Новый больничный: расставляем точки над i
Как вы знаете, с 1 июля 2011 года вступил в силу приказ Минздравсоцразвития России1, утвердивший новую форму больничного листа. И с каждым днем вопросов, как же правильно оформить листок нетрудоспособности, становится все больше и больше. Работодатели обращаются за разъяснениями в ФСС, приходят с бланками больничных в медучреждения, даже к нам в редакцию за последнее время поступило рекордное количество обращений от читателей2. Новый больничный поставил в тупик подавляющее число работодателей. Давайте рассмотрим особенности нового бланка листка нетрудоспособности, а также основные сложности, с которыми можно столкнуться при его заполнении.
Статьи в тему:
«Исправляем ошибки в больничном листе: как оформить и кто несет за это ответственность» (№ 9, 2011)
«Все о больничных: порядок оплаты, определение стажа» (№ 1, 2011)
Подводные камни нового больничного
Заполнение нового бланка листка нетрудоспособности может вызвать существенные затруднения. Как правильно оформить запись? Нужно ли и, главное, можно ли исправить ту или иную ошибку? Давайте рассмотрим наиболее распространенные вопросы, возникающие при заполнении больничного листа.
Можно ли в наименовании организации ставить кавычки, точки, запятые или тире? Путаница в этом вопросе связана с тем, что первоначально в своем письме3 ФСС уточнило, что кавычки, точки, запятые и тире в наименовании организаций ставить нельзя. Месяцем позже фонд сообщил4, что указанное письмо не применяется. Кавычки, точки, запятые и тире в названии компаний не могут послужить основанием, в соответствии с которым можно отказать сотруднику в пособии. Следовательно, это не ошибка и переоформлять листок нетрудоспособности в этом случае не требуется (образец 1 ниже).
В разделе «Судебный навигатор»
вы найдете решение суда, которым установлено, что нельзя уволить сотрудника, если он пропустил рабочий день из-за посещения врача
Что делать, если не хватает ячеек, чтобы написать наименование организации? Если полное название компании не помещается в отведенные 29 ячеек, можно сократить его в соответствии с учредительными документами. Но как быть, если в уставе нет краткого названия организации? В этом случае можно произвольно сократить его в пределах имеющихся ячеек (образец 2 ниже)5. При этом ФСС может идентифицировать компанию по ее регистрационному номеру (указывается в соответствующих ячейках раздела «Заполняется работодателем»). Отсюда вытекает следующая сложность.
Что такое регистрационный номер работодателя? Старый бланк листка нетрудоспособности не содержал в себе таких сведений, поэтому теперь многие организации задались вопросом, откуда взять этот самый регистрационный номер. Посмотреть его можно в извещении (уведомлении)6, которое выдает работодателю при его регистрации территориальный орган ФСС (абз. 5 п. 66 Порядка) (образец 2).
Сравниваем старый и новый больничный лист
Признак | Старый больничный | Новый больничный |
|---|---|---|
Форма бланка | ||
Цвет | Зеленый | Голубой |
Формат бланка | Менее А5 | А4 |
Наличие водных знаков | Нет | Есть. На просвет виден логотип ФСС |
Заполнение | С обеих сторон: лицевой и оборотной | Только с лицевой стороны |
Подписи со стороны работодателя | Специалист кадровой службы и сотрудник бухгалтерии | Руководитель организации и главный бухгалтер |
Наличие полей для исправления ошибок | Есть | Нет. Работодатель заверяет исправленные записи на оборотной стороне |
Особенности заполнения бланка | ||
Оформление записей | Заполняется, как правило, прописными буквами чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета либо с помощью печатающих устройств | Заполняется печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с помощью печатающих устройств. Можно использовать гелевую, капиллярную или перьевую ручки. Использовать шариковую ручку нельзя |
Внесение записей | Нет специальных ячеек. Запись вносится строкой | Есть специальные ячейки, в которые вносится запись |
Причина заболевания | Указывается словом в соответствующей строке | Указывается в ячейках соответствующим кодом (коды и их значения приведены на оборотной стороне листка) |
Количество исправлений | Не более двух | Со стороны медучреждений исправления не допускаются. Количество исправлений со стороны работодателя неограниченно |
Дубликат | Может быть оформлен как при утере больничного листа, так и при его порче | Может быть оформлен, только если больничный лист утерян |
Реквизиты бланка | ||
Наличие серии и номера | Есть и то, и другое | Есть только номер (указан в правом верхнем углу под штрихкодом) |
Первичный бланк | Подчеркивается нужное слово — «первичный» или «продолжение листка №» | В соответствующей строке, если листок первичный, ставится отметка «V» |
Отметка «дубликат» | Запись «дубликат» в верхнем правом углу | Отметка «V» в строке «дубликат» |
Данные медицинской организации | ||
Реквизиты медучреждения | Строка «Код медицинской организации» | Строка «ОГРН» |
Положение печатей | Нет ограничений, касающихся положения печатей на бланке. Требования предъявляются только к той печати медучреждения, которая ставится в строке «Разрешена выдача (продление) листка нетрудоспособности гражданам, находящимся вне постоянного места жительства». Такая печать должна быть круглой | Печати могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки |
Данные работодателя | ||
Наличие строк «Регистрационный номер» и «Код подчиненности» | Нет | Есть |
Данные сотрудника | ||
Возраст сотрудника | Указывается в годах | Указывается дата рождения сотрудника |
Пол сотрудника | Сведения о поле сотрудника подчеркиваются | В нужной ячейке, содержащей сведения о поле сотрудника, ставится отметка «V» |
Отметка о том, что сотрудник состоит на учете в государственных учреждениях службы занятости | Нет | Есть |
Работа по основному месту или по совместительству | Сведения о работе по основному месту или по совместительству подчеркиваются | В ячейке «основное» или «по совместительству» ставится отметка «V» |
ИНН нетрудоспособного | Нет | Есть (заполняется, если у сотрудника есть ИНН) |
СНИЛС сотрудника | Нет | Есть (заполняется на основании страхового свидетельства ПФР) |
Должность, подразделение и табельный номер сотрудника | Указываются | Не указываются |
Страховой стаж | Указывается в годах, месяцах и днях | Указывается в количестве лет и месяцев |
Нестраховые периоды | Не указываются | Указываются |
Какие периоды не являются страховыми? Определяя страховой стаж сотрудника, в новый бланк больничного теперь нужно вносить и нестраховые периоды. Определить их поможет Закон от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 (таблица ниже).
Нестраховые периоды
Вид службы | Место службы |
|---|---|
Военная служба в качестве офицеров, прапорщиков и мичманов или военная служба по контракту в качестве солдат, матросов, сержантов и старшин | Вооруженные Силы РФ и Объединенные Вооруженные Силы Содружества Независимых Государств, Федеральная пограничная служба и органы пограничной службы РФ, внутренние и железнодорожные войска, федеральные органы правительственной связи и информации, войска гражданской обороны, органы федеральной службы безопасности (контрразведки) и пограничные войска, органы внешней разведки, другие воинские формирования РФ Вооруженные силы (армии, войска), служба в органах безопасности и иных ОВД, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы других государств — участников Содружества Независимых Государств и государств, не являющихся участниками Содружества Независимых Государств, с которыми Российской Федерацией либо бывшим Союзом ССР заключены договоры (соглашения) о социальном обеспечении Вооруженные Силы, Федеральная пограничная служба и органы пограничной службы РФ, внутренние и железнодорожные войска, федеральные органы правительственной связи и информации, войска гражданской обороны, органы федеральной службы безопасности (контрразведки) и пограничные войска, органы внешней разведки, другие воинские формирования РФ и бывшего Союза ССР, учреждения и органы уголовно-исполнительной системы, Объединенные Вооруженные Силы Содружества Независимых Государств |
Военная служба в качестве лиц офицерского состава, прапорщиков, мичманов | Вооруженные Силы, войска и органы Комитета государственной безопасности, внутренние и железнодорожные войска, другие воинские формирования бывшего Союза ССР |
Служба в качестве лиц рядового и начальствующего состава | ОВД РФ и бывшего Союза ССР, государственная противопожарная служба, органы по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждения и органы уголовно-исполнительной системы |
Служба в качестве лиц рядового и начальствующего состава, которые проживают в государствах — бывших республиках СССР, не являющихся участниками Содружества Независимых Государств | ОВД РФ и бывшего Союза ССР, органы по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, государственная противопожарная служба, учреждения и органы уголовно-исполнительной системы, если законодательством указанных государств не предусмотрено осуществление их пенсионного обеспечения на основаниях, установленных для лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел |
Что делать, если руководитель компании не может подписать листок нетрудоспособности? В новом больничном теперь есть строки «фамилия и инициалы руководителя» и «подпись», заполнить которые должен именно руководитель организации. Новый Порядок не разъясняет, вправе ли другой сотрудник подписать больничный. Однако генеральный директор может передать свое право подписи другому лицу (ст. 20 ТК РФ). Для этого нужно издать соответствующий приказ и выдать сотруднику доверенность. Разобраться в этом вопросе вам поможет территориальный орган ФСС.
Не забывайте, что ФСС имеет право не принимать к зачету выплаты, которые сделаны работодателем на основании неправильно оформленных больничных (п. 4 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 225-ФЗ). Именно поэтому так важно правильно заполнить бланк листка нетрудоспособности или вовремя выявить допущенную ошибку.
Исправляем ошибку
| Ошибка | Как правильно |
| Генеральный директор по привычке подписал больничный лист синей шариковой ручкой. | Записи в листке нетрудоспособности выполняются гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета либо с применением печатающих устройств. Использовать шариковую ручку нельзя (п. 56 Порядка). |
Что будет, если...
Если вы обнаружили, что руководитель поставил свою подпись синей шариковой ручкой, не спешите зачеркивать запись и уж тем более хвататься за корректор. Несмотря на то что пункт 65 Порядка требует исправить такую ошибку, сделать это можно, и не прибегая к столь кардинальным средствам. В этой ситуации достаточно аккуратно обвести такую запись ручкой с чернилами черного цвета. Только если сделать это незаметно нельзя, оформите исправление в установленном порядке (зачеркните ошибочную запись, внесите верную на оборотную сторону больничного и подтвердите ее записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя).
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
— Новый листок нетрудоспособности следует заполнять печатными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Можно использовать гелевую, капиллярную или перьевую ручки. Использовать шариковую ручку не допускается. При этом все записи необходимо вносить в специально отведенные ячейки. Ранее такие требования к больничному листу не предъявлялись.
— Новый бланк листка нетрудоспособности состоит из трех разделов. Первый и третий, отрывной, заполняет врач, второй — работодатель. Работник расписывается в отрывной части бланка, подтверждая тем самым получение листка на руки.
— Фамилии и инициалы ответственных лиц следует указывать с пробелом в одну ячейку. Никаких точек после инициалов быть не должно. При этом в названиях организаций могут стоять кавычки, точки, тире или запятые. Приступая к заполнению этих реквизитов, помните, что количество ячеек ограниченно, поэтому в конце заполняемой строки запись следует прекратить, даже если она вошла не полностью.
— Название организации можно сократить в пределах имеющихся ячеек. Краткое наименование компании может быть прописано в уставе или произвольно сформировано работодателем. Его обязательно следует довести до сведения всех работников (например, можно раздать им специальные карточки, памятки или визитки).
— Получив от работника больничный лист, проверьте ту часть бланка, которая заполняется врачом. Если вы обнаружите ошибки, больничный лист надо вернуть работнику для замены на новый. В листке нетрудоспособности, выданном взамен испорченного, не должна стоять отметка в графе «дубликат», поскольку дубликат выдается, только если больничный утерян.
Документы в тему
| Документ | Поможет вам |
|---|---|
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» | Правильно заполнить новый больничный |
Приказ Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее — Порядок) | Уточнить особенности выдачи и заполнения нового бланка больничного листа |
Письмо ФСС от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545 (далее — Письмо ФСС от 5 августа 2011 г.) | Разобраться в том, как правильно оформить записи на новом бланке больничного |
Приказ Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. № 172 «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» | Вспомнить старую форму листка нетрудоспособности |
Приказ Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. № 514 «О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности» | Разобраться в порядке выдачи старого листка нетрудоспособности |
Постановление ФСС от 23 марта 2004 г. № 27 «Об организации работы исполнительных органов Фонда социального страхования Российской Федерации по регистрации страхователей» | Уточнить форму извещения о регистрации в качестве страхователя |
Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» | Уточнить, в каком случае ФСС имеет право не принимать к зачету расходы работодателя на выплату пособий о временной нетрудоспособности |
Федеральный закон от 12 февраля 1993 г. № 4468-1 «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей» | Правильно указать нестраховые периоды |
Материал подготовила Екатерина ШУВАЕВА, ведущий специалист консультационно-правового департамента ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс» (Москва)
2 В частности, из-за путаницы, связанной с письмами ФСС от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481 и от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545 (более подробно об этом мы расскажем в этой статье).
3 Письмо ФСС от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481.
4 Письмо ФСС от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545.
5 Письмо ФСС от 5 августа 2011 г.
6 Приложение № 1 к Порядку организации работы исполнительных органов Фонда социального страхования Российской Федерации по регистрации юридических лиц в качестве страхователей на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц (утвержден постановлением ФСС от 23 марта 2004 г. № 27).
