Урок № 14. Работник принес больничный: действия кадровика

Листок нетрудоспособности – документ, с которым сталкивается каждый работник кадровой службы. На его основании работодатель выплачивает пособие, которое в дальнейшем может возместить за счет ФСС России. Но если кадровик примет неправильно оформленный больничный, то ФСС России может отказать в возмещении расходов на оплату пособия. О том, как проверить листок нетрудоспособности и правильно заполнить его, читайте в статье.

Принимаем больничный лист

Работодатель начисляет и выплачивает сотруднику пособие по временной нетрудоспособности на основании больничного листа (ч. первая ст. 183 ТК РФ). Для оплаты работник может предъявить больничный работодателю в течение шести месяцев с момента восстановления трудоспособности (п. 1 ст. 12 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).

Врач и работодатель заполняют листок нетрудоспособности в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, далее – Порядок выдачи листков нетрудоспособности. Руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение (бухгалтерия или кадры) заполняет листки нетрудоспособности. Эту обязанность можно закрепить в приказе и включить ее в должностные инструкции или трудовые договоры тех сотрудников, которые будут заполнять больничные листки.

Проверяем графы листка нетрудоспособности, заполненные врачом

Получив от сотрудника листок нетрудоспособности, проверьте, правильно ли его заполнили в медучреждении. Все записи вносят в специально отведенные ячейки, начиная с первой. В правом верхнем и правом нижнем углах лицевой стороны документа должны стоять печати выдавшего его лечебного учреждения.

Если врач допустил ошибку, заполняя листок нетрудоспособности, он считается испорченным. Не принимайте больничный, если личные данные работника указаны с ошибками: перепутаны буквы фамилии, написаны инициалы вместо имени и отчества. То же касается и неправильного наименования организации. Взамен испорченного больничного медицинское учреждение обязано выдать дубликат листка нетрудоспособности (п. 56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Не нужно переоформлять больничный при технических недочетах заполнения, если все записи в нем можно прочесть. К таким недостаткам оформления относят:

– заполнение полей бланка прописными буквами;
– применение кавычек, точек, запятых, тире;
– попадание букв на границы ячеек;
– попадание печатей на информационное поле;
– наличие пробелов между инициалами врача.

Считаем страховой стаж работника

Для верного расчета пособия по временной нетрудоспособности определите страховой стаж работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ). От него зависит размер пособия (таблица ниже).

Размер пособия по временной нетрудоспособности в зависимости от стажа и причины нетрудоспособности¹

Страховой стаж включает все время трудовой и иной деятельности, в течение которой работник подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности. В него также засчитываются периоды военной службы, службы в органах внутренних дел, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы и др. (ч. 1.1 ст. 16 Закона № 255-ФЗ).

Трудовая книжка – основной документ, который подтверждает страховой стаж. Если в ней отсутствуют записи или внесены неточные сведения, период работы могут подтвердить трудовые договоры, справки организаций-работодателей, выписки из приказов и др.

Страховой стаж указывайте на момент наступления страхового случая (письмо ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Считайте его в полных годах и месяцах. Для этого каждые 30 дней переводите в месяцы, а каждые 12 месяцев – в годы.

Правильно заполняем листок нетрудоспособности

Внесите сведения в раздел «Заполняется работодателем». Заполните больничный лист на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета. Если текст в больничном напечатан, кадровик может заполнить свою часть сведений от руки. Порядок выдачи больничных допускает его комбинированное заполнение (письмо ФСС России от 23 октября 2014 г. № 17-03-09/06-3841П).

В первой строке укажите наименование организации (1). Галочкой отметьте место работы – основное (2) или по совместительству (3). Из уведомления страхователя, выданного отделением ФСС России, впишите регистрационный номер (4) и код подчиненности (5). Внесите ИНН работника (6), если он у него есть, и СНИЛС (7).

Строку «Условия исчисления» (8) заполните, если застрахованный работает менее шести месяцев, имеет инвалидность, заболел в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору и в других случаях. Двузначные коды (43–51) указаны на оборотной стороне больничного листа. Графу «Акт формы Н-1» (9) заполняют, если временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случае на производстве. Укажите число, месяц и год составления акта.

Строку «Дата начала работы» (10) заполните, если трудовой договор был аннулирован. Впишите дату, когда работник должен был приступить к работе. В графе «Страховой стаж» укажите, сколько лет и месяцев отработал сотрудник (11). Если страховой стаж сотрудника менее шести месяцев, больничное пособие рассчитают исходя из МРОТ за полный календарный месяц. В графе «в т. ч. нестраховые периоды» (12) проставьте количество полных лет и месяцев, в течение которых сотрудник проходил военную или другую службу.

В строке «Причитается пособие за период» (13) укажите даты периода, за который выплачивается пособие. Спишите их из таблицы «Освобождение от работы», заполненной врачом (п. 66 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Передаем в бухгалтерию больничный лист для расчета пособия

По общему правилу, сотрудник бухгалтерии рассчитывает пособие на отдельном листе и прикладывает его к больничному (п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Бухгалтерия рассчитывает средний заработок для исчисления пособия (14), средний дневной заработок (15), сумму пособия за счет средств работодателя (16) и за счет средств ФСС РФ (17), общую сумму выплаты (18). Все суммы в больничном листке указывают с учетом НДФЛ. Проверить, правильно ли рассчитан листок нетрудоспособности, можно на сайте ФСС России portal.fss.ru/fss/sicklist/guest.

Листок нетрудоспособности подписывают руководитель организации (19) и главный бухгалтер (20). Фамилию и инициалы указывают с пробелом в одну ячейку между ними. Если другие лица на основании доверенности имеют право подписывать листок нетрудоспособности, в бланк нужно вписать их фамилии и инициалы (письмо ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956).

Исправляем табель учета рабочего времени после заполнения больничного

После заполнения больничного внесите необходимые исправления в табель учета рабочего времени. Как правило, пока сотрудник не принес больничный, в табеле ставят код «НН» (неявка по невыясненной причине). Буквенный код «НН» нужно заменить на код «Б» (дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности). Для этого в табеле аккуратно зачеркните неверные данные. Над зачеркнутым текстом внесите правильные сведения. Укажите дату исправления, фамилии и инициалы лиц, составивших документ. Они должны поставить свои подписи, удостоверив таким образом внесенные изменения.

Закрепляем на практике

Скачайте бланк табеля учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-12. Заполните бланк, используя следующие условия.

Сотрудник ПАО «Феникс» Кротов С. С., слесарь, табельный номер 137, представил листок нетрудоспособности за период с 5 апреля 2016 г. по 11 апреля 2016 г. в связи с заболеванием. Остальные рабочие дни без отклонений. Работает по графику пятидневной рабочей недели 8 часов в день, с двумя выходными (СБ, ВС).