и трудовыми отношениями ОАО «АК БАРС Лизинг» (г. Казань)

Должностная инструкция выручит в случае трудового спора

Грамотно составленные должностные инструкции не просто помогают работодателю выстроить отношения с работником, но и полезны при разрешении трудовых споров. С помощью этих документов можно обосновать разницу в окладах на сходных должностях, объективно оценить деятельность сотрудника в период испытания, аргументировать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности и др. Работники, оспаривающие в судебном порядке свое увольнение, часто ссылаются именно на отсутствие должностных инструкций (апелляционное определение Пермского краевого суда от 14 мая 2014 г. по делу № 33-4192).

Вносим изменения в должностную инструкцию

По мере утверждения новых профстандартов многие организации вносят уточнения в должностные инструкции работающих сотрудников. Без их согласия это можно сделать только в случае, если поправки носят уточняющий, технический характер и в целом входят в рамки выполняемой работником трудовой функции¹. Если сотрудник не согласен на изменения к должностной инструкции, а они в свою очередь затрагивают обязательные условия трудового договора, то вносить их в одностороннем порядке нельзя (абз. 3 ч. второй ст. 57, ст. 60, 72 ТК РФ).